Quản Lý Khách Sạn Bằng Phần Mềm: Giải Quyết Bài Toán Nan Giải Của Phương Pháp Quản Lý Thủ Công

Khi công nghệ tiếp tục phát triển nhanh chóng trong tất cả các ngành công nghiệp trên toàn thế giới, ngành khách sạn đang thực sự bắt đầu nhận thấy những lợi ích. Phần mềm quản lý khách sạn đã đi một chặng đường dài trong việc giúp các chủ khách sạn cải thiện cách thức hoạt động kinh doanh của họ.

Rủi ro tiềm ẩn khi quản lý khách sạn bằng phương pháp thủ công

Đặt phòng, check in, check out của lễ tân

Bộ phận lễ tân có vai trò chính là nhận đặt phòng, hủy phòng, check in, check out,… cho khách hàng. Với việc quản lý khách sạn theo lối thủ công, mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng nào còn vào ngày này, phòng nào hết vào ngày kia đều cần một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là đối với những khách sạn lớn, có số lượng khách cư trú đông thì vấn đề quầy lễ tân làm việc chậm chạp sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng khó chịu.

Công suất phòng không đạt mức tối đa

Để khách sạn thu được lợi nhuận tốt nhất thì các phòng cần được hoạt động một cách tối đa. Tuy nhiên, với cách quản lý sổ sách, kiểm tra phòng một cách thủ công thì việc này vô cùng khó khăn.

Xem thêm: KiotViet ra mắt phiên bản mới: Phần mềm quản lý dành riêng cho nhà nghỉ, khách sạn, homestay & villa

Khó khăn khi bán phòng trên các kênh OTA

Bán phòng trên các kênh OTA (Traveloka, Booking.com,..) là một cách hiệu quả để khách sạn tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không có cách quản lý hiệu quả thì thông tin phòng sẽ bị chồng chéo, không thể kiểm soát, đặc biệt là làm bằng cách thủ công. Ví dụ như khi khách hàng đặt phòng trên 1 kênh OTA này thì khách sạn ngay lập tức phải cập nhật lại số phòng trên các kênh OTA còn lại. 

Quản lý khách sạn bằng cách thủ công vẫn tồn tại khá nhiều bất cập

Việc dọn dẹp của nhân viên buồng phòng

Theo thống kê thì nhân viên buồng phòng thường phải tốn 10-15% thời gian trong ngày chỉ để tìm kiếm phòng mình cần phải vệ sinh, dọn dẹp. Với cách quản lý khách sạn theo kiểu thủ công thì nhân viên khó có thể biết được phòng nào đang cần vệ sinh cũng như phòng cần vệ sinh nào thuộc trách nhiệm của mình.

Tính chính xác của các báo cáo 

Đảm bảo các báo cáo có độ chính xác cao là điều cần thiết để cấp quản lý có những quyết định kịp thời. Nhưng với cách lưu trữ số liệu thủ công thì việc có sai sót là không thể tránh khỏi. Chưa kể tới vấn đề nhân viên gian lận trong quá trình làm báo cáo. Vì thế, vấn đề thâm hụt dễ dàng có thể xảy ra khiến doanh thu sụt giảm và hình ảnh khách hàng đi xuống nhanh chóng.

Quản lý từ xa

Chủ hay người quản lý không thể nào có mặt 24/24 ở khách sạn, vì thế không thể bao quát được các vấn đề. Bạn sẽ khó có thể biết rõ được mỗi ngày lượt khách ra sao, thu chi thế nào, kho đồ dùng còn bao nhiêu, nhân viên ai đi làm ai nghỉ….

Có thể thấy, các khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối thủ công là rất lớn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh, lợi nhuận cũng như bộ mặt của khách sạn.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay KiotViet: Tối ưu vận hành - Tối đa hiệu suất

Phần mềm quản lý khách sạn của KiotViet được thiết kế với những tính năng vượt trội đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý của chủ kinh doanh cùng giao diện hiện đại, thông minh và thân thiện. 

Tính tiền phòng theo giờ, theo ngày chính xác

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet tự động tính tiền phòng theo giờ & các sản phẩm, dịch vụ phụ thu khi khách hàng check out, giúp thu ngân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi bộ phận từ lễ tân, buồng phòng, thu ngân...

Quản lý phòng hiệu quả

Theo dõi số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả. Từ đó khách sạn có thể lên lịch đặt phòng, dọn dẹp và đón tiếp khách hàng hợp lý. Tránh trường hợp nhầm lẫn khiến khách hàng khó chịu.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay tốt nhất 2023

Thanh toán nhanh, giảm thất thoát

Phần mềm hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả thao tác của nhân viên đều được quản lý & lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi khách sạn cần.

Quản lý khách hàng chi tiết

Thông tin đặt phòng và khách lưu trú được phần mềm quản lý chi tiết trên hệ thống giúp chủ khách sạn dễ dàng liên hệ, hỗ trợ cho từng khách hàng hiệu quả. Nhờ đó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.

Doanh thu vượt trội, quản lý từ xa

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet dùng được trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên một tài khoản. Giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn từ xa, theo thời gian thực.

Như với tất cả các sản phẩm, lựa chọn rẻ nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất – và điều tương tự cũng xảy ra với lựa chọn đắt nhất. Có rất nhiều sản phẩm rẻ tiền sẽ khiến bạn phải trả giá đắt nếu không cẩn thận khi mua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. Vì vậy, nếu bạn đã, đang và sẽ kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, homestay và cần có một công cụ giúp quản lý các tác vụ trong quá trình vận hành thì đừng bỏ qua phần mềm quản lý bán hàng KiotViet nhé!