Quản Lý Công Nợ Bằng Excel Miễn Phí Hay Phần Mềm Bán Hàng?

Với công nghệ ngày càng phát triển, các chủ cửa hàng có rất nhiều công cụ hữu ích hỗ trợ hoạt động quản lý công nợ như phần mềm Excel miễn phí hay phần mềm bán hàng,… Các phần mềm đều giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình công nợ và thu hồi kịp thời, tránh ảnh hưởng đến dòng tiền cửa hàng, tuy nhiên chúng đều có những ưu nhược điểm riêng.

Xem thêm: Mẫu file Excel quản lý công nợ phải trả, phải thu thông dụng

Vậy nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ bằng Excel hay phần mềm bán hàng, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel với phần mềm bán hàng

Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel

Quản lý công nợ bằng file Excel

Phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí rất được ưa chuộng với ưu điểm nổi bật là chi phí thấp và khả năng lưu trữ thông tin một cách có hệ thống và khoa học. Nhân viên sẽ có thể cập nhật dữ liệu dựa trên các giao dịch, qua đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và phân tích thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, nhờ Excel bạn sẽ không cần mất quá nhiều thời gian xử lý số liệu mà vẫn nhận được những kết quả chính xác nhất.

Tuy nhiên phần mềm quản lý công nợ bằng Excel vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt khi thông tin công nợ cần quản lý quá nhiều và quá phức tạp. Khi mở các file dữ liệu lớn, phần mềm Excel gặp phải nhiều vấn đề khi xử lý thông tin.

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng - Bí quyết để gia tăng doanh thu

Hơn nữa quản lý công nợ bằng Excel sẽ khiến chủ cửa hàng không thể theo dõi thông tin một cách thống nhất bởi dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và chúng cũng không kết nối với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch hay lập hóa đơn.

Các file Excel cũng có tính bảo mật không cao cũng như có thể xảy ra hiện tượng thất lạc, từ đó có thể gây nên nhiều vấn đề cho cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng

Quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng

Một giải pháp quản lý công nợ thay thế phần mềm Excel được nhiều chủ cửa hàng tin tưởng đó là sử dụng phần mềm bán hàng. Phần mềm này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi và quản lý dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, từ đó sẽ hạn chế tối đa tình trạng dữ liệu bị phân tán.

Xem thêm: Cách quản lý công nợ chi tiết đến từng giao dịch

Với giao diện thân thiện, người dùng sẽ dễ dàng sử dụng với các thao tác đơn giản. Hơn nữa, chủ cửa hàng có thể truy cập và theo dõi công nợ thuận tiện, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có cài đặt phần mềm.

Quản lý công nợ bằng phần mềm cũng có tính năng tích hợp các thiết bị như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, két đựng tiền,…đưa đến cho cửa hàng quy trình quản lý hiệu quả và thống nhất hơn.

Nhược điểm của phần mềm bán hàng đó là khi gặp các vấn đề về kỹ thuật, người dùng không thể khắc phục một cách hiệu quả mà cần đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Do đó khi gặp trục trặc về phần mềm, nếu không có sự giúp đỡ kịp thời của nhân viên tư vấn thì việc quản lý có thể bị đình trệ và đưa đến hậu quả xấu.

Với những ưu nhược điểm của các phương pháp quản lý công nợ như trên, chúng ta có thể thấy quản lý công nợ bằng Excel sẽ phù hợp với các cửa hàng nhỏ với lượng dữ liệu không quá nhiều và không quá phức tạp.

Còn sử dụng phần mềm bán hàng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời của các cửa hàng đang phát triển với số lượng khách hàng ngày càng tăng cũng như mức độ phức tạp về các giao dịch lớn.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: Có KiotViet quản lý công nợ chưa bao giờ ĐƠN GIẢN và DỄ DÀNG đến thế

2. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp Excel để quản lý công nợ hiệu quả tối đa

Quản lý công nợ có sự kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng và Excel đang là một xu hướng đưa đến hiệu quả tối đa cho các chủ cửa hàng. Trong đó KiotViet là một phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý công nợ được nhiều người dùng rất ưa chuộng hiện nay với những tính năng đặc biệt của nó.

2.1. Xuất nhập file Excel quản lý công nợ lên phần mềm quản lý bán hàng

Tính năng nhập khách hàng từ file Excel của KiotViet

Tận dụng ưu điểm của file Excel đó là nhập liệu dễ dàng, nhanh chóng, KiotViet cho phép xuất nhập danh sách khách hàng từ file Excel lên phần mềm quản lý bán hàng và ngược lại.

• Nhập file công nợ lên phần mềm quản lý bán hàng: Chỉ với một số thao tác đơn giản, file công nợ sẽ được nhập lên phần mềm. Điều này giúp chủ cửa hàng theo dõi thông tin công nợ khách hàng dễ dàng và thuận tiện hơn trên các thiết bị di động như điện thoại hay máy tính bảng.
• Xuất file công nợ khách hàng ra Excel: Sau khi có những số liệu công nợ chính xác được phân tích trên phần mềm, bạn có thể xuất file ra Excel. Từ file này, chủ cửa hàng có thể in hoặc sử dụng file Excel tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh.

  Xem thêm: 3 lợi ích quản lý tồn kho với phần mềm bán hàng KiotViet

2.2. Những tính năng khác

Bên cạnh tính năng quản lý công nợ, phần mềm KiotViet còn đưa đến những tính năng hữu dụng khác liên quan đến Excel, giúp chủ cửa hàng dễ dàng hơn hơn rất nhiều trong việc quản lý công việc kinh doanh.

• Xuất nhập danh sách hàng hóa: Tính năng này hỗ trợ các chủ cửa hàng khi khởi tạo dữ liệu hàng hóa, đặc biệt với các cửa hàng có số lượng hàng hóa lớn, giúp các chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin hàng hóa nhanh chóng, chính xác.
• Xuất danh sách giao dịch: Với các giao dịch đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, phần mềm cho phép xuất danh sách giao dịch theo file Excel để chủ cửa hàng thuận tiện trong hoạt động theo dõi, kiểm soát các giao dịch.
• Xuất thông tin báo cáo: Trong trường hợp chủ cửa hàng muốn lưu trữ lại các thông tin báo cáo, hệ thống hỗ trợ xuất file Excel dữ liệu đầy đủ và chi tiết.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với file Excel trong hoạt động quản lý công nợ không chỉ giúp chủ cửa hàng thuận tiện và dễ dàng hơn khi theo dõi mà còn góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh thông suốt và hiệu quả.

MIỄN PHÍ dùng thử