Những điều cần biết về quy chế quản lý công nợ trong các cửa hàng

Đối với các chủ cửa hàng, quản lý công nợ luôn là một vấn đề quan trọng và luôn cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Tuy nhiên hiện nay rất ít chủ cửa hàng xây dựng được quy chế quản lý công nợ hợp lệ và hiệu quả. Hãy cùng KiotViet tìm hiểu thêm về những điều cơ bản trong quy chế quản lý công nợ này nhé.

1. Quy chế quản lý công nợ là gì?

Quy chế quản lý công nợ công ty cổ phần hay cửa hàng đều là những quy định về việc quản lý nợ, xử lý các khoản nợ của cửa hàng(công ty tnhh mtv). Trong quá trình kinh doanh thực tế của các cửa hàng, các khoản nợ phải thu và nợ phải trả đều có thể phát sinh liên tục.

Chúng sẽ gây ra những ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn cũng như dòng tiền của các cửa hàng. Do đó, công việc lưu lại thông tin, theo dõi và quản lý công nợ là cực kỳ cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động công ty.

Xem thêm: [Tải miễn phí] File Excel quản lý bán hàng đơn giản

2. Các thành phần trong quy chế quản lý công nợ cửa hàng

2.1 Nợ phải thu

Nợ phải thu là khoản nợ mà khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,...chưa thanh toán cho cửa hàng. Nợ phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu từ đối tác giao hàng COD, tiền bán hàng, tiền ứng cho nhà cung cấp; khoản tạm ứng cho nhân viên,..

2.2 Nợ phải trả

Đây là một phần trong nguồn vốn kinh doanh và thuộc quyền quản lý và sử dụng của cửa hàng. Nợ phải trả được phân loại theo đối tượng nợ, bao gồm: nợ với nhà cung cấp, nợ đối tác giao hàng (không COD) và các đối tượng khác theo chế độ kế toán đã quy định.

2.3 Nợ phải thu, phải trả quá hạn

Các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán, bắt buộc các cửa hàng phải sử dụng các biện pháp xử lý nhưng vẫn không thu hồi được. Những khoản nợ xấu quá hạn đối với các cửa hàng vừa và nhỏ có thể bao gồm:

• Khoản nợ quá hạn đối với nhà cung cấp
• Khách hàng nợ quá thời hạn
• Nợ quá hạn của đối tác giao hàng COD

2.4 Nợ phải thu không có khả năng thu hồi

Nợ phải thu không có khả năng thu hồi là các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán hoặc các khoản nợ chưa đến thời hạn thanh toán thuộc một trong các trường hợp sau đây:

• Khách nợ cửa hàng là doanh nghiệp, tổ chức đã giải thể hoặc phá sản.
• Khách nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động và không có khả năng trả nợ.
• Khách nợ là cá nhân đã chết, mất tích và không có khả năng trả nợ.
• Khoản nợ quá thời hạn thanh toán từ 01 năm trở lên, cửa hàng đã áp dụng nhiều biện pháp nhưng không thể thu hồi do không có khả năng thanh toán.

Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

3. Những khó khăn khi xây dựng quy chế quản lý công nợ cửa hàng

Để có thể theo dõi và kiểm soát các khoản nợ một cách hiệu quả nhất, một quy chế quản lý công nợ là vô cùng cần thiết đối với các cửa hàng. Một quy chế quản lý công nợ cần xác định được những vấn đề sau:

Quy định chung

• Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
• Giải thích từ ngữ
• Yêu cầu
• Nguyên tắc về quản lý nợ và xử lý nợ
• Phân cấp trách nhiệm trong việc quản lý nợ

Quy định cụ thể

• Nợ phải thu
• Nợ phải trả

Nhìn vào những điều cần xây dựng trong quy chế quản lý công nợ, chúng ta thấy rằng để thiết lập được một quy chế công nợ hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Các cửa hàng sẽ cần phải tìm kiếm thông tin, sắp xếp dữ liệu để có thể tiến hành xây dựng quy chế.

Vì vậy, các chủ cửa hàng sẽ phải đầu tư các nguồn lực trong đó có nhân lực và tài chính để có thể thực hiện tốt các công việc này. Điều này đưa đến khá nhiều khó khăn đối với các cửa hàng kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt những cửa hàng nhỏ không có nhiều khả năng về các nguồn lực.

Chính vì vậy, công tác quản lý công nợ hiện nay của các cửa hàng đều không đem lại nhiều hiệu quả trong hoạt động kinh doanh thực tế.

Xem thêm: Quản lý công nợ khách hàng với phần mềm quản lý bán hàng

4. Giải pháp quản lý công nợ dành cho các cửa hàng

Quản lý công nợ không phải là một công việc đơn giản mà đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực cũng như người triển khai. Để có thể tiết kiệm chi phí và công sức, các cửa hàng nên áp dụng các biện pháp quản lý đơn giản hơn trong quá trình kinh doanh thực tế.  

4.1 Lập chính sách chi trả rõ ràng

Đầu tiên để có thể quản lý các khoản nợ chính xác nhất, cửa hàng cần có một chính sách chi trả cụ thể và rõ ràng. Đây là cơ sở giúp cửa hàng hạn chế được các khoản nợ quá hạn, nợ không có khả năng thu hồi cũng như có phương pháp xử lý thích hợp khi có vấn đề phát sinh. Bạn cần xác định những vấn đề cơ bản sau:

• Cửa hàng có chấp nhận cho khách mua nợ không?
• Có những yêu cầu và điều kiện gì với khách hàng mua nợ?
• Thời hạn thanh toán trong bao lâu?
• Các biện pháp xử lý khi khách thanh toán chậm?

4.2 Xây dựng quy trình thu nợ

Trong việc quản lý công nợ, các khoản nợ quá hạn là một trong những vấn đề khiến các cửa hàng gặp nhiều khó khăn để xử lý. Một quy trình thu nợ cụ thể sẽ giúp công việc theo dõi và kiểm soát nợ trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Các cửa hàng nên có thiết lập một quy trình thu nợ với những thông tin cần thiết sau:

• Xác định trách nhiệm của từng nhân viên: người liên hệ với khách hàng, người nhắc nhở khách hàng, người thu nợ,…
• Thiết lập các bước: thống nhất thời gian trả nợ với khách hàng, nhắc nhở khách hàng, đàm phán khi chưa đòi được tiền, cử người đi thu tiền,..

4.3 Chuẩn bị phương án khi khách không trả nợ

Khi có nhiều khách hàng không trả nợ, cửa hàng sẽ có thể rơi vào tình trạng khủng hoảng. Vì vậy các cửa hàng nên chuẩn bị sẵn các phương án nhằm hạn chế các tình huống xấu có thể xảy ra.

Bạn có thể đàm phán để khách hàng có thể trả theo từng đợt hoặc trả trước một phần. Bên cạnh đó, cửa hàng phải có một khoản dự phòng để đảm bảo tình trạng ổn định của cửa hàng đặc biệt khi phát sinh các khoản nợ không có khả năng thu hồi.

Chú thích ảnh: Đối với các khoản nợ khó đòi doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng

4.4 Quản lý công nợ bằng phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay, các phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp thêm khả năng quản lý công nợ, đưa đến một công cụ vô cùng hữu ích cho các cửa hàng. Các phần mềm này giúp cho chủ cửa hàng có thể quản lý công nợ rõ ràng và hiệu quả hơn.

Rất nhiều cửa hàng bán lẻ đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.
MIỄN PHÍ dùng thử

Với những phần mềm này, cửa hàng không chỉ có thể theo dõi các khoản nợ mà còn kiểm soát được tình hình bán hàng một cách chi tiết nhất. Những phần mềm này không chỉ sở hữu giao diện thân thiện mà còn được trang bị những tính năng đơn giản giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

Bên cạnh đó, tốc độ xử lý nhanh cùng tính chính xác cao trong xử lý dữ liệu cũng là một trong những lợi thế giúp các phần mềm được áp dụng nhiều trong các cửa hàng hiện nay.

Quy chế quản lý công nợ là một hoạt động quan trọng trong công việc kinh doanh của mỗi cửa hàng. Việc quản lý công nợ có thể được thực hiện hiệu quả nếu cửa hàng xây dựng được một quy chế quản lý hợp lý và cụ thể. Tuy nhiên hiện nay, các cửa hàng nên áp dụng các biện pháp đơn giản trong đó có sử dụng phần mềm quản lý công nợ để đưa đến kết quả tối ưu hơn.