Phần mềm quản lý nhà trọ, phòng trọ, căn hộ dịch vụ tiện ích

Kinh doanh nhà trọ, căn hộ dịch vụ tiện ích ngày càng nở rộ. Đặc biệt tại các thành phố lớn, người tứ xứ đổ về mưu sinh kéo theo nhu cầu nơi ở cũng ngày càng gia tăng. Giữa vô số đối thủ kinh doanh nhà trọ, căn hộ, làm thế nào để nơi ở của bạn trở nên khác biệt và thu hút khách tới thuê. Sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ, nhà trọ, căn hộ dịch vụ tiện ích chính là giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.

1. Những khó khăn thường gặp phải khi quản lý nhà trọ theo cách truyền thống

Số lượng phòng trọ, căn hộ mà bạn quản lý là bao nhiêu. 5, 10 hay thậm chí là hàng chục nhà trọ, căn hộ cần quản lý. Với số lượng nhà trọ quản lý càng nhiều, việc kiểm soát bằng sổ sách truyền thống càng trở nên khó khăn. Bạn có từng gặp phải các tình huống như:

1.1 Khó kiểm soát thông tin, quản lý khách trọ:

Khi cho thuê nhà trọ, không phải chỉ việc thu tiền là xong. Bạn phải quản lý thông tin khách thuê từng phòng, thường có thể từ 2 người trở lên thậm chí là nhiều hơn với những căn hộ rộng. Những thông tin chi tiết và khá khó để ghi nhớ đơn thuần. Thông tin đó có thể bao gồm: thông tin cá nhân thuê trọ, chứng minh thư, số điện thoại, quê quán, nơi học tập, căn hộ/ phòng trọ đã thuê, thời gian chuyển đến, tiền đặt cọc, chi phí dịch vụ, tình trạng đồ dùng của căn cho thuê…

Có thể thấy rằng thông tin về khách thuê trọ là quá nhiều và cần được lưu trữ. Nếu ghi chép bằng cách thông thường và không nắm chính xác những thông tin này bạn sẽ khó kiểm soát số lượng người ở và tình trạng an ninh của khu nhà. Hơn thế còn có thể dẫn đến sai sót, người chịu thiệt sẽ chính là bạn.

1.2 Mất thời gian, dễ sai sót khi tính toán chi phí dịch vụ

Ngoài quản lý thông tin chung, mỗi tháng bạn cần thông báo và thu tiền nhà trọ, điện nước. Khi quản lý bằng cách truyền thống, bạn phải tự tính toán chi phí điện nước, vệ sinh và chia đều cho khu nhà. Việc này khó tránh khỏi phát sinh các vấn đề nhầm lẫn. Bởi không phải số tiền cần đóng của căn cho thuê nào cũng sẽ như nhau. 

Khi tiến hành thu tiền theo cách thông thường bạn sẽ không có hóa đơn lưu trữ. Tất cả được thực hiện theo giao dịch miệng. Cách này đôi khi có thể phát sinh nhiều tình huống khó xử. Ví dụ khách thuê quỵt tiền nhưng bạn không ghi chép và không có chứng từ cụ thể nên không thể đòi tiền thiếu. Có những trường hợp khách thuê chưa trả đủ tiền và xin đóng bù sau. Tuy nhiên chủ trọ không có hóa đơn cụ thể sẽ dẫn đến mâu thuẫn thông tin, tiền bạc, ảnh hưởng mối quan hệ đôi bên. 

2. Các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ, phòng trọ

2.1 Quản lý thông tin khách trọ đầy đủ

Mọi thông tin về khách thuê trọ chi tiết nhất đều có thể lưu trữ khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ. Từ thông tin cá nhân tới hợp đồng cho thuê (giá cả, phí dịch vụ, thời gian, tiền cọc, số người ở…). Khi cần tìm kiếm thông tin khách thuê phòng tại căn hộ nào đó, bạn chỉ cần sử dụng các bộ lọc tìm kiếm. Thông tin người thuê căn hộ, phòng trọ sẽ được hiển thị rõ ràng. 

Xem thêm: Quản lý kinh doanh thông minh và hoạch toán hiệu quả

MIỄN PHÍ dùng thử

2.2 Tự động tính toán chính xác và thông báo phí dịch vụ hàng tháng

Hàng tháng bạn không cần phải tính toán tiền điện nước hay ghi nhớ ngày nhắc người thuê đóng tiền nhà. Đơn giá điện nước đã có sẵn, bạn chỉ việc nhập số liệu tiêu dùng của từng phòng, cặn hộ vào. Hệ thống sẽ tự động tính toán và nhắc nhở bạn khi tới ngày thu tiền. Điều này giúp chủ nhà trọ quản lý nhanh chóng và hiệu quả. Sau khi tính toán, bạn còn có thể xuất hóa đơn tiền trọ để gửi khách thuê, giúp minh bạch hơn trong quá trình thanh toán cho cả hai bên.

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý phòng trọ còn có thể báo cáo thu chi từ việc cho thuê căn hộ, nhà trọ của bạn. Từ số tiền thu vào, chi ra bạn có thể biết được lợi nhuận thu về từ dịch vụ cho thuê của mình là bao nhiêu, có hiệu quả hay không để có phương hướng điều chỉnh phù hợp.

2.3 Kiểm soát từ xa dễ dàng, chủ động sử dụng khi cần

Thay vì phải mang theo sổ sách giấy tờ đối chiếu hay ở nhà mới có thể kiểm soát, với phần mềm quản lý nhà trọ bạn có thể quản lý mọi nơi mọi lúc. Phần mềm có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau từ laptop, ipad tới các loại smartphone. Bất cứ khi nào bạn cần kiểm tra thông tin khách thuê trọ hay đối chiếu, liên hệ đều có thể.

3. Gợi ý một số phần mềm quản lý nhà trọ, phòng trọ, căn hộ dịch vụ tiện ích

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý phòng trọ có thể kể đến như:

- Phần mềm quản lý phòng trọ Mona House
Mona House là nền tảng quản lý được phát triển từ đơn vị có 10 năm trong phát triển phần mềm riêng cho thị trường Việt Nam. Điểm cộng là giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng

- Phần mềm quản lý nhà trọ DigiStay
Digistay là app quản lý phòng trọ hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng IOS và Android, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư cho các chủ nhà trọ. 

- Phần mềm quản lý phòng trọ Landsoft
Phần mềm quản lý nhà cho thuê Landsoft được phát triển bởi công ty DIP Vietnam. Landsoft giúp tăng tính chính xác trong việc tính toán số liệu điện nước, tiền nhà và đưa mức rủi ro xuống mức thấp nhất.

MIỄN PHÍ dùng thử

Ngoài những phần mềm kể trên, Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cũng là một trong những phần mềm tiềm năng có thể tùy biến linh hoạt để phù hợp với người sử dụng. Với hơn 150.000+ chủ kinh doanh trong các mặt hàng đa dạng như FnB, thời trang, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng, thực phẩm, spa...tin dùng. Chi phí tiết kiệm, quản lý dễ dàng linh hoạt hơn. Nếu muốn tìm hiểu, đừng ngại liên hệ ngay với KiotViet nhé!