Những hạn chế của việc quản lý bán hàng bằng excel, sổ sách

Excel và sổ sách đã từng là hai hình thức quản lý bán hàng được sử dụng rất phổ biến. Khi thời đại công nghệ số phát triển, Excel, số sách bắt đầu bộc lộ những mặt hạn chế của mình và dần bị người dùng thay thế bằng các ứng dụng hiện đại, nhiều tiện ích hơn. Vậy Excel và sổ sách có những hạn chế gì khiến chúng đang dần bị “khai tử” trong quản lý bán hàng? Hãy cùng KiotViet tìm hiểu nhé!

>> Có thể bạn chưa biết: Hơn 150.000 shop đang sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng giúp GIẢM THẤT THOÁT và mở rộng bán hàng. 

Xem thêm: Quy trình Quản Lý Hóa Đơn bán hàng hiệu quả

Xem thêm: Tuyệt chiêu Quản lý Bán hàng giúp chủ shop tiết kiệm chi phí

1. Tốn nhiều thời gian và công sức

Bất kỳ ai đã sử dụng Excel và sổ sách cho việc quản lý bán hàng, dù là lính mới hay đã sử dụng lâu năm đều phải thừa nhận rằng, chúng rất tốn thời gian và công sức.

Bạn sẽ phải tỉ mỉ nhập dữ liệu hay ghi chép chi tiết từng con số, mã hàng một cách thủ công. Ngày qua ngày, việc này sẽ khiến bạn cảm thấy thật ngán ngẩm và mệt mỏi, không có thời gian thư giãn, nghỉ ngơi sau một ngày dài.

Đặc biệt, nếu cửa hàng của bạn có nhiều mã hàng và giá thành sản phẩm khác nhau thì mức độ chi tiết, tỉ mỉ và vất vả của công việc thậm chí còn nhân lên gấp nhiều lần.

Nhiều chủ shop chia sẻ, mỗi lần hàng mới về hay mỗi lần kiểm kho vào cuối tháng, họ sẽ mất cả ngày trời để thực hiện việc ghi chép sổ sách hay nhập liệu trên Excel và cảm thấy vô cùng căng thẳng. Bởi chỉ một chút bất cẩn và có sai sót gì xảy ra, họ có thể sẽ phải làm lại từ đầu.

Xem thêm: Những lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

2. Tính rủi ro cao

Trên thực tế, Excel và sổ sách là hai hình thức quản lý kinh doanh truyền thống. Do vậy, việc quản lý và lưu giữ dữ liệu cũng là một mối lo lớn với các chủ shop.

Cụ thể với Excel, khi máy tính của bạn bị hỏng, Excel cũng sẽ bị vô hiệu hóa. Điều đó đồng nghĩa với việc mọi dữ liệu được lưu trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn. Hay đơn giản việc cửa hàng đột nhiên mất điện khi bạn đang làm việc trên Excel mà chưa kịp ấn “lưu” thì mọi dữ liệu sẽ bị mất trắng hoàn toàn. Thật khủng khiếp đúng không?

Còn với sổ sách, bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro thất lạc thông tin và lỗi ghi chép, tính toán sai lệch. Bởi bạn vừa phải tính toán bằng máy tính cầm tay, vừa phải chép lại vào sổ, thao tác cồng kềnh và tốn thời gian. 

Hơn nữa, bảo quản và lưu trữ sổ sách để nó không bị hư hỏng, mục nát cũng là một việc không hề dễ dàng một chút nào. Hàng trăm nghìn giao dịch hay thông tin khách hàng, nhà cung cấp có thể “không cánh mà bay” khi chẳng may xảy ra vấn đề như hỏa hoạn, mất trộm, làm rơi...sổ sách.

Một rủi ro nữa các chủ shop có thể gặp phải khi quản lý kinh doanh bằng Excel hay sổ sách đó là rất dễ bị nhân viên của mình dắt mũi để bòn rút tiền lúc nào không hay. Bởi với một đống dữ liệu với những con số, ký tự dài loằng ngoằng được ghi trên Excel và sổ sách thì thật khó để chủ shop kiểm soát số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho, các giao dịch thu chi...chính xác mỗi ngày.

>> BẠN CÓ BIẾT các quy trình Quản Lý Hóa Đơn hiệu quả nhất hiện nay

3. Chi phí lớn

Nhiều chủ shop luôn tin rằng, sử dụng Excel và sổ sách sẽ giúp tiết kiệm chi phí, bởi chúng được cài đặt miễn phí trên máy tính hay mua với giá rất rẻ.

Tuy nhiên, có điều bạn chưa nghĩ đến đó là Excel và sổ sách sử dụng cách thức tính toán thủ công, điều này yêu cầu bạn sẽ cần phải có một nhân viên nhập liệu của riêng cửa hàng. Mà mức lương cho một nhân viên nhập liệu chẳng hề rẻ chút nào, lên đến 6.000.000đ đến 7.000.000đ/tháng.

Đó là chưa kể, nếu sử dụng sổ sách, bạn sẽ cần phải có một không gian đủ rộng để lưu trữ và bảo quản mọi dữ liệu của mình. Số tiền bỏ ra mua sổ sách thì nhỏ, nhưng giá trị dữ liệu trong nó thì “vô giá”. Với khoảng không gian hạn chế của nhiều cửa hàng hiện nay, việc dành chỗ trống để lưu trữ sổ sách cũng là một điều khá đắt đỏ.
 
Vốn được ưa chuộng bởi phần đông dân kinh doanh truyền thống, nhưng hiện nay sổ sách và Excel thật sự không còn phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của các chủ shop. Thay vào đó, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là lựa chọn số một cửa hàng triệu chủ cửa hàng với mọi ngành nghề hiện nay.

Với KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng PHỔ BIẾN NHẤT hiện nay, “tất tần tật” thông tin giao dịch, số lượng xuất, nhập, tồn kho hàng hóa, báo cáo doanh thu, chi phí mỗi ngày đều được tự động tính toán hoàn toàn chính xác, tiết kiệm vô số thời gian quản lý, không còn đau đầu vất vả nhập liệu hay ghi chép thêm nữa.

Sử dụng KiotViet trong quản lý kinh doanh, chủ shop yên tâm có thể bán hàng và lưu trữ toàn bộ dữ liệu ngay cả khi mất Internet. Đồng thời quản lý từ xa hiệu quả, nắm bắt mọi giao dịch chỉ trong 1 phút với duy nhất 1 chiếc Smartphone hay máy tính bảng. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm mọi tính năng ưu việt nhé!

MIỄN PHÍ dùng thử