Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Cửa Hàng Văn Phòng Phẩm Miễn Phí?

Cửa hàng văn phòng phẩm là một trong những ngành kinh doanh thiết yếu và là nơi mà mọi người ghé thăm nhiều lần. Do đó, đối với một nơi luôn có nhu cầu với nhiều khách hàng đến, việc có một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm có thể hỗ trợ điều đó là điều vô cùng cần thiết.

Những khó khăn khi quản lý cửa hàng văn phòng phẩm theo phương pháp truyền thống?

Với số lượng sách vở, truyện, dụng cụ học tập, thiết bị đa dạng, nhiều mẫu mã, chủ cửa hàng văn phòng phẩm khó có thể ghi nhớ được hết các sản phẩm, vị trí và mức giá của chúng. Điều này gây hạn chế khi phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm tìm mặt hàng mà khách yêu cầu hoặc khó khăn trong việc thanh toán, khiến sự hài lòng của khách hàng giảm, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quay lại cửa hàng trong những lần mua sắm khác nhau.
Bên cạnh đó, khi quản lý bằng sổ sách truyền thống hay sử dụng file Excel vẫn tồn tại nhiều hạn chế, chưa có sự linh hoạt, thường xuyên xảy ra sai sót, nhầm lẫn, gây mất thời gian, bởi vẫn cần sự tác động của bàn tay con người. Ngoài ra,với đặc thù tại cửa hàng văn phòng phẩm có nhiều mặt hàng nhỏ lẻ, tầm giá nào cũng có, nếu không được thống kê cụ thể, bạn sẽ khó có thể tính toán được doanh thu, lợi nhuận bán hàng theo thời gian thực hay số tiền bán ra của từng sản phẩm cụ thể.
Bên cạnh đó, một trong những khó khăn khi quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, đó là không thể theo sát hoạt động của nhân viên, từ đó có thể dẫn đến tình trạng nhân viên gian lận, gây thất thoát, ảnh hưởng nghiêm trọng đến cửa hàng.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Quản lý bán hàng sách và văn phòng phẩm hiệu quả

Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí?

Hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lý bán hàng, cả phiên bản trả phí và miễn phí. Tuy nhiên, để chọn cho mình một phần mềm quản lý chất lượng là điều không hề dễ.  Do đó, nhiều người băn khoăn có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí không.
Cái gì miễn phí cũng đều có những ưu và nhược điểm nhất định, phần mềm quản lý bán hàng cũng không ngoại lệ. Do đó bạn nên tìm hiểu thông tin về các công cụ quản lý này, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế và khả năng tài chính của mình để đưa ra quyết định chọn loại phần mềm hỗ trợ quản lý phù hợp.

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí không yêu cầu người dùng trả bất kỳ khoản tiền nào cho việc cài đặt, sử dụng, do đó bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư, vận hành.
• Phần mềm miễn phí thường được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện, do đó bạn không mất nhiều thời gian để làm quen và thành thạo các thao tác cũng như đơn giản hơn trong việc hướng dẫn nhân viên của mình.

Nhược điểm:

• Thường chỉ phù hợp với cơ sở kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ, có quy trình bán hàng không quá phức tạp và không đòi hỏi nhiều tính năng nâng cao. Đối với những tổ chức quy mô lớn, công việc nhiều, phần mềm miễn phí thường không có đầy đủ tính năng để hỗ trợ.
• Khi sử dụng miễn phí, bạn sẽ không được hỗ trợ nhiều như các phần mềm trả phí. Do đó khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, bạn sẽ phải tự tìm hiểu và khắc phục.

MIỄN PHÍ dùng thử

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm KiotViet

Thanh toán nhanh

Ngày nay, các cửa hàng văn phòng phẩm mọc lên như nấm và cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Để tạo sự khác biệt với đối thủ, việc có trải nghiệm khách hàng tích cực khi sử dụng phần mềm để thanh toán nhanh sẽ là một giải pháp toàn diện. Không ai thích chờ đợi, và nếu bạn không muốn làm họ khó chịu và có ấn tượng tiêu cực về cửa hàng của bạn, thì việc tính tiền dễ dàng và hiệu quả mà không có bất kỳ lỗi nào là một đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm.

Quản lý hàng tồn kho

Là chủ một cửa hàng văn phòng phẩm, bạn sẽ phải đối phó với nhiều loại mặt hàng với nhiều nhãn hiệu và chủng loại khác nhau. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu của mọi khách hàng, việc sử dụng phần mềm POS cho cửa hàng văn phòng phẩm sẽ giúp theo dõi hàng tồn kho của bạn.

Các mặt hàng bán chạy và bán chậm

Mặt hàng luân chuyển chậm được mô tả là hàng tồn kho mất nhiều thời gian hơn để bán hoặc có tỷ lệ quay vòng thấp khi so sánh với số lượng hiện có. Vì vậy việc theo dõi chúng bằng hệ thống phần mềm POS của cửa hàng văn phòng phẩm là rất quan trọng để tăng doanh số bán hàng. So với các mặt hàng được liệt kê trước đó, các mặt hàng chuyển động nhanh hơn nghĩa là mặt hàng có nhu cầu cao và được bán hết nhanh chóng.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh sách và văn phòng phẩm

Ưu đãi và khuyến mãi

Khách hàng bị lôi kéo mua sắm thông qua các ưu đãi độc quyền. Những chương trình ưu đãi giúp khách hàng tiềm năng vượt qua mọi nghi ngờ mà họ có thể có về việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Phiếu mua hàng sẽ thuyết phục người tiêu dùng mua thêm một số mặt hàng cụ thể. Phiếu mua hàng có thể giúp bạn tăng doanh số và chúng phải được sử dụng một cách thích hợp và được xem như chi phí bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng văn phòng phẩm có thể hỗ trợ bạn xử lý tất cả các ưu đãi và khuyến mãi của nhà bán lẻ.

Quản lý các khoản phải trả

Hoạt động trơn tru của bất kỳ cơ sở kinh doanh nào cũng đều được tập trung vào dòng tiền và quản lý. Phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm có thể được sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải trả, khoản phải thu kinh doanh nhất định, giúp cho việc kinh doanh luôn được vận hành liền mạch.

Quản lý khoản phải thu

Lãi suất có thể được áp dụng đối với số tiền nợ trong một số trường hợp, vì vậy chúng phải được kiểm soát và quản lý chặt chẽ. Phần mềm POS của cửa hàng văn phòng phẩm có thể giúp bạn theo dõi những gì bạn nợ, giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền hơn và phát triển mối quan hệ làm việc lâu bền với đối tác cũng như nâng cao uy tín cơ sở kinh doanh của bạn.

Báo cáo và phân tích

Phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cửa hàng của bạn. Hệ thống POS trong cửa hàng có thể theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, nhân viên, bảng lương, khách hàng và báo cáo giao hàng, cùng nhiều thứ khác. Tất cả thông tin được sao lưu trên một nền tảng duy nhất có thể được truy cập từ mọi nơi, mọi lúc.

MIỄN PHÍ dùng thử

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm KiotViet miễn phí ngay bằng cách tạo tài khoản và bắt đầu trải nghiệm full tính năng!