Tồn kho lệch, sổ sách sai, mất đơn oan uổng? Đây là cách kiểm soát kho chặt mà không tốn một đồng

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc quản lý hàng hóa hiệu quả không còn là một lựa chọn, mà là yếu tố sống còn với mọi cửa hàng, từ nhỏ lẻ đến chuỗi quy mô lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, vẫn còn rất nhiều chủ kinh doanh đang “đánh cược” với cách quản lý kho bằng sổ tay, file Excel hoặc thậm chí là… trí nhớ. Điều này đã và đang dẫn đến hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng: thất thoát hàng hóa, sai lệch tồn kho, không kiểm soát được số lượng xuất - nhập - tồn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh.

1. Thực trạng “rối như tơ vò” khi quản lý xuất nhập tồn thủ công

Nhập hàng không theo dõi, xuất hàng không ghi nhận

Nhiều cửa hàng, đặc biệt là những mô hình nhỏ như tạp hóa, phụ kiện điện thoại, cửa hàng quần áo, mỹ phẩm… thường quản lý hàng hóa theo kiểu “truyền miệng” hoặc ghi chú sơ sài. Việc nhập hàng đôi khi chỉ dựa trên hóa đơn giấy, sau đó quên ghi vào sổ theo dõi. Khi bán ra cũng không ghi nhận đầy đủ, dẫn đến không biết còn bao nhiêu hàng trong kho.

Kết quả là:

• Khi cần đặt hàng mới không biết mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết.
• Hàng bán chạy thì luôn thiếu, hàng tồn kho thì chất đống.
• Hàng gần hết hạn hoặc lỗi mốt thì mãi không đẩy được, gây tồn đọng vốn.

Sai lệch tồn kho dẫn đến “lỗ không rõ lý do”

Một vấn đề phổ biến khác là việc không kiểm soát sát sao khiến con số hàng hóa trên giấy tờ không khớp với thực tế. Dễ dẫn đến tình trạng:

• Kiểm kho mỗi đợt là phát hiện mất hàng nhưng không biết mất lúc nào, ai lấy.
• Hàng hóa thất thoát do nhân viên gian lận hoặc sơ suất.
• Tính giá vốn không chuẩn, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo lợi nhuận.

Excel chỉ tốt khi kho ít, mặt hàng đơn giản

Một số chủ shop chuyển sang dùng file Excel để ghi chú xuất - nhập - tồn. Tuy nhiên, chỉ cần lượng hàng trên 100 mã hoặc có các biến thể như màu sắc, kích thước, combo sản phẩm… thì Excel gần như không đủ đáp ứng:

• Dễ sai công thức, lỗi liên kết khi chỉnh sửa.
• Không theo dõi được theo thời gian thực.
• Không hỗ trợ in mã vạch, phân loại kho, quản lý theo lô – hạn dùng.

Chủ không nắm được số liệu, nhân viên “toàn quyền kiểm soát”

Trong nhiều trường hợp, chính chủ cửa hàng cũng không nắm được kho còn gì, nhập xuất ra sao, ai phụ trách. Điều này khiến việc giám sát kinh doanh phụ thuộc hoàn toàn vào sự trung thực của nhân viên, gây rủi ro lớn về gian lận hoặc thất thoát.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ và uy tín nhất hiện nay

2. Phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho miễn phí KiotViet – Gọn nhẹ nhưng cực kỳ hiệu quả

Trước những khó khăn đó, phần mềm quản lý kho miễn phí KiotViet ra đời như một “cánh tay phải đắc lực” cho các chủ kinh doanh hiện đại. Không cần đầu tư nhiều chi phí ban đầu, không cần cài đặt phức tạp, chỉ cần đăng ký tài khoản là chủ cửa hàng có thể bắt đầu quản lý xuất - nhập - tồn kho một cách chuyên nghiệp, dễ dàng, chính xác.

Dùng thử miễn phí

Tự động ghi nhận mọi giao dịch xuất – nhập – tồn

Mỗi khi tạo đơn hàng bán ra hoặc nhập hàng, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho tương ứng. Việc xuất – nhập – tồn được ghi nhận chi tiết theo từng mã hàng, từng lô nhập, ngày giờ, nhân viên phụ trách.

Không còn cảnh “ghi quên”, “bán xong rồi mới nhớ cập nhật sổ” nữa. Chủ cửa hàng luôn có cái nhìn tức thì về số lượng hàng tồn mọi lúc, mọi nơi.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu – tối đa, tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng

KiotViet cho phép người dùng thiết lập tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm. Khi số lượng xuống thấp, hệ thống sẽ cảnh báo ngay trên giao diện quản lý. Điều này giúp:

• Chủ động nhập hàng đúng lúc.
• Không bỏ lỡ đơn hàng vì hết hàng.
• Tránh nhập dồn dẫn đến hàng tồn quá nhiều.

Quản lý theo mã vạch, phân loại kho rõ ràng

Phần mềm hỗ trợ tạo và in mã vạch sản phẩm để dễ dàng quét mã khi nhập/xuất hàng, hạn chế tối đa sai sót. Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể:

• Quản lý nhiều kho khác nhau (kho tổng, kho chi nhánh, kho tạm…).
• Theo dõi hàng hóa theo nhóm hàng, thương hiệu, nhà cung cấp.
• Dễ dàng truy xuất nguồn gốc từng lô hàng.

Dùng thử miễn phí

Tích hợp báo cáo tồn kho chi tiết, trực quan

Chỉ với vài thao tác, chủ cửa hàng có thể xem:

• Báo cáo xuất nhập tồn theo ngày, tuần, tháng.
• Biểu đồ tồn kho theo nhóm hàng, theo thời gian.
• Báo cáo hàng tồn lâu, hàng sắp hết, hàng bán chạy…

Từ đó có căn cứ để quyết định nhập hàng, xả kho, khuyến mãi cực kỳ hiệu quả.

Đồng bộ với bán hàng – quản lý toàn diện

Vì là phần mềm tích hợp cả quản lý bán hàng, nên khi đơn hàng được thanh toán, tồn kho sẽ tự động trừ mà không cần thao tác thêm. Hơn nữa, KiotViet còn:

• Đồng bộ với các thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch.
• Quản lý đơn hàng online – offline cùng lúc.
• Hỗ trợ làm việc trên cả điện thoại và máy tính.

Dùng thử miễn phí

3. Lợi ích mà chủ shop nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý xuất - nhập - tồn KiotViet

Không phải những lý thuyết hoa mỹ, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet mang lại những giá trị rõ ràng và dễ thấy cho người kinh doanh:

Không còn cảnh “bán hàng trong mù mịt”

Chủ cửa hàng giờ đây có thể:

• Biết chính xác còn bao nhiêu hàng, ở đâu.
• Xác định được mặt hàng nào nên đẩy mạnh bán, mặt hàng nào nên ngưng nhập.
• Chủ động theo dõi và ra quyết định nhanh chóng, kịp thời.

Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý

Thay vì hàng giờ cộng trừ, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và kho thực tế, phần mềm tự động tính toán và hiển thị rõ ràng. Chủ chỉ cần mở phần mềm là nắm toàn cảnh. Điều này đặc biệt hữu ích với các cửa hàng bận rộn, hoặc khi chủ không thường xuyên có mặt tại cửa hàng.

Giảm thiểu thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh

Với việc ghi nhận mọi giao dịch nhập – xuất – tồn theo thời gian thực, mọi hành vi gian lận, sai sót đều có thể truy vết.
Chủ cửa hàng có thể:

• Giao kho cho nhân viên mà vẫn giám sát được.
• Hạn chế thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc không minh bạch.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành.

Dễ triển khai, không cần nhân viên giỏi công nghệ

• Giao diện của KiotViet thiết kế đơn giản, trực quan. Nhân viên bán hàng, thủ kho chỉ mất 15-30 phút để làm quen.
• Phần mềm cũng hỗ trợ đầy đủ tiếng Việt, có đội ngũ tư vấn 24/7 giúp giải đáp mọi thắc mắc khi triển khai.

Tăng trưởng bền vững, sẵn sàng mở rộng quy mô

Khi cửa hàng phát triển, cần mở rộng thêm chi nhánh, thêm nhân viên, thêm kho hàng – phần mềm hoàn toàn đáp ứng được mà không cần thay đổi hệ thống quản lý.

Chỉ cần nâng cấp gói phần mềm khi cần thêm tính năng chuyên sâu như quản lý serial, hạn dùng, quản lý lô, phân quyền nhân viên, kết nối kế toán…

Xem thêm: Giảm thất thoát, tối ưu lợi nhuận với phần mềm quản lý kho bằng mã vạch KiotViet

Trong thời đại mà công nghệ len lỏi vào từng ngóc ngách của hoạt động kinh doanh, việc tiếp tục quản lý kho theo cách thủ công chẳng khác nào “cõng đá qua sông” – tốn sức mà chẳng đi được xa. Dù bạn đang kinh doanh lĩnh vực gì – bán lẻ, bán buôn, sản xuất, online hay offline – quản lý kho hiệu quả luôn là yếu tố then chốt giúp tối ưu lợi nhuận. Và với KiotViet, điều đó chưa bao giờ đơn giản đến thế.