Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Tự động hóa quy trình đặt phòng trực tuyến

Trong ngành khách sạn, việc tối ưu hóa quy trình đặt phòng và nhận phòng không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn giảm áp lực cho nhân viên lễ tân, đặc biệt trong những giờ cao điểm hoặc các dịp lễ tết. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã nhanh chóng nhận ra nhu cầu này và phát triển các tính năng tự động hóa toàn diện, giúp các khách sạn không chỉ hoạt động hiệu quả hơn mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Bất cập của việc nhận đặt phòng qua điện thoại và ghi chép vào sổ

Trước khi các giải pháp phần mềm như KiotViet ra đời, nhiều khách sạn vẫn duy trì cách thức truyền thống là nhận đặt phòng qua điện thoại và ghi chép thông tin vào sổ sách hoặc bảng tính Excel. Mặc dù cách làm này có thể phù hợp với những khách sạn nhỏ, ít phòng, nhưng khi quy mô kinh doanh tăng lên, các bất cập và rủi ro của phương pháp này ngày càng trở nên rõ rệt.

Thứ nhất, việc ghi chép thông tin thủ công dễ dẫn đến sai sót. Nhân viên có thể ghi nhầm ngày, giờ hoặc loại phòng, dẫn đến tình trạng phòng bị đặt trùng lặp hoặc không đáp ứng đúng yêu cầu của khách. Điều này không chỉ gây mất uy tín mà còn khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng.

Thứ hai, việc quản lý tình trạng phòng trống bằng cách ghi chép thủ công không thể phản ánh chính xác số lượng phòng trống tại mỗi thời điểm. Khi nhiều nhân viên cùng truy cập và chỉnh sửa, khả năng xảy ra sai sót tăng lên, gây khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý.

Thứ ba, trong các mùa cao điểm hoặc lễ tết, số lượng cuộc gọi đặt phòng tăng cao có thể khiến nhân viên quá tải, dẫn đến việc bỏ lỡ hoặc xử lý không kịp thời các yêu cầu của khách hàng. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ của khách sạn.

Xem thêm: Gửi email tự động cho khách hàng khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin hoặc xác nhận hủy đặt phòng ngay trên phần mềm

Đặt phòng trực tuyến trên website khởi tạo từ phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Thuận tiện, nhanh chóng

Với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, việc tạo ra một website đặt phòng trực tuyến không còn là điều khó khăn và tốn kém đối với các khách sạn vừa và nhỏ. Website này không chỉ mang đến cho khách sạn một giao diện chuyên nghiệp mà còn cho phép khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp mà không cần qua bất kỳ bên trung gian nào. Khách chỉ cần truy cập vào website, lựa chọn phòng phù hợp, nhập thông tin cá nhân và hoàn tất thao tác đặt phòng. Tất cả quy trình này được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức.

Tính năng đặt phòng trực tuyến không chỉ giúp khách sạn tận dụng tối đa nguồn lực mà còn giúp tối ưu doanh thu bằng cách giảm thiểu các chi phí phát sinh từ các kênh đặt phòng bên thứ ba. Ngoài ra, việc tự động cập nhật tình trạng phòng trống ngay trên website cũng giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn phòng phù hợp, giảm thiểu sai sót trong quá trình đặt phòng.

Ngay khi khách hàng hoàn tất đặt phòng, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay trên màn hình lễ tân. Thu ngân click vào thông báo để kiểm tra thông tin và xác nhận đặt phòng cho khách. Sau khi xác nhận lịch hẹn thì lịch đó sẽ chuyển sang trạng thái Đã đặt trước trên màn hình xem lịch và ẩn khỏi danh sách chờ xác nhận. Đặt phòng sau đó sẽ được tiếp tục xử lý như các đặt phòng khác của khách sạn.

Bên cạnh đó, KiotViet cũng hỗ trợ người dùng gửi email tự động cho khách hàng có đặt phòng thành công, cập nhật thông tin đặt phòng, hoặc xác nhận hủy đặt phòng nhằm tăng sự chuyên nghiệp và uy tín, giúp khách hàng cảm nhận được sự quan tâm và chuyên nghiệp từ phía khách sạn. Điều này có thể tạo ra ấn tượng tốt và khuyến khích khách hàng quay lại trong các lần lưu trú tiếp theo.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích của tính năng đặt phòng và nhận phòng trực tuyến trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet trong vận hành kinh doanh

Tính năng đặt phòng online ngay trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vận hành.

Trước hết, tự động hóa quy trình đặt phòng giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và cập nhật tình trạng phòng trống, đảm bảo rằng thông tin luôn chính xác và đáng tin cậy. Điều này giúp tránh tình trạng đặt phòng trùng lặp hoặc không đúng với yêu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và uy tín của khách sạn.

Bên cạnh đó, việc giảm thiểu thời gian và nhân lực cho quy trình tìm kiếm  - kiểm tra - xác nhận đặt phòng từ bộ phận lễ tân giúp khách sạn tiết kiệm chi phí vận hành. Nhân viên lễ tân không cần phải thực hiện các công việc thủ công như nhập thông tin, in phiếu mà có thể tập trung vào việc chăm sóc khách hàng, xử lý các tình huống phát sinh hoặc hỗ trợ những yêu cầu đặc biệt của khách. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả cho nhân viên.

Hơn nữa, với tính năng đặt phòng trực tuyến ngay trên website khởi tạo từ phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ cơ sở lưu trú có thể dễ dàng phục vụ một lượng lớn khách hàng cùng lúc mà không gặp phải tình trạng ùn tắc hay chờ đợi lâu tại quầy lễ tân. Điều này đặc biệt quan trọng trong các mùa cao điểm, khi lượng khách tăng cao. Khả năng xử lý nhanh chóng và linh hoạt giúp khách sạn duy trì được sự chuyên nghiệp và thu hút được nhiều khách hàng hơn.

Cuối cùng, việc áp dụng công nghệ hiện đại trong quy trình đặt phòng và nhận phòng không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn tạo ra một ấn tượng tích cực với khách hàng. Những trải nghiệm tiện lợi và hiện đại sẽ khiến khách hàng nhớ đến và có xu hướng quay lại sử dụng dịch vụ trong tương lai, góp phần tăng cường sự trung thành và doanh thu cho khách sạn.

Xem thêm: Hơn 100,000 khách hàng hài lòng và tin dùng các mẫu website từ KiotViet

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã mang đến một giải pháp toàn diện cho việc tự động hóa quy trình đặt phòng tại khách sạn. Từ việc tạo ra một website đặt phòng chuyên nghiệp cho đến việc khách lưu trú có thể tự lựa chọn và đặt phòng chỉ bằng cách quét mã QR để dẫn đến website, tất cả đều nhằm mục tiêu tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và giảm thiểu chi phí vận hành cho khách sạn.