Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng - kim khí - sắt thép phổ biến nhất

Quản lý một cửa hàng vật liệu xây dựng, kim khí, sắt thép không đơn giản như những mô hình bán lẻ thông thường. Chủ shop phải kiểm soát hàng ngàn mã sản phẩm với nhiều đặc tính khác nhau, theo dõi tồn kho, công nợ và doanh thu một cách chính xác. Nếu vẫn quản lý thủ công, việc sai sót, thất thoát hay nhầm lẫn tiền hàng là điều khó tránh khỏi. Hiện nay, nhiều chủ cửa hàng đã tin tưởng lựa chọn KiotViet để kinh doanh dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Những khó khăn của chủ shop khi quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng

• Dễ nhầm lẫn, sai sót khi số lượng sản phẩm lớn với nhiều đặc tính khác nhau

Các cửa hàng vật liệu xây dựng thường có hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm với đa dạng kích thước, chất liệu, mẫu mã và thương hiệu. Nếu chỉ quản lý thủ công, chủ shop rất dễ nhầm lẫn giữa các mặt hàng, mất nhiều thời gian dò tìm lại trong sổ sách khi khách hỏi, thậm chí báo giá sai hoặc nhầm lẫn sản phẩm. Điều này không chỉ gây bất tiện cho khách mà còn khiến việc kiểm soát hàng hóa trở nên khó khăn hơn.

• Khó kiểm soát tồn kho

Kiểm soát tồn kho luôn là bài toán khó với các cửa hàng vật liệu xây dựng, nhất là khi mỗi sản phẩm như sắt, thép, xi măng, gạch lại có đơn vị tính riêng: kg, tấn, viên, bao... Nếu không có phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ, chủ shop sẽ mất nhiều thời gian kiểm đếm, dễ rơi vào tình trạng hết hàng bất ngờ hoặc nhập dư thừa. Khi hàng hóa xuất - nhập thụ động, không được kiểm soát chặt chẽ, vốn dễ bị “chôn” trong kho, gây ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh.

• Dễ thất thoát tiền hàng, nhầm lẫn công nợ của khách

Không giống như các mặt hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng thường được khách mua với số lượng lớn và thanh toán theo nhiều đợt, có khi kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng. Nếu không theo dõi sát sao, chủ shop rất dễ nhầm lẫn giữa các khoản đã thu và số tiền khách còn nợ, thậm chí quên ghi lại các khoản thanh toán nhỏ lẻ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh mà đôi lúc còn gây ra mâu thuẫn giữa khách hàng và cửa hàng khi số tiền thanh toán không được minh bạch, rõ ràng.

• Phức tạp trong việc quản lý công nợ với nhà cung cấp 

Ngoài công nợ khách hàng, chủ shop còn phải theo dõi công nợ với nhà cung cấp. Chủ shop cần biết chính xác số tiền đã thanh toán, số còn nợ và thời hạn thanh toán để không bị chậm trễ. Nếu chỉ ghi chép bằng sổ sách hoặc file Excel, việc sai sót, nhầm lẫn là khó tránh khỏi, khiến quá trình đối chiếu công nợ trở nên phức tạp, thậm chí ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.

• Khó khăn trong việc nắm bắt hiệu quả kinh doanh

Để vận hành một cửa hàng vật liệu xây dựng hiệu quả, chủ shop cần nắm rõ doanh thu, lợi nhuận, chi phí và tình trạng hàng hóa. Quản lý thủ công dẫn đến việc tổng hợp số liệu thường mất nhiều thời gian, dễ sai sót và không phản ánh chính xác tình hình kinh doanh. Khi không có số liệu để tham khảo, chủ shop khó đưa ra quyết định kịp thời, từ việc nhập hàng, điều chỉnh giá bán đến xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn. Điều này có thể khiến cửa hàng bỏ lỡ cơ hội phát triển hoặc gặp rủi ro tài chính mà không kịp xử lý.

Xem thêm: Tính năng phân tích kinh doanh thông minh của KiotViet: Hỗ trợ nhà bán hàng đưa ra quyết định chính xác

2. KiotViet mang đến những lợi ích gì cho cửa hàng vật liệu xây dựng - kim khí - sắt thép?

• Quản lý dễ dàng hàng ngàn mã sản phẩm theo đặc tính và đơn vị tính

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ shop sắp xếp và quản lý kho hàng một cách khoa học bằng cách phân loại sản phẩm theo nhóm, thuộc tính như chất liệu, kích thước, thương hiệu… Nhờ đó, việc tra cứu, kiểm soát hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Mỗi sản phẩm được quản lý bằng mã số riêng, đi kèm đơn vị tính linh hoạt, đáp ứng nhu cầu bán hàng thực tế. Đặc biệt, với ngành vật liệu xây dựng, hàng hóa thường nhập theo khối lượng lớn nhưng bán lẻ với nhiều đơn vị khác nhau. Chẳng hạn, sắt nhập theo kg nhưng bán theo cây, tôn nhập theo kg nhưng cắt bán theo mét…. Đây cũng là lý do nhiều chủ cửa hàng lựa chọn KiotViet để tối ưu công việc kinh doanh.

• Theo dõi tồn kho chính xác

Khi hàng hóa đã được nhập đầy đủ trên phần mềm, mỗi khi bán hàng/xuất hàng, phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho và hỗ trợ cập nhật lại số lượng hàng theo thực tế khi nhập thêm. Tính năng này giúp chủ shop có thể theo dõi tồn kho dễ dàng theo từng mặt hàng, kiểm kho nhanh chóng. KiotViet còn có thêm tính năng cảnh báo tồn kho hỗ trợ chủ cửa hàng đưa ra kế hoạch nhập hàng hoặc đẩy hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều.

• Thanh toán đơn hàng theo nhiều đợt với số tiền lớn

Hiểu được rằng khách hàng thường thanh toán theo nhiều đợt với số tiền lớn, KiotViet đã cung cấp tính năng hỗ trợ thanh toán từng phần, giúp chủ shop dễ dàng ghi nhận số tiền khách đã trả và số còn lại. Mọi hóa đơn thanh toán đều được lưu trữ chi tiết trên phần mềm, quản lý theo từng đơn hàng, giúp tra cứu nhanh chóng, tránh sai sót hay thất thoát, đồng thời quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

• Theo dõi công nợ sát sao

KiotViet giúp chủ shop theo dõi công nợ chi tiết với khách hàng và các nhà cung cấp, ghi nhận đầy đủ thông tin của mọi giao dịch theo ngày mua, số lượng, số tiền đã thanh toán và dư nợ còn lại. Mọi thông tin được lưu trữ chính xác, dễ dàng tra cứu, giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, tránh thất thoát và sai sót trong quá trình đối soát công nợ.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho miễn phí dành cho các cửa hàng bán lẻ

• Tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, lợi nhuận

Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo các khoản thu - chi, lãi - lỗ theo ngày, tuần, tháng, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian kiểm kê, tổng hợp sổ sách. Mọi số liệu trong báo cáo được trình bày dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu, giúp chủ cửa hàng nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh, đánh giá hiệu quả buôn bán và đưa ra quyết định, chiến lược phù hợp để tối ưu doanh thu.
Quản lý cửa hàng từ xa hiệu quả

Một ưu điểm khác của KiotViet là khả năng quản lý cửa hàng từ xa hiệu quả. Chủ shop có thể truy cập hệ thống báo cáo mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Nhờ đó, việc theo dõi doanh thu, kiểm soát hàng hóa và giám sát hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Dùng thử miễn phí

Như vậy, với những tính năng nổi bật trên, KiotViet giúp chủ cửa hàng vật liệu xây dựng theo dõi hàng hóa chặt chẽ, quản lý công nợ chính xác và kiểm soát doanh thu hiệu quả hơn. Hãy đăng ký sử dụng MIỄN PHÍ phần mềm KiotViet ngay để cửa hàng bạn kinh doanh dễ dàng và giảm thiểu rủi ro thất thoát!