Phần mềm quản lý kho miễn phí dành cho các cửa hàng bán lẻ

Quản lý kho hàng chưa bao giờ là chuyện đơn giản, nhất là khi số lượng hàng hóa ngày càng nhiều. Nếu cứ ghi chép thủ công, chủ shop dễ mất thời gian, sai sót và khó kiểm soát thất thoát. Với phần mềm quản lý kho miễn phí từ KiotViet, mọi thứ sẽ dễ dàng hơn: nhập – xuất nhanh chóng, kiểm kho chính xác, quản lý hàng hóa dễ dàng ngay trên điện thoại. Dù kinh doanh nhỏ hay mở rộng nhiều cơ sở, chủ shop vẫn theo dõi được tồn kho mọi lúc, mọi nơi trên cùng một hệ thống mà không còn lo sai sót.

1. Những khó khăn của chủ shop khi quản lý kho hàng

• Nhập – xuất kho thủ công, mất thời gian

Nhiều chủ shop vẫn quen ghi chép nhập – xuất kho bằng sổ tay hoặc file Excel. Cách làm này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Khi lượng hàng hóa tăng lên, việc kiểm soát thủ công càng trở nên rườm rà, khiến chủ shop mất nhiều công sức mà hiệu quả không cao.

• Số lượng hàng trong kho không khớp với số hàng thực

Nhiều chủ shop gặp tình trạng số liệu tồn kho trên sổ sách khác so với thực tế. Điều này thường xảy ra do sai sót khi ghi chép, quên cập nhật hàng nhập – hàng xuất hoặc nhầm lẫn giữa các đơn hàng. Khi số lượng hàng không chính xác, chủ shop dễ rơi vào cảnh hàng trên sổ sách thì còn nhưng thực tế lại hết, hoặc ngược lại, khiến việc nhập hàng và bán hàng gặp nhiều khó khăn.

• Hàng hóa thất thoát, khó kiểm soát

Quản lý kho không chỉ đơn giản là theo dõi số lượng hàng nhập vào và bán ra, mà còn phải đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiều chủ shop gặp khó khăn khi không thể theo dõi sát sao từng giao dịch nhập – xuất hàng, đặc biệt khi có nhiều nhân viên cùng tham gia quản lý kho. Hàng hóa có thể bị thất thoát do sai sót khi ghi chép, nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê, hoặc thậm chí bị mất mà không rõ nguyên nhân.

• Rắc rối khi làm việc với nhiều nhà cung cấp

Hầu hết các chủ shop đều nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi bên lại có mức giá, chiết khấu riêng. Nếu không có cách quản lý rõ ràng, việc theo dõi lịch sử nhập hàng, công nợ hay so sánh giá nhập giữa các nhà cung cấp dễ trở nên rắc rối. Điều này không chỉ gây nhầm lẫn mà còn mất nhiều thời gian đối chiếu, có thể dẫn đến sai sót trong thanh toán hoặc ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác lâu dài.

• Mở rộng kinh doanh, quản lý kho càng thêm phức tạp

Có những chủ shop sở hữu nhiều cơ sở kinh doanh, mỗi nơi lại có lượng hàng hóa và nhu cầu nhập – xuất khác nhau. Nếu không quản lý chặt chẽ, dễ xảy ra tình trạng nơi thì hết hàng, nơi lại tồn kho quá nhiều, gây thất thoát và ảnh hưởng đến doanh thu. Khi quy mô càng lớn, việc kiểm soát kho bằng cách thủ công sẽ càng mất nhiều thời gian, công sức và dễ sai sót.

• Không có dữ liệu chuẩn xác để dự đoán xu hướng mua hàng

Để kinh doanh hiệu quả cũng cần nắm bắt xu hướng mua sắm, biết sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào tồn kho lâu để có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Nếu không có dữ liệu rõ ràng để căn cứ, chủ shop dễ nhập nhiều những mặt hàng bán chậm hoặc bị động với những mặt hàng bán chạy. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm mất cơ hội bán hàng.

Xem thêm: 10+ chiến lược “hái ra tiền” dành cho các quán ăn, quán cafe nhỏ

2. KiotViet giúp chủ shop giải quyết những vấn đề trên như thế nào?

• Tự động giảm trừ số lượng tồn kho sau khi bán

Mỗi khi có đơn hàng được thanh toán hoặc hàng xuất khỏi kho, phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động trừ số lượng tương ứng mà không cần nhập tay. Nhờ đó, chủ shop luôn theo dõi được tồn kho chính xác, tránh tình trạng sổ sách một đằng, thực tế một nẻo. Khi cần kiểm tra số lượng hàng còn lại, chỉ cần mở phần mềm là có ngay dữ liệu cập nhật, không mất thời gian kiểm đếm thủ công.

• Kiểm kho nhanh chóng, chính xác

Thay vì mất hàng giờ kiểm kê bằng sổ sách, KiotViet giúp chủ shop kiểm kho dễ dàng chỉ với vài thao tác. Phần mềm quản lý kho với công nghệ quét mã vạch giúp đẩy nhanh tốc độ kiểm kho gấp đôi. Chủ shop chỉ cần quét mã sản phẩm, nhập số lượng thực tế, hệ thống sẽ tự động đối chiếu và hiển thị chi tiết số lượng hàng đã khớp hoặc bị lệch và tạo phiếu kiểm kho nhanh chóng. Sau khi phát hiện chênh lệch, phần mềm sẽ tự động cân bằng kho, đảm bảo số lượng tồn trên hệ thống bằng với số thực kiểm.

• Quản lý nhập hàng/xuất hàng nhanh chóng

KiotViet giúp chủ shop quản lý quá trình nhập – xuất hàng một cách rõ ràng và nhanh chóng. Khi hàng về, chủ shop chỉ cần điền số lượng và giá nhập, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin và cập nhật vào danh sách tồn kho. Phần mềm còn cung cấp tính năng cảnh báo hàng sắp hết, còn tồn nhiều để lên kế hoạch nhập hàng, đẩy hàng chính xác. Ngoài ra, chủ shop cũng được hỗ trợ quản lý công nợ với nhà cung cấp, giúp theo dõi số tiền đã thanh toán, còn nợ, tránh nhầm lẫn. 

• Báo cáo tồn kho chi tiết

Báo cáo chi tiết về tình trạng hàng hóa giúp chủ shop theo dõi số lượng tồn kho, sản phẩm bán chạy, hàng sắp hết ngay trên phần mềm. Các số liệu được hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu, giúp chủ shop nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh và có kế hoạch nhập hàng phù hợp. Đặc biệt, báo cáo có thể xem linh hoạt trên cả máy tính và điện thoại, hỗ trợ quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi.

• Quản lý đa kho trên một phần mềm duy nhất

Chủ shop có thể quản lý nhiều kho hàng tại từng cơ sở kinh doanh hoặc giữa các cơ sở khác nhau ngay trên một phần mềm duy nhất. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho phép:

- Xuất/bán hàng linh động theo từng kho.

- Theo dõi tồn kho, nhập – xuất hàng chi tiết tại mỗi kho.

- Luân chuyển hàng hóa giữa các kho trong cùng cơ sở hoặc giữa các cơ sở khác nhau.

Mọi số liệu đều được cập nhật đồng bộ, giúp chủ shop nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa ở từng cơ sở mà không cần đến kiểm kho thủ công. Nhờ đó, việc quản lý kho trở nên tập trung, hiệu quả mà vẫn đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng.

Xem thêm: Bật mí cách đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng cho các chủ cửa hàng kinh doanh

3. Những lợi ích chủ shop nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý kho từ KiotViet

• Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Chủ shop không còn phải ghi chép sổ sách hay kiểm kê hàng hóa thủ công mất nhiều giờ đồng hồ. Phần mềm quản lý kho sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho sau mỗi giao dịch nhập – xuất hàng, giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức, giảm chi phí nhân sự và vận hành.

• Hạn chế tối đa thất thoát, sai lệch

KiotViet giúp chủ shop theo dõi số lượng hàng hóa chi tiết, mọi giao dịch nhập – xuất đều được ghi lại, hiển thị rõ ràng trên phần mềm. Nếu có sai lệch số lượng, phần mềm sẽ cảnh báo, giúp chủ shop kịp thời kiểm tra, xử lý. Đặc biệt, nhờ lịch sử giao dịch minh bạch, chủ shop dễ dàng kiểm soát luồng hàng hóa, hạn chế tối đa thất thoát do sai sót hoặc gian lận từ nhân viên.

• Có đội ngũ hỗ trợ thường xuyên, liên tục

Chủ shop không cần phải loay hoay tự tìm hiểu hay sợ dùng phần mềm khó khăn. Vì tất cả người dùng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đều được hướng dẫn trực tiếp với nhân viên chuyên trách, chủ shop có thể sử dụng thành thạo sau 15' làm quen
Nếu cần hướng dẫn chi tiết, chủ shop có thể xem video trên kênh YouTube của KiotViet, dễ hiểu và thực hành theo ngay. Khi có thắc mắc gấp, chỉ cần gọi hotline miễn phí 1800 6162, đội ngũ hỗ trợ luôn sẵn sàng giúp chủ shop xử lý nhanh chóng để việc quản lý kho không bị gián đoạn.

Dùng thử miễn phí

Với phần mềm quản lý kho từ KiotViet, chủ shop không còn lo sai sót hay mất nhiều thời gian kiểm kê hàng hóa. Mọi thao tác nhập – xuất, kiểm kho đều nhanh chóng, chính xác, giúp kinh doanh thuận lợi hơn. Dù ở đâu, chủ shop cũng có thể theo dõi hàng hóa dễ dàng, yên tâm kinh doanh.