Làm sao để kinh doanh khách sạn thu hút được nhiều khách đoàn?

Kinh doanh khách sạn không chỉ đơn thuần là phục vụ nhu cầu lưu trú, mà còn là nghệ thuật thu hút và giữ chân khách hàng, đặc biệt là các khách đoàn. Khách đoàn thường mang lại doanh thu lớn, ổn định và tạo hiệu ứng truyền miệng tích cực nếu trải nghiệm của họ tốt. Vậy làm sao để khách sạn của bạn trở thành lựa chọn hàng đầu của các đoàn khách?

1. Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu khách đoàn

Khách đoàn thường có yêu cầu cao về không gian và tiện ích. Hãy đảm bảo khách sạn của bạn có các yếu tố sau:

• Phòng ốc linh hoạt: Các loại phòng đôi, phòng tập thể hoặc phòng kết nối (connecting rooms) sẽ phù hợp cho các nhóm lớn.
• Phòng họp và sự kiện: Đối với khách đoàn công ty, phòng họp hiện đại và không gian tổ chức sự kiện là yếu tố không thể thiếu.
• Khu vực sinh hoạt chung: Khách đoàn thường cần không gian để giao lưu, ăn uống hoặc tổ chức các hoạt động nhóm.

Việc đầu tư cơ sở vật chất sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp, giúp khách đoàn cảm thấy thoải mái ngay từ khi bước vào khách sạn.

2. Xây dựng các gói dịch vụ ưu đãi dành riêng cho khách đoàn

Khách đoàn thường rất nhạy cảm với giá cả và ưu đãi. Vì vậy, hãy tạo ra các gói dịch vụ phù hợp:

• Ưu đãi giá phòng: Giảm giá khi đặt từ 5 phòng trở lên hoặc ưu đãi theo số lượng người trong đoàn.
• Dịch vụ trọn gói: Bao gồm lưu trú, ăn uống, phương tiện di chuyển và hoạt động giải trí. Điều này giúp khách đoàn tiết kiệm thời gian lên kế hoạch.
• Quà tặng kèm: Tặng voucher dịch vụ spa, bữa ăn miễn phí hoặc các tour du lịch địa phương.

Những chương trình ưu đãi độc quyền này không chỉ hấp dẫn mà còn giúp khách đoàn cảm thấy họ được quan tâm.

3. Cung cấp dịch vụ đặt phòng và thanh toán linh hoạt

Khách đoàn thường có yêu cầu đặt phòng phức tạp và thanh toán nhiều đợt. Vì vậy, khách sạn cần:

• Hỗ trợ đặt phòng linh hoạt: Đảm bảo khách đoàn có thể đặt trước, giữ phòng hoặc thay đổi thông tin đặt phòng một cách dễ dàng.
• Thanh toán tiện lợi: Cho phép chia nhỏ hóa đơn hoặc thanh toán qua nhiều hình thức như chuyển khoản, thẻ tín dụng, hoặc ví điện tử.
• Hợp đồng và hóa đơn minh bạch: Điều này đặc biệt quan trọng với các đoàn công ty hoặc tổ chức lớn.

Sự chuyên nghiệp trong quá trình đặt phòng và thanh toán sẽ tạo sự tin tưởng lâu dài với khách hàng.

Xem thêm: Cách tính lương cho nhân viên khách sạn dịp Tết chi tiết nhất (Cập nhật 2025)

4. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Khách đoàn thường đánh giá cao dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm. Một số cách để nâng cao chất lượng dịch vụ:

• Đội ngũ nhân viên thân thiện: Đào tạo nhân viên giao tiếp linh hoạt và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Chăm sóc đặc biệt: Sắp xếp người quản lý đoàn hỗ trợ xuyên suốt từ khi khách đến đến khi rời đi.
• Phản hồi nhanh: Thiết lập hệ thống hỗ trợ khách hàng 24/7 để giải quyết các thắc mắc ngay lập tức.

Một trải nghiệm tuyệt vời sẽ khiến khách đoàn quay lại và giới thiệu khách sạn của bạn đến những đoàn khách khác.

5. Tăng cường tiếp thị và truyền thông hướng đến khách đoàn

Để thu hút khách đoàn, bạn cần xây dựng chiến lược tiếp thị rõ ràng:

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Tạo website với hình ảnh thực tế về phòng ốc, dịch vụ, và các đánh giá tích cực từ khách hàng trước đây.
• Tập trung vào kênh online: Sử dụng Facebook và Google Ads để quảng cáo các gói dịch vụ dành cho khách đoàn.
• Hợp tác với các đơn vị tổ chức tour: Kết nối với các công ty du lịch, tổ chức sự kiện để trở thành đối tác đáng tin cậy.

Chiến lược tiếp thị đúng đối tượng sẽ giúp bạn tiếp cận lượng khách đoàn tiềm năng lớn hơn.

6. Áp dụng công nghệ để quản lý và phục vụ khách đoàn hiệu quả hơn

Việc quản lý khách đoàn phức tạp đòi hỏi khách sạn phải áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu suất:

• Phần mềm quản lý khách sạn thông minh: Tự động hóa quy trình đặt phòng, chia phòng, quản lý hóa đơn và theo dõi lịch trình của đoàn khách.
• Quản lý thông tin khách đoàn: Ghi lại thông tin chi tiết của từng đoàn để dễ dàng chăm sóc và phục vụ tốt hơn trong lần tiếp theo.
• Ứng dụng di động: Giúp khách đoàn dễ dàng kiểm tra thông tin đặt phòng, yêu cầu dịch vụ, hoặc nhận thông báo từ khách sạn.

Xem thêm: Các chỉ số KPI quan trọng cần theo dõi trong kinh doanh khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet – Giải pháp tối ưu cho khách đoàn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet là công cụ đắc lực để bạn tự động hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình phục vụ khách đoàn:

• Quản lý đặt phòng thông minh: Chỉ cần vài thao tác, bạn có thể sắp xếp và quản lý hàng chục phòng cho các đoàn khách lớn.
• Cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực: Đảm bảo không xảy ra tình trạng trùng phòng hoặc nhầm lẫn.
• Quản lý hóa đơn và thanh toán tiện lợi: Chia nhỏ hóa đơn, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán, đảm bảo minh bạch và chính xác.
• Phân tích dữ liệu khách hàng: Lưu lại thông tin và sở thích của từng đoàn khách, giúp bạn thiết kế các chương trình ưu đãi phù hợp.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của khách đoàn.

Dùng thử miễn phí

Thu hút khách đoàn không phải là bài toán khó nếu bạn biết đầu tư đúng cách từ cơ sở vật chất, dịch vụ đến chiến lược tiếp thị. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại như KiotViet sẽ là chìa khóa để bạn tối ưu hóa quy trình và tạo nên sự khác biệt trong thị trường cạnh tranh.

Hãy để KiotViet đồng hành cùng bạn trên hành trình xây dựng một khách sạn chuyên nghiệp và thành công!