Phần mềm quản lý bán hàng Excel - Đơn giản, miễn phí nhưng nguy hiểm

Theo các số liệu thống kê, hiện nay có hơn một nửa số cửa hàng bán lẻ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí (free). Với sự thuận tiện và tiết kiệm của nó, phần mềm quản lý bán hàng Excel được các chủ cửa hàng tin dùng khi quản lý công việc kinh doanh.

Tuy nhiên liệu phần mềm này có thực sự hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

1. Những hạn chế của phần mềm quản lý bán hàng Excel

Mẫu quản lý bán hàng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng Excel là một công cụ giúp việc ghi chép và theo dõi hoạt động bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên khi quản lý kinh doanh, sử dụng file Excel không phải là một sự lựa chọn hoàn hảo bởi nó còn rất nhiều hạn chế, thậm chí còn có thể đưa đến hậu quả nguy hiểm cho cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: [Tải miễn phí] File Excel quản lý bán hàng đơn giản - KiotViet

Dễ sai sót, nhầm lẫn khi nhập liệu và mất thời gian tìm kiếm lỗi sai

Khi nhập liệu trên phần mềm quản lý bán hàng Excel, nếu không cẩn thận nhân viên sẽ rất dễ nhầm lẫn hay sai sót. Điều này có thể khiến công việc bán hàng bị ảnh hưởng nặng nề bởi dù chỉ một lỗi sai nhỏ cũng có thể dẫn đến sai sót toàn bộ dữ liệu cửa hàng.

Khi đó, cách duy nhất để xử lý sai sót là dò lại toàn bộ số liệu trên file Excel hoặc kiểm tra tất cả mặt hàng để đối chiếu. Việc khắc phục hậu quả sẽ tốn rất nhiều thời gian của nhân viên cũng như chủ cửa hàng, gây ra sự lãng phí không đáng có cho cửa hàng.

Tính bảo mật thấp, dễ bị người khác sửa đổi

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel, dữ liệu chỉ được lưu trữ trên một máy tính dùng chung cho cửa hàng, vì vậy tính bảo mật rất thấp. Bất kỳ ai cũng có thể mở và chỉnh sửa file Excel, tuy nhiên phần mềm lại không có tính năng ghi nhớ lịch sử thao tác.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Như vậy khi có các sửa đổi trong file, chủ cửa hàng rất khó để phát hiện cũng như truy cứu trách nhiệm nhân viên. Dữ liệu không được đảm bảo an toàn, do đó khả năng thất thoát khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel là rất cao.

Không thể đồng bộ được nhiều thiết bị

Phần mềm quản lý bán hàng Excel không có tính năng đồng bộ được với các thiết bị như máy tính, máy in hay máy quét mã vạch. Điều này sẽ gây bất tiện cho người dùng khi cần thực hiện một quy trình thống nhất. Bên cạnh đó nó cũng khiến chủ cửa hàng tốn khá nhiều thời gian và công sức khi bán hàng cũng như quản lý.

Khả năng thống kê, báo cáo doanh thu, tồn kho có giới hạn

Nếu muốn thống kê, báo cáo trên Excel, bạn sẽ phải sử dụng các hàm tính toán khá phức tạp. Hơn nữa bạn chỉ có thể tổng hợp báo cáo vào cuối kì, do đó rất khó để theo dõi và quản lý số liệu một cách chi tiết.

Bên cạnh đó chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi vừa muốn bán hàng vừa muốn thống kê doanh thu trong phần mềm quản lý bán hàng Excel, bởi tính năng của phần mềm này khá hạn chế và dễ gặp sai sót thu thực hiện các thao tác rắc rối.

MIỄN PHÍ dùng thử

Một số hạn chế khác

Bên cạnh những nhược điểm chính như trên, phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí (free) còn tồn tại một số hạn chế như không làm việc hiệu quả trên thông tin có dung lượng lớn; dữ liệu bán hàng lưu trữ rời rạc, không thống nhất; không có tính năng kiểm soát nhân viên dễ gây ra thất thoát.

Xem thêm: Mẫu Excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp cho cửa hàng

2. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chuyên nghiệp, giá rẻ giúp bạn

Với những hạn chế trên, phần mềm quản lý bán hàng Excel không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý của các chủ cửa hàng. Một giải pháp thay thế tối ưu đang được rất nhiều người tin tưởng đó là phần mềm quản lý bán hàng.

Trong đó KiotViet là một trong những phần mềm nổi bật nhất với những tính năng hữu ích giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính chính xác, hiệu quả.

Thanh toán nhanh chóng, bán hàng nhiều hơn

Tính năng hỗ trợ bán hàng của KiotViet giúp nhân viên bán hàng thanh toán nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thông tin về mặt hàng, số tiền sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình, bên cạnh đó nhân viên cũng có thể tạo hóa đơn ngay khi giao dịch phát sinh. Nhờ đó công việc bán hàng sẽ thuận lợi và đưa đến nhiều lợi ích cho cửa hàng.

Giao diện thanh toán trên KiotViet

Quản lý thông tin/số lượng hàng hóa không giới hạn

Với phần mềm KiotViet, chủ cửa hàng có thể thêm cũng như cập nhật thông tin hàng hóa chi tiết về giá bán, giá vốn, số lượng hàng tồn kho và thuộc tính. Bên cạnh đó KiotViet cũng đưa đến tính năng quản lý hàng hóa theo nhóm, giúp việc quản lý sản phẩm dễ dàng và đơn giản hơn.

Xem thêm: [Tải miễn phí] Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty hoặc cá nhân

Kiểm kho nhanh, nắm bắt hàng tồn, bổ sung hàng hoá kịp thời

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, việc kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều vì số lượng hàng hóa được tự động điều chỉnh ứng với mỗi lần xuất nhập kho.

Công tác kiểm kho bằng KiotViet cũng được hỗ trợ tối đa khi chủ cửa hàng có thể sử dụng mã vạch hay số serial để kiểm hàng. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt hàng tồn kho chính xác và có kế hoạch bổ sung hàng hóa kịp thời.

Tính năng kiểm kho của phần mềm KiotViet

Quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp

Hệ thống sẽ giúp theo dõi thông tin từng khách hàng/nhà cung cấp một cách chi tiết nhất. Bên cạnh đó KiotViet cũng đưa đến tính năng phân loại khách hàng theo từng nhóm với các điều kiện thiết lập khác nhau.

Xem thêm: [Miễn Phí] File quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ có thể xây dựng được các chương trình ưu đãi phù hợp cho từng nhóm khách hàng riêng biệt.

MIỄN PHÍ dùng thử

Cập nhật doanh thu báo cáo cụ thể theo ngày

Một tính năng nổi bật của KiotViet đó là tự động cập nhật báo cáo về doanh thu bán hàng theo từng ngày, từng tháng. Hơn nữa báo cáo có thể được hiển thị theo biểu đồ và theo báo cáo chi tiết, giúp chủ cửa hàng nắm rõ hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Báo cáo lợi nhuận của phần mềm KiotViet

Tích hợp mọi thiết bị phần cứng

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ cửa hàng có thể kết nối với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn cũng như két tiền. Điều này giúp quy trình bán hàng được thống nhất, từ đó hoạt động kinh doanh sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng excel tuy khá thuận tiện và hữu ích nhưng chưa thực sự hiệu quả trong công việc quản lý cửa hàng. Nếu muốn theo dõi và quản lý hoạt động cửa hàng nhanh chóng và dễ dàng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ là sự lựa chọn thích hợp dành cho bạn.

MIỄN PHÍ dùng thử