Phần mềm quản lý tiệm nails miễn phí giúp chủ tiệm xếp lịch - chốt hẹn nhanh chóng

Dựa trên nhu cầu làm đẹp ngày càng cao, các tiệm nails được mở ra ngày càng nhiều. Tuy nhiên, không phải chủ tiệm nào cũng biết cách quản lý hiệu quả, dẫn đến các tình trạng như: chồng chéo lịch hẹn, nhầm lẫn, thất thoát doanh thu. Do đó, KiotViet mang đến phần mềm quản lý tiệm nails - giải pháp giúp chủ tiệm sắp xếp lịch hẹn, phân công nhân viên, thu chi và chăm sóc khách hàng dễ dàng, tiết kiệm thời gian và tăng lợi nhuận.

1. Những khó khăn thường gặp phải khi quản lý tiệm nails 

• Chồng chéo, nhầm lịch, quên hoặc bỏ sót lịch hẹn

Khách hàng thường có thói quen đi làm đẹp vào cuối tuần hoặc dịp lễ, khiến các tiệm nails dễ gặp tình trạng nhiều khách đặt trùng khung giờ. Việc ghi lịch hẹn thủ công bằng giấy, sổ tay hay note nhanh điện thoại khiến chủ tiệm dễ quên hoặc ghi nhầm, nhất là khi có quá nhiều khách đặt trước. Không ít trường hợp, khách đã hẹn từ lâu nhưng tiệm vẫn nhận thêm khách mới vào cùng giờ đó, khiến khách phải chờ đợi lâu, không hài lòng mà bỏ về và ảnh hưởng đến uy tín của tiệm.

• Khó khăn trong việc sắp xếp nhân viên phục vụ

Lịch hẹn không được sắp xếp khoa học cũng kéo theo khó khăn trong việc phân công nhân viên phục vụ. Thậm chí, khi chủ tiệm không nắm rõ lịch làm việc và năng lực của từng nhân viên, dễ dẫn đến tình trạng phân lịch cho nhân viên đã có quá nhiều khách hoặc giao việc không đúng chuyên môn. Việc này không chỉ khiến nhân viên quá tải, mệt mỏi mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng.

• Khách hàng gặp khó khăn khi liên hệ để đặt lịch

Nhiều tiệm nails vẫn chưa áp dụng hệ thống đặt lịch tự động, khách hàng muốn hẹn làm móng phải gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp. Đôi khi, vào những giờ cao điểm, chủ tiệm và nhân viên bận rộn, không thể nghe máy hoặc trả lời tin nhắn kịp, khiến khách phải đợi lâu, thậm chí không được phản hồi và không biết liệu lịch hẹn có được nhận hay không. Khi đến tiệm, khách còn có thể phải chờ lâu vì lịch hẹn bị trùng nhau, không đủ nhân viên để phục vụ ngay.

• Quản lý thu chi và lợi nhuận không chặt chẽ, dễ thất thoát

Với đặc thù tiệm nails thường phát sinh nhiều khoản thu chi nhỏ lẻ như tiền dịch vụ, tiền tips, mua sơn, dụng cụ, trả lương,... nhưng nhiều chủ tiệm lại chỉ ghi chép qua loa hoặc nhớ trong đầu. Lâu dần, dòng tiền khó kiểm soát, không biết lãi lỗ ra sao, thậm chí nghi ngờ thất thoát nhưng không rõ nguyên nhân. Đây là tình trạng phổ biến, nhất là với những tiệm nhỏ, chưa có thói quen quản lý sổ sách rõ ràng.

• Mất nhiều thời gian cho các công việc lặp lại như tính tiền, quản lý hóa đơn

Phần lớn các tiệm nails hiện nay vẫn tính tiền bằng cách cộng tay, ghi hóa đơn thủ công hoặc thậm chí không ghi chép gì. Mỗi lần tính tiền cho khách, chủ tiệm lại phải ngồi nhẩm giá từng dịch vụ, cộng trừ khuyến mãi, dễ nhầm lẫn và mất thời gian. Khách cũng phải chờ lâu mới thanh toán xong. Chưa kể, việc không lưu lại lịch sử hóa đơn khiến chủ tiệm gặp khó khăn khi kiểm soát thu chi, cuối ngày lại phải ngồi tổng hợp sổ sách.

• Không biết cách thu hút khách hàng mới

Làm thế nào để có thêm khách mới luôn là bài toán khó giải với hầu hết các chủ tiệm nails, kể cả những tiệm đã có nhiều năm kinh nghiệm. Nhiều tiệm làm nghề rất giỏi, có một lượng khách quen ổn định nhưng lại loay hoay không biết làm cách nào để tiếp cận thêm khách hàng mới. Lâu dần việc quảng bá kém này khiến tiệm trở nên mờ nhạt giữa hàng loạt đối thủ xung quanh.

Xem thêm: KiotViet hợp tác cùng VietCredit cung cấp gói vay “siêu tốc” hỗ trợ tiểu thương kinh doanh đắc thắng

2. KiotViet giúp các tiệm nails giải quyết những vấn đề trên như thế nào?

• Sắp xếp lịch hẹn khoa học - Theo dõi và cập nhật trạng thái nhanh chóng

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ tiệm nails dễ dàng sắp xếp và theo dõi lịch hẹn một cách trực quan. Sau khi nhận lịch hẹn từ khách qua kênh online hoặc hotline, chủ tiệm hay nhân viên thu ngân có thể xác nhận và nhập lịch trực tiếp trên phần mềm với giao diện dễ dùng. Hệ thống còn cập nhật trạng thái lịch hẹn theo từng giai đoạn, từ xác nhận, chờ phục vụ đến hoàn thành, giúp chủ tiệm và nhân viên chủ động hơn trong việc đón tiếp, nhắc lịch và chuẩn bị dịch vụ chu đáo.

• Phân lịch và điều phối nhân viên nhanh chóng, hợp lý

KiotViet hỗ trợ chủ tiệm nails phân công công việc cho từng nhân viên dựa trên lịch hẹn và dịch vụ khách đã đặt. Hệ thống hiển thị chi tiết thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm các khung giờ đã có lịch hẹn và khoảng thời gian còn trống, giúp việc sắp xếp nhân sự trở nên dễ dàng và hợp lý hơn. Trong trường hợp phân công lịch cho nhân viên đang bận, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo với nội dung “Nhân viên bận từ ... đến ...”, giúp chủ tiệm nhanh chóng điều chỉnh, hạn chế tình trạng nhân viên quá tải hoặc khách phải chờ đợi lâu.

• Quản lý thu chi, công nợ, lợi nhuận rõ ràng

Mọi khoản thu chi như tiền điện, nước, tiền thuê mặt bằng đều được ghi nhận đầy đủ và được tổng hợp trong báo cáo tài chính. Công nợ với khách hàng hay nhà cung cấp sơn gel, dụng cụ cũng được quản lý chặt chẽ, tránh sai sót hoặc quên thanh toán. Phần mềm tự động cập nhật và lưu trữ mọi giao dịch, giúp chủ tiệm đối soát dòng tiền theo từng ngày, từng giao dịch một cách chính xác, không lo thất thoát.

Dùng thử miễn phí

• Tính tiền và in bill nhanh chóng, chính xác

Với KiotViet, chủ tiệm chỉ cần chọn nhanh các dịch vụ khách đã sử dụng (sơn gel, đắp bột, đắp móng, cắt da…), phần mềm sẽ tự động tính tổng tiền, hiển thị rõ số tiền cần thanh toán, đồng thời tạo hóa đơn ngay lập tức. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ in hóa đơn trực tiếp từ điện thoại. Mỗi nhân viên có thể chủ động tính tiền và in hóa đơn cho khách ngay trên app KiotViet, không cần đợi đến quầy thu ngân hay phụ thuộc vào máy POS cồng kềnh. Nhờ vậy, quá trình thanh toán diễn ra nhanh gọn, hạn chế tình trạng ùn tắc khi tiệm đông khách.

• Gửi tin nhắn chúc mừng, khuyến mãi, nhắc lịch hẹn tự động qua Zalo, SMS

Với phần mềm quản lý, chủ tiệm có thể thiết lập tin nhắn tự động qua Zalo, SMS để nhắc lịch hẹn làm móng cho khách hàng mà không cần chủ tiệm phải gọi điện hay nhắn tin thủ công. Ngoài ra, vào các dịp đặc biệt như sinh nhật khách hàng hay các ngày lễ, phần mềm còn hỗ trợ gửi tin nhắn chúc mừng kèm theo chương trình ưu đãi, giúp tiệm chăm sóc khách hàng chu đáo hơn và tạo sự gắn kết lâu dài.

• Khách hàng có thể tự đặt lịch hẹn trực tiếp qua website khởi tạo từ phần mềm quản lý

Chủ tiệm nails không cần đầu tư thêm phần mềm đặt lịch riêng, KiotViet đã tích hợp sẵn tính năng đặt lịch trực tuyến. Khách hàng chỉ cần quét mã QR được khởi tạo từ phần mềm quản lý của tiệm và tự chọn ngày, giờ, dịch vụ mong muốn mà không cần gọi điện hay nhắn tin. Khi có lịch hẹn mới, phần mềm sẽ hiện thông báo ngay để chủ tiệm hoặc nhân viên xác nhận và sắp xếp. Nhờ đó, việc đặt lịch trở nên thuận tiện hơn, giảm tải công việc cho chủ tiệm, đồng thời mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.

• Theo dõi báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng ngay trên điện thoại

Với phần mềm quản lý tiệm nails của KiotViet, chủ tiệm có thể dễ dàng theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng ngay trên điện thoại với các biểu đồ trực quan, giao diện dễ hiểu, dễ dùng. Mọi số liệu về tổng doanh thu, số lượng khách phục vụ, dịch vụ được khách hàng sử dụng nhiều nhất đều được cập nhật rõ ràng. Đặc biệt, dù không có mặt trực tiếp, chủ tiệm vẫn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, giúp quản lý hiệu quả và đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời.

Xem thêm: Cần gì tốn kém mua thêm loa thông báo khi KiotViet đã có sẵn tính năng cho chủ shop

Từ giờ, chủ tiệm nails không cần phải loay hoay sắp xếp lịch hẹn, ghi chép doanh thu hay quản lý nhân viên thủ công nữa. Đã có phần mềm quản lý tiệm nails KiotViet giúp chủ tiệm theo dõi mọi hoạt động dễ dàng, chuyên nghiệp ngay trên điện thoại. Hãy đăng ký dùng thử miễn phí KiotViet ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng vượt trội này!