Phần mềm quản lý quán phở được sử dụng phổ biến nhất trong năm 2025

Đằng sau bát phở nóng hổi là cả một quá trình vận hành đầy vất vả: làm sao để ghi nhận order nhanh chóng, tránh nhầm lẫn? Làm thế nào để kiểm soát lượng nguyên liệu mà không bị thất thoát? Và quan trọng hơn, làm sao để quản lý doanh thu, nhân viên mà không mất quá nhiều thời gian? Đây chính là những vấn đề khiến nhiều chủ quán phở đau đầu. Rất may, với sự hỗ trợ của công nghệ, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp chủ quán vận hành trơn tru, hiệu quả và tăng lợi nhuận bền vững.

Thực trạng và những bất cập khi quản lý quán phở hiện nay

Quán phở là mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, từ những gánh phở lề đường đến các quán phở lớn có chuỗi chi nhánh. Tuy nhiên, quản lý quán phở đối mặt với nhiều khó khăn:

• Ghi chép thủ công, dễ sai sót: Nhiều quán vẫn sử dụng giấy tờ hoặc gọi món bằng miệng, dẫn đến nhầm lẫn hoá đơn, thiếu món, tính tiền sai. Ví dụ, vào giờ cao điểm, nhân viên có thể ghi nhầm tô phở tái thành tái nạm, gây nhầm lẫn và mất thời gian xử lý.
• Kiểm soát nguyên liệu khó khăn: Phở có nhiều nguyên liệu, từ nước dùng, bánh phở, thịt bò, gầu, gân, nạm, rau, gia vị... Việc tính toán lượng nguyên liệu hao hụt chính xác rất khó. Chẳng hạn, nếu không có hệ thống kiểm soát, chủ quán chỉ phát hiện hết bánh phở khi được nhân viên thông báo, gây chậm trễ trong quá trình phục vụ khách.
• Quản lý doanh thu, lợi nhuận bằng cách thủ công: Nhiều quán chỉ tính tổng tiền cuối ngày mà không có số liệu rõ ràng về doanh thu theo khung giờ, món bán chạy, tỷ lệ lợi nhuận.
• Nhân viên làm thất thoát tiền bán hàng: Gian lận hoá đơn, không nhập đủ món đã bán là tình trạng xảy ra tại nhiều quán phở khi chủ quán không giám sát chặt chẽ. Ví dụ, nhân viên có thể không nhập một tô phở vào hệ thống mà chỉ thu tiền mặt, dẫn đến thất thoát doanh thu.
• Quá tải khi giờ cao điểm: Số lượng khách đông gây chậm trễ trong quá trình gọi món, tính tiền, thanh toán. Nhiều khách phải chờ lâu vì nhân viên không kịp ghi món hoặc bếp bị quá tải do đơn hàng dồn dập.

Xem thêm: Tính năng Kết nối ShopeeFood chính thức có mặt trên KiotViet giúp vận hành thông minh, mang lại hiệu quả vượt trội

Ứng dụng phần mềm KiotViet để quản lý quán phở thông minh hơn

Phần mềm quản lý quán phở KiotViet hỗ trợ chủ quán giải quyết các khó khăn như sau:

1. Bán hàng nhanh, giảm sai sót

Nhân viên sử dụng máy tính bảng hoặc điện thoại để gọi món, giúp quá trình order nhanh chóng, chính xác. Ví dụ, nhân viên có thể chỉ mất vài giây để chọn tô phở trên hệ thống thay vì phải viết tay, giảm tối đa sai sót.

Món ăn được gửi ngay xuống bếp qua hệ thống, tránh tình trạng quên món hoặc ghi nhầm. Trường hợp quán đông khách, bếp nhận đơn theo thứ tự rõ ràng, tránh tình trạng ưu tiên sai đơn.

Hệ thống tự động gợi ý combo phở và thức uống đi kèm, giúp nhân viên upsell dễ dàng. Ví dụ, khi khách gọi phở tái, phần mềm có thể gợi ý thêm trà đá hoặc quẩy.

Hoá đơn được tính toán tự động, khách hàng có thể kiểm tra lại chi tiết với hóa đơn tạm tính trước khi thanh toán, tránh nhầm lẫn tiền thừa thiếu.

2. Quản lý nguyên liệu tự động, tránh lãng phí

Hệ thống tự động trừ kho theo định lượng khi bán từng tô phở, giúp chủ quán nắm bắt lượng tiêu thụ chính xác. Ví dụ, mỗi tô phở tái có định mức 200g thịt, khi bán xong 50 tô, hệ thống sẽ tự động trừ 10kg thịt bò.

Tính năng cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ quán chủ động nhập hàng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu vào giờ cao điểm. Không còn tình huống "đang đông khách lại hết nước dùng".

Việc báo cáo nguyên liệu tồn kho theo ngày ngay trên hệ thống, giúp chủ quán điều chỉnh số lượng nhập phù hợp, hạn chế thất thoát. 

Dùng thử miễn phí

3. Giám sát doanh thu chặt chẽ, tránh gian lận

Báo cáo doanh thu theo khung giờ, giúp chủ quán nhận biết thời điểm quán đông khách nhất để điều chỉnh nhân sự phù hợp. Ví dụ, nếu thấy buổi sáng tối chậm nhưng buổi sáng quá tải, chủ quán có thể tăng ca cho nhân viên buổi sáng.

Thống kê món ăn bán chạy theo từng ngày, từng tháng, giúp chủ quán có kế hoạch điều chỉnh thực đơn hợp lý. Nếu thấy phở bò viên bán chậm, chủ quán có thể giảm nhập nguyên liệu để tối ưu chi phí.

Lưu trữ tất cả lịch sử giao dịch, đảm bảo minh bạch, dễ dàng đối soát khi có sai lệch. Ví dụ, nếu khách phản ánh bị tính tiền hai lần, chủ quán có thể tra cứu giao dịch để xử lý ngay.

4. Giảm thất thoát với chức năng quản lý nhân viên

Hệ thống phân quyền nhân viên rõ ràng, nhân viên chỉ có thể thao tác trong phạm vi cho phép, tránh gian lận. Ví dụ, nhân viên chỉ có thể nhập món chứ không thể sửa hoặc huỷ hoá đơn trừ khi có sự cho phép của quản lý.

Tự động ghi nhận thời gian vào/ra, quản lý ca làm việc chính xác. Nhân viên không thể chấm công hộ, tránh gian lận giờ làm.

Chủ quán có thể kiểm tra lịch sử thao tác của từng nhân viên, phát hiện sớm các dấu hiệu gian lận. Chỉ quản lý mới có quyền huỷ hoá đơn, giúp kiểm soát thất thoát doanh thu.

Dùng thử miễn phí

5. Hỗ trợ thanh toán nhanh, tích hợp nhiều phương thức

Khách hàng có thể thanh toán qua QR code, thẻ ATM, ví điện tử, giúp giảm thời gian chờ thanh toán. 

Hệ thống tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tích điểm cho khách hàng thân thiết. Ví dụ, khách ăn 10 tô phở có thể được tặng 1 tô miễn phí, giúp tăng sự trung thành.

Hỗ trợ in hoá đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tích hợp báo cáo chi tiết từng phương thức thanh toán, giúp chủ quán kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Xem thêm: Top những sai lầm "xương máu" cần tránh khi kinh doanh quán ăn nhỏ

Sử dụng phần mềm quản lý quán phở KiotViet giúp chủ quán tối ưu quy trình bán hàng, kiểm soát nguyên liệu, giảm thất thoát doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đây là giải pháp không thể thiếu để quán phở vận hành chuyên nghiệp, hiệu quả và tăng trưởng bền vững.