Phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa cho cửa hàng thời trang

Đối với các cửa hàng thời trang, số lượng hàng hóa lớn luôn đưa đến nhiều khó khăn trong việc quản lý cho chủ cửa hàng. Để xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả, trước hết chủ cửa hàng cần theo dõi xuất nhập kho cụ thể. Và để làm được điều đó, phần mềm quản lý bán hàng có tính năng xuất nhập hàng hóa là công cụ không thể thiếu. 

Xem thêm: Quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng

1. Những lưu ý để quản lý xuất nhập hàng hóa thời trang hiệu quả

Quản lý xuất nhập kho hàng thời trang

1.1. Lưu ý những đặc điểm riêng của ngành thời trang

Đa phần sản phẩm thời trang đều có đặc điểm đó là mẫu mã thay đổi liên tục và ít có các mặt hàng nhập nhiều lần. Chính vì vậy quản lý xuất nhập tồn kho các sản phẩm này sẽ phải diễn ra thường xuyên để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó các mặt hàng quần áo thường có nhiều thuộc tính như kích cỡ, màu sắc, chất liệu, kiểu dáng,…

Điều này yêu cầu nhân viên trong quá trình theo dõi kho cần chú ý đến tất cả đặc điểm để quản lý một cách hiệu quả nhất.

1.2. Xây dựng quy trình quản lý kho phù hợp với cửa hàng

Quy trình quản lý kho là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa được cửa hàng quy định và buộc các nhân viên phải tuân thủ. Để quy trình này tối ưu lợi ích cho cửa hàng, chủ cửa hàng cần dựa vào đặc điểm mặt hàng cũng như thực trạng kinh doanh khi xây dựng quy trình. Như vậy nhân viên có thể hiểu rõ công việc, thực hiện công việc hiệu quả và giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn.

Một quy trình quản lý kho thông thường cần bao gồm:

• Mua hàng
• Nhập kho
• Lưu kho
• Xuất kho
• Kiểm kê, báo cáo và thống kê

1.3. Những người tham gia quản lý kho

Quản lý kho là một công việc khá phức tạp bao gồm nhiều hoạt động kết hợp với nhau. Chính vì vậy công việc này yêu cầu sự tham gia của nhiều bộ phận trong cửa hàng.

• Nhân viên kho: Những người trực tiếp làm việc với hàng hóa trong kho và có trách nhiệm theo dõi, ghi chép đầy đủ tình hình xuất nhập hàng hóa cũng như tồn kho. Bên cạnh đó định kỳ nhân viên cũng cần thực hiện kiểm kho và báo cáo cho chủ cửa hàng
• Chủ cửa hàng: Chủ cửa hàng sẽ là người kiểm soát chung toàn bộ hoạt động kho. Dựa vào báo cáo của nhân viên, chủ cửa hàng sẽ lên kế hoạch xuất nhập hàng hợp lý, gia tăng hiệu quả bán hàng cho cửa hàng.

1.4. Xác định mức tồn kho thời trang thích hợp

Hết hàng đột xuất là một tình huống xấu xảy ra khi chủ cửa hàng không có phương pháp quản lý xuất nhập tồn kho. Do đó, chủ cửa hàng cần xác định mức tồn kho thích hợp dựa trên nhu cầu của các mặt hàng trên thị trường. Điều này vừa đảm báo có đủ lượng hàng cung cấp vừa hạn chế tình trạng tồn kho lãng phí, quá tải.

1.5. Xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa chuyên nghiệp

Một trong những lưu ý để có thể quản lý xuất nhập khoa học đó là xây dựng được hệ thống quản lý hàng hóa chuyên nghiệp. Hệ thống này không chỉ là cơ sở cho mọi hoạt động trong cửa hàng mà còn giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hơn hoạt động kho.

Hiện nay, các chủ cửa hàng thường ứng dụng phần mềm bán hàng để xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa chuyên nghiệp. Với các tính năng và thiết lập thông minh, các phần mềm này hỗ trợ tối đa cho việc quản lý cho chủ cửa hàng.

Xem thêm: QUẢN LÝ HÀNG HÓA BẰNG MÃ VẠCH mang lại BAO NHIÊU LỢI ÍCH?

2. Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa

2.1. Tính năng quản lý nhập - xuất kho của phần mềm KiotViet

2.1.1. Quản lý xuất nhập kho bằng mã vạch

Với đặc thù kinh doanh hàng thời trang có số lượng hàng hóa khổng lồ, quản lý xuất nhập tồn kho bằng sổ sách sẽ khá mất thời gian cũng như gây ra nhiều sai sót. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet với tính năng quản lý xuất nhập kho bằng mã vạch sẽ giúp hoạt động nhập kho và trả hàng dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bạn chỉ cần sử dụng camera điện thoại quét mã sản phẩm hoặc nhập mã vào hệ thống, sản phẩm sẽ được tự động cập nhập nhanh chóng và chính xác.

2.1.2. Tạo, hủy, sửa phiếu nhập hàng

Tính năng tạo phiếu nhập hàng trên phần mềm KiotViet

KiotViet cho phép người dùng thực hiện các thao tác với phiếu nhập hàng rất đơn giản, hỗ trợ tối đa cho hoạt động theo dõi và kiểm soát hàng hóa. Khi có các giao dịch phát sinh, bạn có thể tạo phiếu nhập hàng với các thông tin chi tiết về mã hàng, tên hàng hóa, số lượng nhập, đơn giá, giảm giá (nếu có) và nhà cung cấp.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể hủy hoặc sửa phiếu dựa vào các thay đổi phát sinh. Nhờ tính năng này, chủ cửa hàng có thể quản lý nhập kho chính xác và vô cùng chi tiết.

Xem thêm: KiotViet ra mắt tính năng: Quản lý hàng hóa theo LÔ & HẠN SỬ DỤNG

2.1.3. Thẻ kho

Chủ cửa hàng có thể theo dõi được lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa với chức năng thẻ kho. Các giao dịch nhập hàng/bán hàng/luân chuyển hàng hóa/kiểm hàng đều được ghi nhận cụ thể và rõ ràng trên phần mềm, giúp chủ cửa hàng nắm rõ tình hình hàng hóa một cách tốt nhất.

2.1.4. Tồn kho

KiotViet với chức năng xem thẻ kho

Chức năng tồn kho của KiotViet rất hữu ích bởi số lượng hàng đặt/hàng tồn kho sẽ được thống kê đầy đủ, chi tiết tại tất cả các chi nhánh. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể bao quát về số lượng tồn kho cửa hàng cũng như tình hình đặt hàng hiện tại.

Những số liệu này sẽ là cơ sở để chủ cửa hàng ra quyết định nhập hàng kịp thời đối với các mặt hàng bán chạy hoặc tạo các chương trình khuyến mãi, giảm giá đối với các mặt hàng tồn kho lâu.

Để hiểu rõ và áp dụng hiệu quả hơn phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa, bạn có thể tham khảo tính năng quản lý hàng hóa của KiotViet qua video sau:

2.2. Ưu điểm khi sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý xuất nhập tồn kho

• Tránh sai sót, thất thoát hàng hóa: Khi quản lý hàng hóa bằng phần mềm KiotViet, các dữ liệu luôn mang tính chính xác cao. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể tránh được những sai sót trong quá trình theo dõi xuất nhập, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa cho cửa hàng.
• Có hệ thống định tồn kho giúp tránh tình trạng hết hàng: Hệ thống định mức tồn kho của KiotViet sẽ thông báo đến chủ cửa hàng khi hàng hóa đạt mức tối thiểu. Chính vì vậy, chủ cửa hàng sẽ có thể nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng hết hàng trong kho.
• Báo cáo xuất nhập hàng đầy đủ: Phần mềm KiotViet sở hữu hệ thống báo cáo trực quan, dễ hiểu và vô cùng chi tiết. Qua những báo cáo này, chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm rõ tình hình xuất nhập hàng và đưa ra kế hoạch cung ứng linh hoạt, gia tăng hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng.

Nhờ có phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa, công việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa tại các cửa hàng thời trang trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn áp dụng phần mềm trong hoạt động quản lý xuất nhập hiệu quả nhất.