Phần mềm in hóa đơn bán hàng: Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng phần mềm miễn phí!

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng đã trở nên vô cùng phổ biến và cần thiết. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đảm bảo chất lượng và an toàn. Đặc biệt, các phần mềm miễn phí thường tiềm ẩn nhiều rủi ro. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng phần mềm miễn phí và tại sao KiotViet là lựa chọn an toàn và hiệu quả cho cơ sở kinh doanh của bạn.

Tại sao nên sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng?

1. In hóa đơn nhanh chóng, chính xác

Tự động hóa quy trình: Phần mềm in hóa đơn giúp tự động hóa toàn bộ quá trình tạo hóa đơn, từ việc nhập thông tin sản phẩm đến tính toán tổng tiền và thuế. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi nhập liệu.

Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và nhân viên: Nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng in hóa đơn và giao cho khách mà không cần phải kiểm tra lại nhiều lần, từ đó cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

2. Quản lý, lưu trữ lịch sử bán hàng

Lưu trữ điện tử: Phần mềm in hóa đơn bán hàng giúp lưu trữ tất cả các hóa đơn một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập lại khi cần thiết. Điều này giúp nhà kinh doanh quản lý doanh thu và tồn kho hiệu quả hơn.

Truy xuất thông tin dễ dàng: Khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu thông tin, nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống để tìm kiếm hóa đơn cũ mà không mất nhiều thời gian.

3. Hạn chế tình trạng sai sót có thể xảy ra

Giảm thiểu lỗi nhập liệu: Việc nhập thông tin và tính toán tự động trong phần mềm giúp giảm thiểu các sai sót so với việc làm thủ công. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tính toán thuế và tổng tiền phải thanh toán.

Kiểm tra và xác nhận dễ dàng: Phần mềm thường có chức năng kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi in (Phiếu in tạm tính), giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi kịp thời.

4. Căn cứ để đối chiếu với khách hàng

Minh bạch và rõ ràng: Hóa đơn in ra từ phần mềm thường có định dạng rõ ràng, dễ đọc và đầy đủ thông tin, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với các sản phẩm mà họ đã mua.

Giải quyết khiếu nại: Khi có tranh chấp hoặc khiếu nại từ khách hàng, chủ shop có thể dễ dàng tra cứu và cung cấp các hóa đơn liên quan để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác.

5. Tăng tính chuyên nghiệp cho cửa hàng

Thương hiệu và sự tin cậy: Hóa đơn in từ phần mềm thường có thiết kế chuyên nghiệp, bao gồm logo và thông tin liên hệ của cửa hàng, giúp tăng cường sự tin cậy và ấn tượng tốt với khách hàng.

Cải thiện hình ảnh cửa hàng: Một hệ thống hóa đơn chuyên nghiệp thể hiện sự hiện đại và quy củ trong quản lý, tạo ấn tượng tích cực với khách hàng về cửa hàng.

Những lợi ích này không chỉ giúp cơ sở kinh doanh của bạn hoạt động hiệu quả hơn mà còn cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, từ đó nâng cao hình ảnh và uy tín của cửa hàng trên thị trường.

Xem thêm: Báo cáo kinh doanh thông minh trên ứng dụng FnB Quản lý nhà hàng

Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng miễn phí

Bảo mật dữ liệu 

Một trong những rủi ro lớn nhất khi sử dụng phần mềm miễn phí là vấn đề bảo mật dữ liệu. Các phần mềm miễn phí thường không được đầu tư mạnh về mặt bảo mật, dẫn đến nguy cơ dữ liệu khách hàng và thông tin bán hàng của bạn bị rò rỉ. 

Chất lượng và tính ổn định

Phần mềm miễn phí thường thiếu sự kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt và không được cập nhật thường xuyên. Điều này dẫn đến việc phần mềm dễ bị lỗi, hoạt động không ổn định, và có thể gây gián đoạn trong quá trình bán hàng.

Hỗ trợ kỹ thuật hạn chế

Khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn thường không nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Khi gặp sự cố, bạn phải tự mình tìm cách giải quyết hoặc dựa vào cộng đồng người dùng, điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Tính năng hạn chế

Phần mềm miễn phí thường chỉ cung cấp các tính năng cơ bản, không đủ đáp ứng nhu cầu phức tạp trong quá trình vận hành kinh doanh. Điều này có thể hạn chế khả năng quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho, và phân tích dữ liệu kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung.

Xem thêm: Đơn giản hóa quá trình kinh doanh với tính năng thiết lập thanh toán đa tiền tệ khi bán hàng

Phần mềm in hóa đơn bán hàng KiotViet: Giải pháp an toàn và hiệu quả được hơn 300.000 nhà kinh doanh tin dùng

Tạo và in hóa đơn bán hàng miễn phí nhanh chóng

Với phần mềm tính tiền in hóa đơn bán hàng KiotViet, người dùng có thể tạo và in hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng. Màn hình in hóa đơn với các lựa chọn nhập giảm giá, nhập tiền khách trả sẽ đảm bảo sự chính xác khi thanh toán cho khách hàng. Bên cạnh đó hóa đơn còn có hai lựa chọn là tiền thừa trả khách hay cộng vào tài khoản khách hàng, hỗ trợ nhân viên tối đa khi thực hiện thao tác bán hàng.

Mọi thao tác tạo và kết nối máy in đều được dễ dàng kết nối ngay trên màn hình máy in hóa đơn bán hàng online hoặc màn hình điện thoại di động. Từ đây, chủ shop dễ dàng tạo và in hóa đơn bán hàng nhanh chóng. 

Dễ dàng quản lý các mẫu in

Phần mềm in bill tính tiền của KiotViet còn cho phép người dùng quản lý các mẫu in theo yêu cầu của công việc. Nhân viên có thể lựa chọn chế độ tự động hoặc tự tạo hóa đơn để tùy chỉnh mẫu in.

Điều này không chỉ giúp thông tin hóa đơn đầy đủ hơn mà còn đáp ứng những yêu cầu khác nhau trong quá trình bán hàng.

In hóa đơn trực tiếp từ điện thoại

Phần mềm in hóa đơn bán hàng trên điện thoại của KiotViet cho phép người dùng in hóa đơn trực tiếp từ thiết bị của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Máy điện thoại của bạn cần kết nối với máy in hóa đơn tại cửa hàng.

Sau khi hoàn thành các thao tác và thanh toán, bạn chỉ cần chọn “In” ở trên màn hình là có thể in hóa đơn từ điện thoại ra máy in hóa đơn bán hàng, tiết kiệm thời gian và công sức khi bán hàng.

Bên cạnh đó, chủ shop cũng có thể kết nối phần mềm với máy in hóa đơn bán hàng online/ máy bán hàng cầm tay để in bill tính tiền nhanh chóng. 

Xem lịch sử in hóa đơn

Phần mềm in bill tính tiền của KiotViet cho phép người dùng xem lịch sử thanh toán đối với từng hóa đơn. Khi lựa chọn “Hóa đơn” ở menu Giao dịch, bạn có thể tìm kiếm và chọn hóa đơn cần xem lịch sử thanh toán của hóa đơn đó.

Những thông tin chính xác về mã phiếu, thời gian, người tạo, phương thức thanh toán, trạng thái và tiền thu sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý hiệu quả hóa đơn tại cửa hàng.

Giới hạn người in hóa đơn

Chủ cửa hàng có thể hạn chế tình trạng gian lận, sai sót bằng cách giới hạn người in hóa đơn trên phần mềm KiotViet. Tùy chọn này giúp chủ cửa hàng chỉ định được số người được phép làm việc với hóa đơn từ đó theo dõi và kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng, tránh những thất thoát không đáng có xảy ra.

Bên cạnh đó tính năng này còn giúp chủ cửa hàng có căn cứ để kiểm tra khi có lỗi và đưa ra được phương pháp xử lý phù hợp.

Tính năng tự động in hóa đơn bán hàng sau khi thanh toán

Chức năng này giúp bạn tự động in hóa đơn bán hàng sau khi thanh toán mà không cần nhấn thêm nút “In” trên màn hình bán hàng. Sau khi thiết lập máy in cùng shortcut cho máy tính, hệ thống sẽ tự in hóa đơn một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Đồng thời, phần mềm cũng liên kết thông minh với máy in hóa đơn bán hàng, giúp quy trình thanh toán được tối ưu nhất.

Dùng thử miễn phí

Việc lựa chọn phần mềm in hóa đơn bán hàng là quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển của cơ sở kinh doanh. Dù phần mềm miễn phí có thể mang lại lợi ích ngắn hạn về chi phí, nhưng những rủi ro tiềm ẩn về bảo mật, chất lượng, và hỗ trợ kỹ thuật có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Đầu tư vào một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp như KiotViet không chỉ giúp bạn yên tâm về bảo mật dữ liệu, chất lượng và tính ổn định, mà còn cung cấp đầy đủ các tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp với giá cả vô cùng hợp lý.