Phần mềm quản lý sân Pickleball, Tennis, Cầu lông phổ biến nhất

Quản lý một sân Pickleball, Tennis hay Cầu lông không chỉ đơn giản là cho khách thuê sân, mà còn đi kèm với hàng loạt công việc như sắp xếp lịch đặt, tính tiền giờ chơi, kiểm soát hàng hóa, theo dõi doanh thu,... Nếu làm thủ công, chủ sân dễ gặp phải tình trạng nhầm lẫn lịch, thất thoát doanh thu hoặc mất quá nhiều thời gian quản lý. Một phần mềm quản lý hiệu quả sẽ giúp mọi thứ vận hành trơn tru hơn, giảm sai sót, tiết kiệm công sức và đảm bảo việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Những khó khăn thường gặp khi quản lý sân Pickleball, Tennis, Cầu lông

1. Nhầm lẫn, chồng chéo lịch của khách

Mỗi ngày, sân thể thao phải tiếp nhận rất nhiều lượt khách đặt sân vào các khung giờ khác nhau. Nếu việc ghi chép lịch đặt chỉ được thực hiện thủ công, bằng giấy hoặc qua các file Excel, rất dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, khách sau bị chồng lịch khách trước, nhất là vào giờ cao điểm. Dẫn đến việc khách đến nhưng không có sân để chơi, gây bất tiện cho khách, điều này có thể ảnh hưởng lâu dài đến sự uy tín của sân.

2. Gặp nhiều rắc rối khi tính tiền cho khách

Đa số các sân pickleball, tennis, cầu lông thường tính tiền theo giờ, với nhiều mức giá khác nhau tùy vào từng khung giờ, và có thể thay đổi vào các thời điểm cao điểm hay thấp điểm trong ngày. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể yêu cầu kéo dài thời gian chơi hoặc thêm các dịch vụ phụ như thuê vợt, mua bóng hay nước uống. Nếu tất cả việc tính toán đều được thực hiện thủ công, nhân viên rất dễ mắc phải sai sót, chẳng hạn như thu thiếu tiền, thu sai mức giá hoặc quên tính thêm các dịch vụ đi kèm.

3. Thất thoát hàng hóa, doanh thu

Nhiều sân thể thao không chỉ thu tiền từ việc cho thuê sân mà còn có doanh thu từ các dịch vụ kèm theo như bán nước uống, đồ ăn nhẹ, cho thuê vợt hay bóng. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống theo dõi rõ ràng, hàng hóa rất dễ bị thất thoát do nhân viên quên ghi chép lại hoặc cố ý không ghi, gian lận để lấy số tiền đó. Chủ sân có thể không phát hiện ra sự chênh lệch cho đến khi kiểm kê, nhưng lúc đó đã quá muộn để xử lý.

4. Mất nhiều thời gian công sức để quản lý

Mỗi ngày, chủ sân phải giải quyết rất nhiều việc từ kiểm tra lịch đặt sân, thu tiền, theo dõi doanh thu đến giám sát nhân viên. Nếu mọi thứ đều làm thủ công, khối lượng công việc ngày càng lớn khiến chủ sân không thể lúc nào cũng theo sát. Điều này không chỉ gây mệt mỏi mà còn làm giảm hiệu quả công việc.

5. Khó nắm bắt tình hình kinh doanh

Một trong những khó khăn lớn khi quản lý sân pickleball, tennis, cầu lông là việc theo dõi tình hình kinh doanh. Làm sao để biết được tháng này doanh thu có tăng hay giảm so với tháng trước? Khung giờ nào có lượt khách đặt sân nhiều nhất? Dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao nhất? Nếu không có một hệ thống báo cáo chi tiết và tự động, chủ sân sẽ rất khó nắm bắt được hoạt động kinh doanh của mình. Điều này khiến việc đưa ra các quyết định khó khăn hơn, đôi khi có thể bỏ lỡ cơ hội để phát triển và cải thiện doanh thu.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán Bida phổ biến và dễ sử dụng nhất hiện nay

KiotViet giúp các chủ sân Pickleball, Tennis, Cầu lông giải quyết những vấn đề trên như thế nào?

1. Tự động tính tiền theo thời gian thực với từng mức giá thiết lập sẵn

Mỗi khung giờ thuê sân đã được cài đặt mức giá sẵn, hệ thống sẽ tự động tính toán tiền dựa trên thời gian thực tế mà khách sử dụng. Nếu khách yêu cầu kéo dài thêm thời gian chơi hoặc sử dụng các dịch vụ khác như thuê vợt hay mua nước uống, phần mềm quản lý bán hàng sẽ ngay lập tức cập nhật các thay đổi này và tính toán thêm chi phí cho phù hợp. Điều này giúp chủ sân yên tâm về tính chính xác và minh bạch trong việc thu tiền, tránh tình trạng sai sót hay mất mát doanh thu.

2. Quản lý lịch đặt của khách hàng

Phần mềm Kiotviet giúp chủ sân và nhân viên dễ dàng theo dõi và ghi nhận lịch đặt sân của khách một cách rõ ràng và chi tiết theo từng khung giờ. Khi khách hàng yêu cầu đặt sân, nhân viên sẽ nhập thông tin vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra trạng thái sân và cập nhật lịch, đảm bảo không có sự chồng chéo hay nhầm lẫn. Nhân viên có thể kiểm tra trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại, giúp tránh tình trạng đặt trùng giờ hoặc bỏ sót lịch của khách. Nhờ đó, mọi việc trở nên thuận tiện và chính xác hơn, giảm thiểu tối đa các sai sót không đáng có.

3. Quản lý thông tin khách hàng và tiền cọc

Mỗi khi khách hàng đặt sân, nhân viên sẽ nhập thông tin cá nhân (họ tên, số điện thoại,...) và số tiền cọc vào hệ thống. Phần mềm sẽ tự động lưu lại lịch sử đặt sân và các dịch vụ đi kèm mà khách đã sử dụng. Khi khách thanh toán, hệ thống sẽ tự động trừ đi số tiền cọc và tính toán số tiền còn lại phải trả. Việc này không chỉ giúp tránh tình trạng quên ghi nhận cọc mà còn đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót và tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Tất cả thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống, giúp chủ sân dễ dàng kiểm tra và tra cứu mà không cần mất thời gian tìm kiếm thủ công.

Xem thêm: Bật mí cách đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng cho các chủ cửa hàng kinh doanh

4. Quản lý nhân viên, hạn chế gian lận

Phần mềm quản lý KiotViet giúp chủ sân dễ dàng phân quyền cho nhân viên, mỗi người có thể làm những công việc cụ thể như xác nhận và kiểm tra lịch đặt sân, thu tiền từ khách,…. Mọi thao tác này đều được ghi lại chi tiết trong hệ thống, giúp chủ sân theo dõi ai làm gì, tránh tình trạng gian lận hoặc thu sai tiền từ khách. Việc này không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn tạo ra sự minh bạch, dễ dàng kiểm soát công việc của nhân viên mỗi ngày.

5. Nhập và quản lý tất cả các dịch vụ, hàng hóa

Chủ sân có thể dễ dàng theo dõi mọi hàng hóa như vợt cho thuê, bóng, nước uống và các sản phẩm khác một cách chặt chẽ. Khi nhập các sản phẩm này vào hệ thống với số lượng cụ thể, phần mềm sẽ tự động cập nhật tồn kho mỗi khi khách sử dụng hoặc mua hàng, giúp chủ sân dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa còn lại và theo dõi tình hình xuất nhập một cách rõ ràng. Điều này giúp hạn chế thất thoát do nhân viên quên ghi chép hay gian lận, đảm bảo việc quản lý hàng hóa luôn minh bạch và chính xác.

6. Xem báo cáo chi tiết hoạt động kinh doanh 

Chủ sân pickleball, tennis, cầu lông có thể theo dõi mọi số liệu về doanh thu, lượng khách đặt sân, và nguồn thu từ các dịch vụ đi kèm qua các báo cáo trực quan và dễ hiểu. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ tự động tổng hợp và hiển thị các thông tin này theo các khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng, giúp chủ sân dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh. Bằng cách so sánh báo cáo giữa các thời gian, chủ sân có thể đánh giá tình hình hoạt động của sân và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để kinh doanh hiệu quả.

7. Quản lý từ xa qua ứng dụng trên điện thoại

Không cần lúc nào cũng có mặt tại sân để quản lý, chỉ cần mở phần mềm KiotViet trên điện thoại, chủ sân có thể dễ dàng kiểm tra mọi hoạt động từ xa, dù đang ở nhà, công ty hay đi công tác. Từ tình trạng sân, lịch đặt sân đến doanh thu, tất cả đều có thể xem một cách nhanh chóng và thuận tiện. Điều này giúp chủ sân chủ động quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải lo lắng, thấp thỏm khi không có mặt trực tiếp.

Xem thêm: Tính năng phân tích kinh doanh thông minh của KiotViet: Hỗ trợ nhà bán hàng đưa ra quyết định chính xác

Quản lý sân pickleball, tennis, cầu lông sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều hơn khi có phần mềm quản lý hỗ trợ. Với KiotViet, chủ sân có thể dễ dàng theo dõi, nắm bắt mọi công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu những sai sót. Từ đó, việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn và khách hàng cũng sẽ hài lòng hơn.

Dùng thử miễn phí