Phần mềm quản lý nguyên liệu cho quán cafe, trà sữa KiotViet: Giảm thiểu chi phí trong quá trình kinh doanh

Nguyên vật liệu chiếm một khoản chi phí lớn đối với những mô hình kinh doanh F&B với nhiều mã vật liệu, khối lượng lớn nhỏ khác nhau. Trong quán cafe, trà sữa,…số lượng nhân viên đông cũng khiến việc quản lý gặp khó khăn, nếu không theo sát rất có thể sẽ thất thoát. Phần mềm quản lý nguyên liệu KiotViet ra đời nhằm giúp các chủ quán giải quyết bài toán tồn kho một cách hiệu quả và tối ưu nhất. 

Tại sao cần quản lý nguyên liệu tồn kho cho quán cafe, trà sữa?

Trong hoạt động của một quán cafe, trà sữa, việc quản lý nguyên liệu tồn kho có vai trò then chốt đối với chất lượng đồ uống, dịch vụ, và chi phí vận hành. Thiếu nguyên liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phục vụ khách hàng, gây ra những trải nghiệm không tốt. Ngược lại, dự trữ nguyên liệu quá mức lại dẫn đến chi phí lưu trữ cao và lãng phí do nguyên liệu hết hạn.

Ví dụ, một quán trà sữa vào giờ cao điểm thường bán rất nhiều loại đồ uống. Nếu không biết chính xác số lượng nguyên liệu hiện có, nhân viên có thể không biết khi nào nguyên liệu sẽ hết, dẫn đến tình trạng đột ngột thiếu trân châu hoặc sữa. Điều này không chỉ khiến khách phải chờ lâu mà còn ảnh hưởng đến lòng tin của họ vào quán.

Bên cạnh đó, nguyên liệu như  sữa tươi, hoa quả hay trân châu đều có thời gian sử dụng ngắn. Nếu không được quản lý và kiểm tra thường xuyên, các chủ quán rất dễ bỏ sót các lô hàng gần hết hạn, làm tăng nguy cơ hư hỏng và lãng phí.

Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cơm văn phòng KiotViet: Miễn phí 7 ngày dùng thử trọn bộ tính năng

Tính năng quản lý nguyên liệu tồn kho trên phần mềm KiotViet hỗ trợ thế nào cho quán cafe, trà sữa?

Phần mềm KiotViet không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý bán hàng mà còn tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý tồn kho giúp các chủ quán theo dõi, cập nhật nguyên liệu một cách chính xác và dễ dàng.

• Kiểm soát nhập – xuất kho chính xác: Tính năng nhập - xuất kho của KiotViet cho phép các chủ quán ghi nhận từng lần nhập hàng hay xuất nguyên liệu để pha chế. Nhân viên chỉ cần cập nhật khi lấy nguyên liệu pha chế, phần mềm sẽ tự động trừ kho, giúp quán kiểm soát chặt chẽ số lượng và giảm thiểu sai sót trong tính toán.
• Quản lý hạn sử dụng và cảnh báo tồn kho: Với các quán cafe, trà sữa, việc theo dõi hạn sử dụng của nguyên liệu là rất quan trọng. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ giúp chủ quán đặt cảnh báo cho từng loại nguyên liệu khi gần hết hạn hoặc gần cạn kiệt, từ đó chủ động nhập hàng mà không phải đợi đến khi hết mới nhập. 
• Báo cáo tồn kho chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về lượng nguyên liệu đã tiêu thụ và tồn kho, giúp các chủ quán dễ dàng biết được mức tiêu thụ trung bình. Điều này rất có ích trong việc lập kế hoạch nhập hàng phù hợp, nhất là trong các dịp cao điểm. Ví dụ, nếu nhận thấy nguyên liệu như trân châu, trà xanh tiêu thụ nhanh vào cuối tuần, chủ quán có thể đặt hàng trước để đảm bảo nguồn cung đủ dùng.
• Định mức nguyên liệu: Một tính năng nổi bật khác là thiết lập định mức nguyên liệu cho từng loại đồ uống. Điều này giúp nhân viên pha chế thực hiện đúng công thức, tránh việc pha quá tay gây hao hụt nguyên liệu. Ví dụ, một ly trà sữa đường đen cần 50g trân châu, 10ml siro và 100ml sữa tươi. Nhờ tính năng định mức này, phần mềm sẽ tự động trừ lượng nguyên liệu theo đúng công thức khi có đơn hàng, giúp giảm thiểu sự lãng phí và đảm bảo chất lượng đồng đều.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích mà các chủ quán nhận được khi dùng phần mềm KiotViet để quản lý nguyên liệu

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet trong kiểm soát nguyên liệu tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho các quán cafe, trà sữa, đặc biệt là các quán có quy mô lớn hoặc có nhiều chi nhánh:

• Giảm lãng phí và tối ưu hóa chi phí: Quản lý nguyên liệu chính xác giúp các quán giảm thiểu việc lãng phí do hết hạn hoặc tồn kho quá mức. Tính năng cảnh báo hàng tồn kho của KiotViet giúp các chủ quán chủ động sử dụng nguyên liệu kịp thời và nhập hàng khi cần, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành.
• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc: Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, các nhân viên không còn mất thời gian kiểm tra và tính toán nguyên liệu bằng tay, giúp giảm bớt khối lượng công việc và tăng hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng vào giờ cao điểm khi lượng khách đông, nhân viên có thể tập trung phục vụ khách hàng thay vì lo lắng kiểm kê nguyên liệu.
• Đảm bảo chất lượng đồ uống ổn định: Khi có công thức định mức nguyên liệu cho từng món đồ uống, chất lượng đồ uống sẽ ổn định, không phụ thuộc vào kinh nghiệm pha chế của từng nhân viên. Điều này tạo ra sự tin tưởng và giữ chân khách hàng quay lại quán. Chẳng hạn, khách sẽ luôn hài lòng khi ly trà sữa của họ có vị ngọt vừa phải và lượng trân châu đồng đều như mọi lần.
• Quản lý dễ dàng từ xa: Với KiotViet, chủ quán có thể theo dõi tồn kho và hoạt động của quán từ xa qua điện thoại. Dù không có mặt tại quán, chủ quán vẫn nắm được tình hình tồn kho và ra quyết định kịp thời, giúp tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.

Xem thêm: KiotViet cung cấp tính năng thực đơn điện tử trên Zalo Mini App, hỗ trợ chủ quán bán hàng tiện lợi

Quản lý nguyên liệu tồn kho là một thách thức lớn đối với các quán cafe, trà sữa. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, các chủ quán có thể kiểm soát tồn kho dễ dàng, đảm bảo đủ nguyên liệu phục vụ khách hàng và tối ưu hóa chi phí. Phần mềm không chỉ giúp giảm lãng phí, đảm bảo chất lượng đồ uống mà còn tạo điều kiện thuận lợi để các quán phát triển và thu hút nhiều khách hàng hơn.