Quản lý cửa hàng tiện lợi: "Tiện" cho khách nhưng "khó" cho chủ?

Cửa hàng tiện lợi đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, đặc biệt ở khu vực thành thị và các vùng đang đô thị hóa. Với đặc điểm hoạt động 24/7, cung cấp hàng trăm loại mặt hàng tiêu dùng thiết yếu, các cửa hàng tiện lợi trở thành lựa chọn yêu thích của nhiều người. Tuy nhiên, đằng sau sự tiện nghi ấy là vô vàn khó khăn mà người làm chủ phải đối mặt mỗi ngày.

Áp lực quản lý từ những điều tưởng nhỏ mà không nhỏ

Hàng hóa đa dạng, tồn kho phức tạp: Cửa hàng tiện lợi thường kinh doanh hàng trăm, thậm chí hàng ngàn mã sản phẩm. Từ mì gói, nước giải khát, đến mỹ phẩm, đồ ăn nhanh,… Tần suất nhập hàng liên tục, hàng tồn, hàng cận date luôn cần được kiểm soát sát sao. Nếu chỉ quản lý bằng sổ sách hoặc Excel, sai sót là điều khó tránh khỏi.

• Ca làm việc xoay vòng – doanh thu khó kiểm soát: Nhân viên làm việc theo ca, thay đổi liên tục khiến việc thống kê doanh thu, kiểm tra quỹ tiền, hay giám sát hiệu suất làm việc trở thành “ác mộng” nếu không có hệ thống hỗ trợ rõ ràng.
• Khó theo dõi chương trình khuyến mãi và giá bán linh hoạt: Để cạnh tranh, cửa hàng thường xuyên triển khai các chương trình giảm giá, combo sản phẩm, tích điểm. Nhưng quản lý khuyến mãi thủ công dễ gây nhầm lẫn về giá, thiệt hại lợi nhuận và gây mất lòng tin với khách.
• Khó quản lý khi vắng mặt: Nhiều chủ cửa hàng chia sẻ rằng chỉ cần họ vắng mặt vài ngày, mọi thứ dễ rơi vào hỗn loạn: sai doanh thu, thất thoát hàng hóa, khách phản ánh không hài lòng…

Xem thêm: Tồn kho lệch, sổ sách sai, mất đơn oan uổng? Đây là cách kiểm soát kho chặt mà không tốn một đồng

“Cứu cánh” cho cửa hàng tiện lợi: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Đứng trước hàng loạt thách thức kể trên, nhiều chủ cửa hàng đã tìm đến giải pháp công nghệ để quản lý bài bản và chuyên nghiệp hơn. Trong đó, phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi KiotViet nổi bật nhờ khả năng xử lý toàn diện các nghiệp vụ từ bán hàng, quản lý tồn kho, nhân sự, cho đến chăm sóc khách hàng.

Tự động hóa quản lý tồn kho: Mọi thứ rõ ràng từ kho đến quầy

Chỉ cần quét mã vạch, phần mềm KiotViet sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho, cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc sắp hết hạn. Không còn cảnh ghi chép thủ công, so sánh chéo giữa đơn hàng và thực tế, chủ cửa hàng chỉ cần mở điện thoại là nắm rõ được tình trạng kho theo thời gian thực.

Đặc biệt, với tính năng nhập kho theo lô, theo hạn sử dụng, chủ cửa hàng tiện lợi có thể dễ dàng kiểm soát các sản phẩm cần "đẩy" sớm, tránh tồn kho lâu ngày gây hư hỏng, lãng phí.

Dùng thử miễn phí

Bán hàng nhanh - chính xác - không sai một đồng

Giao diện bán hàng thân thiện, thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại giúp nhân viên thao tác nhanh, ít sai sót. Hệ thống tự động tính giá, áp dụng khuyến mãi đúng theo cài đặt trước đó, không lo nhầm giá hoặc quên chương trình ưu đãi.

Ngoài ra, KiotViet còn tích hợp tính năng in hóa đơn nhanh, kết nối với máy quét mã vạch, giúp rút ngắn thời gian thanh toán – yếu tố cực kỳ quan trọng với mô hình cửa hàng đông khách như tiện lợi.

Quản lý nhân viên theo ca: Rõ ràng - Minh bạch - Không lo gian lận

Mỗi nhân viên đều có tài khoản đăng nhập riêng, khi vào ca bắt buộc điểm danh và chốt ca sau khi kết thúc. Phần mềm ghi nhận doanh thu theo từng nhân viên, thống kê sản phẩm bán chạy, thời điểm bán hàng cao điểm để chủ cửa hàng dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc.

Tính năng phân quyền rõ ràng giúp giới hạn thao tác của từng vị trí – ví dụ: nhân viên bán hàng không thể truy cập báo cáo tài chính hay chỉnh sửa dữ liệu.

Tăng trưởng doanh thu nhờ khuyến mại thông minh

Với KiotViet, việc thiết lập khuyến mãi cực kỳ linh hoạt: giảm giá theo % hoặc số tiền, mua 1 tặng 1, combo sản phẩm, tặng điểm tích lũy,... Tất cả đều được phần mềm ghi nhớ và tự động áp dụng trong quá trình bán hàng.

Chủ cửa hàng có thể lên chương trình trước vài ngày, theo dõi hiệu quả từng chương trình qua báo cáo doanh số và sản phẩm bán ra. Nhờ đó, dễ dàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh theo thời gian thực.

Theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị 

Dù đang đi công tác, ở nhà hay thậm chí đang du lịch, chủ cửa hàng vẫn có thể theo dõi tình hình kinh doanh thông qua điện thoại hoặc máy tính bảng.

Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết: doanh thu theo ngày/tuần/tháng, hàng tồn kho, sản phẩm bán chạy, lãi gộp,... Mọi con số đều minh bạch, rõ ràng, giúp chủ cửa hàng chủ động ra quyết định mà không cần "đợi sổ sách".

Dùng thử miễn phí

Kết nối máy in bill, máy in mã vạch, két tiền: Đồng bộ hệ thống, không cần ghi tay 

KiotViet tương thích với hầu hết các thiết bị bán hàng hiện nay: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két đựng tiền,... Việc tích hợp này giúp cửa hàng vận hành trơn tru, chuyên nghiệp hơn và giảm thiểu hoàn toàn sai sót trong khâu thanh toán.

Tích hợp đặt hàng Online, quản lý đa kênh cùng lúc

Ngoài việc bán tại cửa hàng, phần mềm KiotViet còn hỗ trợ quản lý đơn hàng từ nhiều kênh khác như Facebook, Tiktok, Shopee,… Giúp cửa hàng tiện lợi dễ dàng mở rộng hình thức bán hàng mà không cần thuê thêm người quản lý riêng từng nền tảng.

Tất cả đơn hàng đều đổ về một hệ thống, dễ kiểm soát hàng hóa, tránh trùng đơn, thiếu hàng hay sai sót trong giao hàng.

Xem thêm: Nhà thuốc thời 4.0: Quản lý chặt chẽ, tăng doanh thu, đáp ứng chuẩn GPP

Cửa hàng tiện lợi là mô hình bán lẻ đặc thù, đòi hỏi sự chính xác, tốc độ và khả năng vận hành linh hoạt. Trong bối cảnh chi phí vận hành tăng cao, cạnh tranh gay gắt và người tiêu dùng ngày càng "khó tính", việc ứng dụng phần mềm quản lý như KiotViet không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu lợi nhuận.

Nếu bạn đang quản lý một cửa hàng tiện lợi hoặc chuẩn bị mở một chuỗi cửa hàng, đừng để công việc quản lý chiếm trọn quỹ thời gian và tinh thần của mình. Hãy để công nghệ đồng hành và hỗ trợ bạn phát triển bền vững, chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.