Cách quản lý doanh thu, lãi lỗ của cửa hàng

Cách quản lý doanh thu, cách tính lãi lỗ trong kinh doanh là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ chủ cửa hàng nào. Thông qua các số liệu đó bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động hiện tại. Để giúp bạn nắm rõ cách tính lời lỗ, thu chi, KiotViet sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết nhất trong bài viết dưới đây

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp các chủ shop quản lý từ A-Z doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ hoàn toàn tự động. Cập nhật biến động số dư, hàng tồn kho nhanh chóng, kịp thời. 

1. Lợi nhuận, lỗ lãi, thu chi cửa cửa hàng được tính như thế nào?

Nhiều chủ cửa hàng chưa thật sự biết được chính xác lợi nhuận của mình hay cách tính lãi lỗ trong kinh doanh một cách chính xác. Điều đó là hiển nhiên bởi không phải ai cũng sát sao tất cả các hoạt động thu chi khi bán hàng, kinh doanh.

1.1 Lợi nhuận

Lợi nhuận được tính bằng công thức: DOANH THU - CHI PHÍ.

Xem thêm: Kiến thức về báo cáo kinh doanh mà bạn cần biết

Nghe chừng công thức này thật đơn giản, nhưng lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là các khoản chi. Bởi vì ngoài giá vốn sản phẩm, các cửa hàng còn phải tính đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của cửa hàng. Cụ thể trong bảng tính doanh thu, chi phí cửa hàng bạn cần có:

• - Chi phí thuê mặt bằng: Rất nhiều chủ cửa hàng có thể tận dụng nhà của mình để kinh doanh, nên thường bỏ qua loại chi phí này. Nếu giả sử bạn không kinh doanh mà cho thuê mặt bằng, thì hiển nhiên bạn lại có thể có một khoản thu từ việc này. Vậy rõ ràng, bạn cần trừ đi cả khoản tiền này, dù có thuê mặt bằng hay không.
• - Chi phí thuê nhân viên: Nếu bạn thuê nhân viên bán hàng, thì bạn cần phải trừ đi tiền lương trả cho họ hàng tháng. Nếu bạn không thuê nhân viên, bạn cũng phải tự trừ đi tiền lương bạn trả cho chính mình. Rất nhiều chủ cửa hàng kinh doanh quy mô nhỏ đã quên đi điều này dẫn đến tính sai doanh thu cửa hàng.
• - Tiền điện, nước, internet: Với mô hình kinh doanh tại gia, nhiều người đã bỏ qua khoản này và thường tính chung vào chi phí sinh hoạt trong gia đình mà không tách riêng. Bạn nên tách riêng khoản này hoặc lấy một khoảng ước lượng trước khi kinh doanh so với hiện tại để biết mức chênh lệch. 
• - Các loại thuế và chi phí khác: Trong quá trình kinh doanh sẽ phát sinh nhiều chi phí như chi phí quảng cáo, vật liệu, bao bì, khấu hao tài sản cố định, chi phí lãi vay, dịch vụ thuê ngoài như chuyển phát, thuê kho bãi, bảo quản. Ngoài ra, bạn sẽ phải nộp thêm các khoản thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng...

Sau khi trừ hết các khoản chi phí trên, bạn sẽ có được lợi nhuận cuối cùng của cửa hàng, con số này có thể âm hoặc dương. Lợi nhuận cũng chính là con số cho biết bạn đang có lỗ hay là lãi.

- Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, việc kinh doanh đang bị lỗ. Bạn nên quay lại phần thu chi đển xem xét và cắt giảm những khoản chi không cần thiết đồng thời đẩu mạnh việc bán hàng nhằm tăng doanh thu.

- Nếu lợi nhuận bằng không, bạn đang hòa vốn. Mỗi một con số đều có ý nghĩa, nếu bạn hòa vốn trong giai đoạn khai trương, việc này có thể hiểu được nhưng nếu bạn kinh doanh đã lâu thì việc này không ổn cần xem xét các khía cạnh về quản lý thu chi, lỗ lãi để đưa ra những quyết định đúng đắn.

- Nếu lợi nhuận lớn hơn 0, việc kinh doanh của bạn đang có lãi. Đây là điều tốt, hãy xem xét số liệu để tiếp tục phát triển trong thời gian sắp tới.

1.2 Cách tính thu chi bán hàng

Để tính toán được lợi nhuận một cách chính xác thì việc tính toán thu chi là quan trọng nhất. Việc tính toán này không có gì khó khăn, điểm khó khi tính toán thu chi là bạn cần phân biệt rõ các khoản này và đưa chúng vào những mục chính xác. Việc phân loại này sẽ giúp bạn quản lý lỗ lãi và doanh thu một cách chặt chẽ đồng thời có những cách điều chỉnh hợp lý để việc kinh doanh được hiệu quả nhất.

- Một số khoản chi thường xuyên của cửa hàng: chi phí bán hàng, chi phí nhân công, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí nguyên vật liệu,...

- Một số khoản thu thường xuyên: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu khác,...

BẠN CÓ BIẾT: Rất nhiều chủ cửa hàng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để bớt đi khâu tính toán doanh thu, lợi nhuận bằng sổ sách, excel. Phần mềm sẽ tự động lên báo cáo doanh thu và tồn kho hàng giờ, hàng ngày một cách chính xác cho bạn. Dùng thử miễn phí ngay tại đây:

MIỄN PHÍ dùng thử

Hướng dẫn TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG dùng thử miễn phí

Xem thêm: Quản lý doanh thu và chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

2. Theo dõi lợi nhuận kiểu truyền thống

Nếu không quá rành về quản lý tài chính, chủ cửa hàng thường trực tiếp tính toán các khoản lợi nhuận này hoặc tốn thêm tiền thuê nhân viên kế toán để theo dõi sổ sách và tính toán mới có được lợi nhuận cuối kỳ. Vì phức tạp và mất thời gian nên việc này không được thực hiện theo ngày, mà chỉ thường được thực hiện theo từng tháng một. 

Để có được lợi nhuận qua báo cáo hoạt động kinh doanh, người làm kế toán phải theo dõi giá trị hàng hóa nhập vào và giá trị hàng hóa đầu ra của sản phẩm, kiểm soát đầy đủ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, thu thập các hóa đơn chứng từ, hạch toán đầy đủ và chính xác các giao dịch diễn ra trong ngày…

3. Cho đến công cụ hiện đại

Giờ đây, với Phần mềm quản lý bán hàng, khâu báo cáo lợi nhuận trở nên đơn giản, bởi các thông số đầu vào, đầu ra luôn được cập nhật trên phần mềm. Chỉ cần vài click chuột là đã bạn đã có một báo cáo chính xác và đầy đủ bất cứ khi nào mà không cần chờ đến cuối kỳ. Phần mềm cho phép theo dõi:

3.1. Báo cáo theo thời gian thực

Bất cứ khi nào bạn cần theo dõi lợi nhuận đều có được báo cáo theo ngày, tuần, quý, năm... bằng cách tùy chỉnh thời điểm. Doanh thu được tính chính xác theo các công thức tính toán trong kinh doanh được tích hợp tự động:

• - Theo ngày và tuần (hôm nay, hôm qua, tuần này, tuần trước)
• - Theo tháng và quý (tháng này, tháng trước, quý này, quý trước)
• - Theo năm (năm này, năm trước)
• - Giữa hai mốc thời gian cụ thể (ví dụ 01/02/2017 đến 15/02/2017 để xem mùa Valentine vừa rồi cửa hàng thu được bao nhiêu tiền lời).

Thậm chí phần mềm còn thống kê theo tháng âm lịch, năm âm lịch, 7 ngày qua hay 30 ngày qua giúp bạn có cái nhìn chính xác và đầy đủ về hoạt động kinh doanh của cửa hàng, so sánh được kết quả của thời điểm này cao/thấp ra sao so với cùng kỳ năm trước.

Xem thêm: Vai trò của báo cáo trong kinh doanh

3.2. Bộ lọc tùy biến theo đối tượng

Chỉ cần một thao tác nhanh gọn với bộ lọc thông minh là bạn đã có một báo cáo chính xác và đầy đủ theo các công thức tính toán chính xác trong kinh doanh để:

• - Biết được lợi nhuận của từng chi nhánh và so sánh hiệu quả hoạt động kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau.
• - Biết được TOP những mặt hàng có lợi nhuận/tỉ suất lợi nhuận cao nhất trong kỳ. Với các mặt hàng có lợi nhuận cao, nhân viên cần tập trung vào chúng vì số tiền lời mang về từ số sản phẩm này chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ hàng hóa. Với các hàng hóa bán ít chạy hoặc có tỉ suất sinh lời thấp, hãy giảm dần số lượng hàng nhập và chuyển sang loại hàng hóa khác.
• - Theo dõi được lợi nhuận trên từng khách hàng và nhân viên để chăm sóc khách hàng thân thiết và trả lương nhân viên xứng đáng.
• - Liên kết với sổ quỹ để kiểm soát dòng tiền vào ra, cách tính tiền lời trong buôn bán, cách tính lãi bán hàng, theo dõi các loại phiếu thu, phiếu chi quyết định hạch toán hay không hạch toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Quản lý báo cáo bán hàng theo từng nhân viên

Tham khảo tất cả các tính năng của KiotViet trước khi đăng ký

3.3. Theo dõi báo cáo lợi nhuận thông qua biểu đồ trực quan

Ngoài việc thống kê số liệu theo dạng bảng được trình bày khoa học và rõ ràng, hệ thống biểu đồ trực quan giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hiệu quả kinh doanh của cửa hàng. Cụ thể chi tiết đến từng hoạt động. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể xuất dữ liệu ra bên ngoài để lưu trữ hay dùng cho mục đích riêng bằng file excel, PDF hoặc in trực tiếp từ phần mềm. Từ đó, bạn có thể tính được tiền lời trong kinh doanh của mình để có chiến lược bán hàng phù hợp.

Xem thêm: Hướng dẫn xem báo cáo bán hàng chi tiết

3.4. Truy nhập hệ thống báo cáo mọi lúc mọi nơi

Trước kia, nếu như không có sổ sách hoặc nhân viên kế toán ở cửa hàng, chưa tới thời điểm lập báo cáo thật khó để biết được lợi nhuận của tháng/năm vừa qua là bao nhiêu. Với KiotViet, mọi khó khăn trên đều được giải quyết. Chức năng quản lý ngay trên điện thoại hay máy tính giúp chủ cửa hàng có thể cập nhật báo cáo bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu chỉ cần có kết nối internet.

Rõ ràng, việc theo dõi các báo cáo lợi nhuận trên phần mềm giúp bạn theo dõi lợi nhuận chi tiết và giảm công sức hơn. Vì thế, bạn có thêm thời gian để tập trung hơn cho những công việc khác, đồng thời linh hoạt hơn trong quản lý, lựa chọn được phương án tối ưu, phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của cửa hàng.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ  TẠI ĐÂY