Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất và phù hợp với nhu cầu kinh doanh?

Bạn không thể hy vọng thành công nếu không có phần mềm tuyệt vời giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý của khách sạn. Công nghệ tác động đến mọi việc bạn làm, cho phép bạn vận hành hiệu quả và năng suất đồng thời mang lại trải nghiệm tinh tế cho khách. Nhưng không phải tất cả các giải pháp phần mềm đều được tạo ra như nhau. Dưới đây là những điều bạn nên cân nhắc khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn cho cơ sở kinh doanh của mình.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trong quá trình vận hành kinh doanh?

Các chủ khách sạn từ lâu đã biết rằng phần mềm quản lý khách sạn là điều cần thiết để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và công việc hàng ngày. Nền tảng chuyên biệt này được thiết kế dành cho các khách sạn, nhà nghỉ, homestay, villa; cho phép họ tối đa hóa hiệu quả đồng thời tiết kiệm chi phí. Cho dù bạn là một chuỗi khách sạn lớn hay nhà nghỉ nhỏ, phần mềm mạnh mẽ này có thể cung cấp các công cụ trong một gói đơn giản cần thiết, hỗ trợ cho việc phát triển sau này.

Phần mềm quản lý khách sạn là điều cần thiết để hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày và giúp cuộc sống của người quản lý và nhân viên trở nên dễ dàng hơn. 

Xem thêm: Nguyên tắc vàng trong nghệ thuật giao tiếp dành cho nhân viên khách sạn

Tiêu chí cần cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

1. Bảo mật dữ liệu: Phần mềm khách sạn lưu trữ thông tin về khách sạn và khách của bạn. Bất kỳ nền tảng nào bạn chọn đều phải có khả năng giữ an toàn cho dữ liệu này khỏi tin tặc và các mối đe dọa khác. Đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ an toàn và quyền truy cập vào thông tin có thể được quản lý dễ dàng.

2. Khả năng truy cập: Phần mềm tốt nhất phục vụ số lượng người dùng rộng nhất có thể, vì vậy nó phải dễ sử dụng. Lý tưởng nhất là bạn chỉ cần đào tạo tối thiểu để bắt đầu sử dụng phần mềm một cách đầy đủ cùng thiết kế trực quan và hiệu quả xuyên suốt. Phần mềm khách sạn càng dễ tiếp cận đối với người dùng mới thì nhân viên của bạn càng có thể tận dụng được nhiều lợi ích của nó.

3. Triển khai: Nếu mất quá nhiều thời gian để triển khai phần mềm, nó có thể khiến bạn không có công cụ để phục vụ hoạt động kinh doanh trong nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần. Đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn dễ dàng để triển khai. Một giải pháp phần mềm toàn diện sẽ luôn mất một chút thời gian để triển khai và làm quen, nhưng nó sẽ không làm gián đoạn hoạt động trong thời gian dài.   

4. Khả năng tương tác: Để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn, nó phải có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm của bên thứ ba như trình quản lý kênh và OTA.

5. Danh sách tính năng: Bạn thực sự cần những tính năng nào? So sánh danh sách đó với các tính năng trong phần mềm quản lý khách sạn tiềm năng của bạn.

6. Hỗ trợ liên tục: Xét tầm quan trọng của phần mềm quản lý khách sạn, bạn cần nó luôn hoạt động hoàn hảo. Nếu và khi có vấn đề phát sinh, bạn cũng muốn nhà cung cấp khắc phục nhanh chóng. Phần mềm chỉ tốt khi có sự hỗ trợ đằng sau nó. Nhà cung cấp phải sẵn sàng trợ giúp các vấn đề kỹ thuật, đồng thời cũng phải cải tiến và cập nhật phần mềm để đáp ứng nhu cầu của thị trường.     

7. Tốc độ: Nhân viên và khách của bạn đều dựa vào phần mềm khách sạn. Nếu nó chậm và cồng kềnh khi sử dụng, nó chỉ tạo ra sự thất vọng cho mọi người. Mặc dù điều quan trọng là phải có nhiều tính năng và tích hợp nhưng phần mềm cũng phải nhanh chóng và dễ vận hành. Đảm bảo rằng giao diện người dùng trực quan và quá trình thao tác vận hành không bị chậm và gây khó chịu.    

8. Tính di động: Khả năng truy cập phần mềm thông qua điện thoại, máy tính bảng hoặc trình duyệt web đảm bảo bạn không bao giờ bị ngắt kết nối khỏi các hoạt động. Phần mềm tốt cho phép bạn truy cập thông tin ngay lập tức mọi lúc mọi nơi, vì vậy hãy đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn tương thích với tất cả các thiết bị và hệ điều hành phổ biến nhất.  

9. Tạo doanh thu: Một số phần mềm khách sạn chỉ giúp bạn quản lý hoạt động. Một giải pháp phần mềm tốt phải cung cấp loại thông tin chi tiết về dữ liệu không chỉ cho phép bạn hợp lý hóa các hoạt động mà còn xác định những điểm kém hiệu quả và các cơ hội bị bỏ lỡ sẽ cho phép bạn phát triển lợi nhuận.

Xem thêm: Top 7 ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn đối với chủ kinh doanh

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Phổ biến nhất với +200.000 nhà kinh doanh tin dùng

1. Tính tiền phòng theo giờ, theo ngày chính xác

Phần mềm tự động tính tiền phòng theo giờ & các sản phẩm, dịch vụ phụ thu khi khách hàng check out, giúp thu ngân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi bộ phận từ lễ tân, buồng phòng, thu ngân...

2. Quản lý phòng hiệu quả

Theo dõi số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả. Từ đó khách sạn có thể lên lịch đặt phòng, dọn dẹp và đón tiếp khách hàng hợp lý. Tránh trường hợp nhầm lẫn khiến khách hàng khó chịu.

3. Thanh toán nhanh, giảm thất thoát

Hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả thao tác của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

4. Quản lý khách hàng chi tiết

Thông tin đặt phòng và khách lưu trú được quản lý chi tiết trên hệ thống giúp chủ khách sạn dễ dàng liên hệ, hỗ trợ cho từng khách hàng hiệu quả. Nhờ đó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.

5. Doanh thu vượt trội, quản lý từ xa

KiotViet dùng được trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên một tài khoản. Giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn từ xa, theo thời gian thực.

6. Quản lý dịch vụ, kiểm soát thông tin khách hàng tiện lợi

Hệ thống lưu trữ không giới hạn thông tin khách hàng, linh hoạt điều chỉnh giúp đẩy nhanh quy trình phục vụ, gia tăng trải nghiệm hài lòng từ khách hàng.

7. Sử dụng mượt mà ngay cả khi Internet mất kết nối

Khi gặp sự cố mất mạng Internet, hoạt động trên phần mềm vẫn diễn ra bình thường. Nhờ công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu được lưu giữ và đồng bộ khi kết nối Internet hoạt động trở lại.

8. Tích hợp mọi thiết bị phần cứng hiện đại nhất

Kết nối dễ dàng với nhiều thiết bị bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, két tiền... giúp khâu thanh toán, phục vụ nhanh chóng hơn.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý khách sạn, giống như bất kỳ giải pháp công nghệ nào, sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và cho phép bạn quản lý việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn. Đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn đang tận dụng công nghệ mới nhất để cung cấp tốc độ, chức năng, khả năng tích hợp và quan trọng nhất là thông tin chi tiết cần thiết để đưa khách sạn của bạn lên một tầm cao mới.