Loại bỏ nguy cơ nhận quá số lượng phòng trống sẵn có của khách sạn (overbooking) với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Trong ngành kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, một trong những rủi ro lớn nhất mà các quản lý phải đối mặt là overbooking – tình trạng nhận đặt phòng quá số lượng phòng trống sẵn có. Đây không chỉ gây ra sự không hài lòng cho khách hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đang trở thành giải pháp tối ưu giúp loại bỏ nguy cơ này.

1. Tình trạng overbooking và hậu quả nghiêm trọng

Overbooking xảy ra khi khách sạn nhận quá nhiều đơn đặt phòng so với số lượng phòng trống thực tế. Điều này thường xuất phát từ việc quản lý không chính xác tình trạng phòng, hoặc do hệ thống đặt phòng không đồng bộ giữa các kênh bán hàng (OTA, website khách sạn, lễ tân). Khi gặp phải tình trạng này, khách sạn phải từ chối khách hàng dù họ đã hoàn thành việc đặt phòng, dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng:

• Khách hàng thất vọng và mất niềm tin: Khi khách đến mà không có phòng, họ cảm thấy bị lừa dối và có thể lan truyền đánh giá tiêu cực trên các trang web du lịch hoặc mạng xã hội.
• Uy tín của khách sạn giảm sút: Chỉ một lần xảy ra overbooking có thể khiến khách sạn mất uy tín, khó thu hút khách quay lại.
• Chi phí bồi thường cao: Một số khách sạn buộc phải chuyển khách sang khách sạn khác hoặc bồi thường chi phí, gây tốn kém và mất nhiều thời gian giải quyết.

Xem thêm: Phân tích kinh doanh hiệu quả bằng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

2. Giải pháp quản lý phòng với phần mềm khách sạn KiotViet

Để loại bỏ hoàn toàn tình trạng overbooking, khách sạn cần sử dụng các công cụ quản lý thông minh và hiện đại như phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. Với những tính năng ưu việt, phần mềm này giúp các khách sạn kiểm soát tình trạng phòng chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

• Cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm KiotViet là khả năng cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực. Khi khách hàng đặt phòng qua bất kỳ kênh nào như website khách sạn, kênh OTA, hay trực tiếp tại lễ tân, hệ thống sẽ ngay lập tức điều chỉnh số lượng phòng trống. Điều này đảm bảo rằng không bao giờ có tình trạng khách sạn nhận đặt quá số lượng phòng có sẵn.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong những thời điểm cao điểm như lễ Tết, khi lượng khách đổ về đông và dễ xảy ra tình trạng đặt chồng chéo nếu không có sự kiểm soát tốt.

Ví dụ:

Anh Hùng, quản lý khách sạn A, thường xuyên gặp tình trạng khó khăn trong việc quản lý số lượng phòng trống khi phải kiểm tra thông tin từ nhiều nguồn. Có lần, khách sạn đã nhận quá số lượng phòng trống vào kỳ nghỉ lễ do hệ thống kiểm tra chậm trễ. Nhưng từ khi áp dụng KiotViet, ngay khi có một phòng được khách trả, hệ thống lập tức cập nhật trạng thái phòng trống. Điều này giúp anh Hùng dễ dàng theo dõi số lượng phòng trống còn lại, tránh nhận quá số lượng. Với một cú click chuột, tình trạng phòng trống được cập nhật ngay trên màn hình, giúp anh yên tâm hơn trong việc quản lý.

Xem thêm: KiotViet tặng MIỄN PHÍ tên miền cho khách hàng khởi tạo website từ phần mềm quản lý khách sạn

• Đặt phòng qua website tự động, không lo chồng chéo

KiotViet cho phép khách sạn tạo website riêng để khách có thể đặt phòng trực tiếp. Các đơn đặt phòng trên website sẽ được kiểm tra tình trạng phòng ngay lập tức, đảm bảo rằng khách chỉ có thể đặt những phòng còn trống. Điều này giúp khách sạn tránh được tình trạng khách đặt nhiều phòng hơn số lượng thực tế.

Ví dụ:

Khách sạn C của anh Minh từng gặp khó khăn trong việc quản lý các đặt phòng qua website vì không có hệ thống kiểm tra tự động. Vào một ngày lễ lớn, khách đặt phòng qua website, trong khi khách sạn đã hết phòng. Điều này dẫn đến tình huống khách không có phòng khi đến nơi. Tuy nhiên, từ khi triển khai KiotViet, hệ thống tự động kiểm tra phòng trống trước khi xác nhận đặt phòng, giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro nhận quá số phòng trống sẵn có.

• Báo cáo và thống kê chính xác

Ngoài các tính năng trên, KiotViet còn cung cấp chức năng báo cáo và thống kê chi tiết về tình trạng phòng, lượng khách đặt phòng trong từng giai đoạn. Những báo cáo này giúp quản lý khách sạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng dự báo nhu cầu đặt phòng, từ đó chuẩn bị tốt hơn trong việc điều chỉnh số lượng phòng sẵn có.

Ví dụ:

Anh Bình, quản lý khách sạn F, thường gặp khó khăn trong việc dự đoán nhu cầu đặt phòng vào các mùa du lịch. Nhờ vào báo cáo chi tiết từ KiotViet, anh có thể theo dõi xu hướng đặt phòng qua từng tháng, giúp anh điều chỉnh số lượng phòng dự trữ một cách hợp lý, tránh tình trạng thiếu phòng khi nhu cầu tăng cao.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp loại bỏ nguy cơ "overbooking" mà còn mang lại sự linh hoạt và chính xác trong quản lý đặt phòng. Nhờ vào các tính năng cập nhật phòng trống theo thời gian thực, tích hợp kênh OTA, website tự động, đặt phòng nhóm, cảnh báo phòng gần hết và báo cáo chi tiết, KiotViet đã trở thành giải pháp không thể thiếu cho các khách sạn muốn nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.