Phân bổ công nợ khách hàng

Cập nhật tính năng Phân bổ công nợ khách hàng

I. Giới thiệu

- KiotViet cập nhật tính năng nhằm rà soát tất cả các giao dịch liên quan tới luồng thanh toán (Thu hoặc Chi) giữa khách hàng và cửa hàng để tính toán phân bổ vào các hóa đơn hoặc phiếu trả còn nợ.

- Phạm vi áp dụng: Các giao dịch gắn với thu chi của khách hàng như: Hóa đơn, Trả hàng, Đổi trả hàng, Phiếu thu, Phiếu chi.

II. Thao tác thực hiện

1. Hóa đơn

1.1. Thêm mới

1.1.1. Khách trả thừa

- Nếu giá trị khách thanh toán > Khách cần trả, khi bạn kích vào Tính vào công nợ: hệ thống hiển thị pop-up danh sách hóa đơn đang nợ (trừ các hóa đơn thu hộ tiền với hãng vận chuyển) và tự động phân bổ tiền thừa theo thứ tự thời gian giao dịch từ cũ đến mới.

- Tiền tính vào công nợ:

• Tiền thừa để phân bổ cho các hóa đơn còn nợ là giá trị Tính vào công nợ bên phải màn hình bán hàng. (Lưu ý không tính Điểm, Voucher)
• Bạn có thể nhập lại tiền thu phân bổ trên từng hóa đơn theo ý muốn, tuy nhiên nếu hóa đơn có nhiều phương thức thanh toán, hệ thống sẽ không cho thay đổi thông tin cột Tiền thu.

- Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ thanh toán nợ tối đa cho 300 hóa đơn.
• Với hóa đơn offline, hệ thống không hiển thị pop-up khi kích vào Tính vào công nợ

1.1.2. Khách trả thiếu

- Nếu giá trị khách thanh toán < Khách cần trả, khi bạn kích vào Tính vào công nợ: hệ thống hiển thị pop-up danh sách các phiếu thu chưa phân bổ hết gắn với khách hàng đó và tự động phân bổ tiền thu theo thứ tự thời gian giao dịch từ cũ đến mới.

- Bạn có thể thay đổi giá trị Phân bổ hóa đơn

1.2. Đồng bộ hóa đơn offline

- Khi đồng bộ hóa đơn offline, nếu hóa đơn thanh toán thừa và tính vào công nợ, hệ thống sẽ tự động phân bổ tiền thừa vào các hóa đơn còn nợ từ cũ tới mới.

2. Trả hàng nhanh

2.1. Thêm mới

2.1.1. Trả khách hàng thừa

- Với những Phiếu trả hàng đã thanh toán hết, nợ phiếu trả hàng = 0 -> Phần tiền thừa không được tính vào Công nợ khách hàng.

2.1.2. Trả khách hàng thiếu

- Nếu giá trị Tiền trả khách < Cần trả khách, khi bạn kích vào Tính vào công nợ: hệ thống hiển thị pop-up bao gồm danh sách các phiếu chi chưa phân bổ hết để thanh toán cho nợ phiếu trả và tự động phân bổ tiền chi theo thứ tự từ cũ đến mới.

- Bạn có thể thay đổi giá trị Phân bổ phiếu trả

2.2. Đồng bộ phiếu trả hàng offline

- Khi đồng bộ phiếu trả hàng offline, nếu phiếu trả hàng trả thiếu tiền cho khách, hệ thống sẽ tự động phân bổ phiếu chi theo thứ tự từ cũ tới mới.

3. Trả hàng theo hóa đơn

- Nếu hóa đơn mua gốc đang nợ, khi tạo phiếu trả hàng cho hóa đơn đó, hệ thống luôn ngầm định Tiền trả khách = 0.

- Nếu khách vẫn còn nợ và cửa hàng không thanh toán cho khách, hệ thống sẽ đối trừ giá trị hàng trả vào công nợ giao dịch mua gốc.

4. Đổi trả hàng

Khi đổi trả hàng nhanh hoặc đổi trả hàng theo hóa đơn, tùy vào từng trường hợp mà tương tự như: Hóa đơn hoặc Trả hàng. Cụ thể:

- Nếu giá trị hàng đổi > hàng trả (giá trị khách cần trả > 0), hệ thống phân bổ công nợ tương tự với giao dịch hóa đơn.

- Nếu giá trị hàng đổi < hàng trả (giá trị cần trả khách > 0), hệ thống phân bổ công nợ tương tự với giao dịch trả hàng.

5. Sổ quỹ

5.1. Phiếu thu

- Khi thêm mới phiếu thu gắn với khách hàng (1) và không tích Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh (2), hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn còn nợ (không bao gồm hóa đơn COD của hãng vận chuyển) (3) và tự động phân bổ theo thứ tự từ cũ đến mới (người dùng có thể thay đổi giá trị).

5.2. Phiếu chi

- Khi thêm mới phiếu chi gắn với khách hàng (1) và không tích Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh (2), hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu trả hàng còn nợ (Tiền trả khách < Cần trả khách) (3) và tự động phân bổ theo thứ tự từ cũ đến mới (người dùng có thể thay đổi giá trị).

6. Điều chỉnh công nợ

- Khi điều chỉnh công nợ khách hàng, công nợ chi tiết của từng hóa đơn hoặc phiếu trả gắn với khách hàng nếu có không được thay đổi theo. Xin vui lòng kiểm tra kỹ trước khi thực hiện tính năng này.

Như vậy, KiotViet đã giới thiệu xong tính năng cập nhật phân bổ công nợ khách hàng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 23/05/2019