Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet – Giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, các hộ kinh doanh vừa, nhỏ và siêu nhỏ cũng không thể đứng ngoài xu hướng hiện đại hóa quy trình quản lý. Một trong những thách thức lớn mà nhiều hộ kinh doanh gặp phải chính là việc xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn giấy không chỉ tốn kém chi phí mà còn dễ xảy ra sai sót, thất lạc. Chính vì vậy, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp hộ kinh doanh vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

1. Hóa đơn điện tử là gì và tại sao hộ kinh doanh cần sử dụng?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức thay thế hóa đơn giấy truyền thống, được lập, ký số và lưu trữ trên hệ thống điện tử theo quy định của pháp luật. Với xu hướng chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mà còn mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí: Không tốn giấy, mực in, lưu trữ hay vận chuyển hóa đơn.
• An toàn, tiện lợi: Giảm rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn.
• Tăng tốc độ xử lý: Xuất hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng tra cứu, quản lý.
• Hợp pháp, minh bạch: Đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế, giúp kiểm soát tài chính chặt chẽ.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử

2. Khó khăn khi quản lý hóa đơn điện tử theo cách thủ công

Dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc quản lý không đúng cách có thể gây ra nhiều vấn đề như:

• Khó khăn trong tra cứu: Nếu không có hệ thống lưu trữ tốt, việc tìm kiếm hóa đơn sẽ mất thời gian.
• Lỗi xuất hóa đơn: Xuất hóa đơn sai thông tin dễ dẫn đến sai sót, phải điều chỉnh, gây mất uy tín với khách hàng.
• Quản lý thủ công dễ nhầm lẫn: Khi số lượng hóa đơn lớn, việc ghi nhận và đối soát hóa đơn bằng tay rất dễ xảy ra sai sót.

Chính vì vậy, hộ kinh doanh cần một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như KiotViet để tối ưu quy trình này.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dành riêng cho cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống

3. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet có gì đặc biệt?

Là một trong những phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu tại Việt Nam với hơn 300.000 nhà kinh doanh tin dùng, KiotViet cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử toàn diện với nhiều tính năng vượt trội:

• Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác

Với KiotViet, hộ kinh doanh có thể tạo hóa đơn điện tử ngay sau khi bán hàng, chỉ với vài thao tác đơn giản. Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ đơn hàng, đảm bảo thông tin chính xác, hạn chế sai sót.

• Quản lý hóa đơn tập trung, dễ dàng tra cứu

Tất cả hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tìm kiếm, tra cứu theo nhiều tiêu chí như số hóa đơn, tên khách hàng, ngày xuất hóa đơn...

• Kết nối với Tổng cục Thuế

KiotViet tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp hộ kinh doanh phát hành và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế tự động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

• Dễ dàng gửi hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn có thể được gửi trực tiếp qua email, SMS hoặc link tra cứu, giúp khách hàng nhanh chóng nhận và kiểm tra hóa đơn mà không cần in giấy.

• Báo cáo chi tiết, hỗ trợ quyết toán thuế

Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình xuất hóa đơn, giúp hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi, đối soát doanh thu, đồng thời hỗ trợ công tác quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác.

Dùng thử miễn phí

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không cần in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giảm chi phí vận hành và thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán.

• Hạn chế sai sót

Hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu bán hàng và xuất hóa đơn, giảm thiểu lỗi nhập tay, giúp hộ kinh doanh yên tâm trong quản lý tài chính.

• Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật

KiotViet tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật thông tin.

• Quản lý dễ dàng, thuận tiện

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với người không rành công nghệ. Có thể truy cập phần mềm từ bất cứ đâu, chỉ cần có internet.

Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet không chỉ giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn mà còn đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch trong quản lý tài chính. Với các tính năng thông minh, dễ sử dụng và tuân thủ quy định pháp luật, KiotViet là lựa chọn hàng đầu cho các hộ kinh doanh hiện nay.