Phần mềm quản lý homestay phổ biến nhất: Theo dõi phòng trống, kiểm phòng, checkout nhanh chóng

Dễ dàng theo dõi tình trạng phòng còn trống hay đã có khách đặt trước, đang có khách, kiểm phòng nhanh chóng chỉ với vài thao tác trên điện thoại có cài phần mềm KiotViet. Đây là một trong số rất nhiều tiện ích mà KiotViet mang đến cho các chủ kinh doanh giúp vận hành homestay dễ dàng & hiệu quả hơn. 

Tại sao chủ homestay cần sử dụng phần mềm quản lý? 

Trong năm 2024, ngành du lịch nói chung và ngành dịch vụ lưu trú nói riêng đều có sự tăng trưởng vượt bậc về cả doanh thu và lượng khách đặt phòng. Nhu cầu đặt phòng lớn khiến chủ homestay gặp khó khăn khi quản lý vận hành. Một số khó khăn phổ biến, thường gặp như: Không nắm rõ lịch trống từng ngày, tình trạng phòng để tư vấn cho khách kịp thời, kiểm phòng mất nhiều thời gian, checkin, checkout & khai báo lưu trú chưa được tối ưu. Chính vì vậy, rất nhiều chủ homestay đã sử dụng phần mềm quản lý để vận hành hiệu quả hơn. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm để quản lý khách sạn: 

• Quản lý đặt phòng hiệu quả: Phần mềm giúp tổ chức và quản lý các đơn đặt phòng một cách dễ dàng, từ việc nhận đặt phòng đến quản lý lịch trống và chi tiết khách hàng.
• Tối ưu hóa hoạt động: Giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý phòng như check-in, check-out, và thanh toán.
• Giao tiếp và tương tác khách hàng: Phần mềm cung cấp công cụ để tương tác với khách hàng, từ việc gửi thông báo đến thu thập đánh giá và phản hồi.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo về tình trạng phòng, doanh thu, và các chỉ số quản lý khác để giúp chủ homestay đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn thông tin cá nhân khách hàng và dữ liệu kinh doanh của homestay.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng thông qua dịch vụ tốt hơn và sự linh hoạt trong quản lý.
Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp cho việc điều hành homestay trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

KiotViet - Phần mềm quản lý homestay phổ biến nhất 

KiotViet được biết đến là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay với hơn 300.000 nhà kinh doanh sử dụng. Phần mềm thiết kế chuyên biệt cho 20 ngành hàng khác nhau & có phiên bản dành riêng cho ngành dịch vụ lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay, villa. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý vận hành homestay, giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian, du không có mặt tại cơ sở nhưng vẫn nắm bắt và vận hành chính xác, nhanh chóng. 

Theo dõi tình trạng đặt phòng, checkin nhanh chóng

KiotViet quản lý chặt chẽ số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả...giúp lễ tân tư vấn đặt phòng cho khách hợp lý. Lưu trữ thông tin khách hàng, ngày tháng nhận phòng, hạng phòng & nhận cọc của khách tiện lợi. 
Để thuận tiện cho lễ tân tư vấn, KiotViet hỗ trợ tính năng gợi ý tìm phòng trống thông minh. Chỉ cần nhập thông tin lên thanh tìm kiếm như: Thời gian thuê theo ngày/giờ/qua đêm/tháng, nhập thời gian nhận phòng, trả phòng, phần mềm sẽ hiển thị gợi ý các hạng phòng còn trống phù hợp để thuận tiện tư vấn và đặt phòng nhanh. Sau khi chọn phòng phù hợp, hệ thống tự động nhập luôn các thông tin đặt phòng đã tìm kiếm trước đó, giúp lễ tân không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần & đảm bảo mức độ chính xác cao, hạn chế nhầm lẫn, sai sót thông tin đặt phòng. 

Phần mềm quản lý khách sạn cũng hỗ trợ tìm phòng đã đặt trước theo họ tên/số điện thoại khách hàng, quét căn cước công dân, tự động nhập thông tin khách hàng chỉ trong 3 giây, tiết kiệm 30% thời gian checkin và xuất file danh sách khách lưu trú theo mẫu khai báo Bộ Công An.

Xem thêm: Quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả với KiotViet

Dùng thử miễn phí

Quản lý bộ phận buồng phòng linh hoạt

Lễ tân có thể xem lịch sử sử dụng phòng giúp quản lý phòng trống/đang có khách/sắp trả phòng/đã đặt trước để có kế hoạch dọn dẹp và đón tiếp phù hợp. Nhân viên buồng phòng dễ dàng nhận yêu cầu kiểm phòng, dọn phòng nhanh chóng qua app trên điện thoại. Theo dõi và chủ động chuyển trạng thái dọn phòng (chưa dọn/sạch) trên hệ thống, rút ngắn thời gian tiếp nhận thông tin từ lễ tân tới bộ phận buồng phòng. 

Kiểm phòng tiện lợi

Không còn tình trạng kiểm phòng thủ công, ghi ra giấy dễ sai sót, phối hợp giữa các bộ phận buồng phòng & lễ tân thiếu chặt chẽ, còn chậm trễ dẫn đến làm thủ tục checkout cho khách mất nhiều thời gian. Với KiotViet, homestay có thể rút ngắn quy trình kiểm phòng với các tính năng vượt trội. 
Thiết lập minibar theo từng phòng, từng căn dễ dàng tùy chỉnh danh mục sản phẩm. Bộ phận buồng phòng chỉ cần đối chiếu với danh sách đã thiết lập, ghi nhận nhanh chóng số lượng và loại sản phẩm khách đã sử dụng để tính vào hóa đơn.
Gửi yêu cầu kiểm phòng nhanh chóng, không còn những lần chờ đợi lâu, lễ tân có thể gửi yêu cầu kiểm phòng trực tiếp cho bộ phận buồng phòng qua phần mềm, đảm bảo không có thiệt hại hoặc hỏng hóc nào xảy ra trong suốt thời gian khách lưu trú.
Sau khi nhận yêu cầu, bộ phận buồng phòng sẽ tiến hành kiểm tra và nhập thông tin vào phần mềm. Kết quả kiểm phòng được tự động gửi về lễ tân, giúp nắm bắt tình hình và tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình trả phòng một cách suôn sẻ và chính xác.

Quản lý khách lưu trú chặt chẽ 

Tính năng quản lý khách lưu trú giúp nhân viên theo dõi chi tiết các thông tin đặt phòng, đặt cọc, thời gian lưu trú, công nợ, tích điểm,...Mọi dữ liệu đều được lưu trữ chi tiết trên hệ thống, nhân viên khách sạn có thể dễ dàng liên hệ, hỗ trợ kịp thời cho từng khách hiệu quả. Nhờ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.

Tùy chọn thuê phòng theo ngày/đêm/tháng tiện lợi

Trên màn hình đặt phòng, chủ homestay có thể tùy chọn thuê phòng theo các hình thức như thuê theo giờ, theo ngày, theo tháng linh hoạt. Với mỗi hình thức, phần mềm đều hiển thị giá tiền cụ thể, không cần mất công tính toán. Chủ homestay có thể thiết lập bảng giá phòng theo thời gian cụ thể hoặc theo nấc bậc thang để phần mềm tự động áp dụng khi khách đặt phòng. 

Xem thêm: Tính tiền phòng thuê tháng tiện lợi trên phần mềm quản lý khách sạn, homestay KiotViet 

Dùng thử miễn phí

Trả phòng & thanh toán nhanh, chính xác 

Việc checkout trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Chỉ cần xác nhận giờ trả phòng, hệ thống sẽ tự động tính thời gian sử dụng (dựa trên thời gian check in, check out) và tổng tiền mà khách cần phải trả. Phần mềm cũng hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức: quẹt thẻ, chuyển khoản, tiền mặt, quét mã QR Code tiện lợi và linh hoạt. 

Quản lý kinh doanh từ xa ngay trên điện thoại

Chủ homestay không cần có mặt thường xuyên vẫn có thể theo dõi được tình hình kinh doanh theo thời gian thực. Đặc biệt, chủ khách sạn có thể dùng app KiotViet trên điện thoại để theo dõi toàn bộ tình hình kinh doanh từ xa như: công suất sử dụng, trạng thái buồng phòng, báo cáo doanh thu, xuất nhập hàng, công nợ đối tác...Ngay lập tức nhận được thông báo khi có biến động như trả phòng, thanh toán, nhân viên điều chỉnh kho hàng hóa,...giúp giảm 50% thời gian có mặt trực tiếp tại homestay. 

Quản lý nhân viên hiệu quả 

Phần mềm hỗ trợ chủ homestay quản lý nhân viên hiệu quả hơn với các tiện ích như phân quyền sử dụng trên phần mềm bảo mật thông tin, kết nối máy chấm công, tự động tính lương, thưởng, hoa hồng chính xác. 

Quản lý kho chặt chẽ

Tự động cập nhật tồn kho các đồ dùng như: khăn tắm, bàn chải, kem đánh răng, nước uống, đồ ăn vặt theo thời gian thực ngay sau khi khách hàng trả phòng, theo dõi và nhập hàng kịp thời.
Quản lý chi tiết số lượng đồ dùng cố định như: khăn tắm, ga giường, chăn, ấm đun nước đảm bảo luôn đáp ứng đủ nhu cầu, hạn chế gian lận, thất thoát.

Phần mềm quản lý homestay KiotViet được rất nhiều chủ kinh doanh lựa chọn để tăng hiệu quả quản lý kinh doanh. Phần mềm đang được DÙNG THỬ MIỄN PHÍ không giới hạn tính năng. Nhanh tay đăng ký ngay!