Hướng Dẫn Thu Thập Và Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Trên Phần Mềm KiotViet

Mặc dù dữ liệu khách hàng mang lại những lợi ích đáng kinh ngạc, nhưng thực tế là nó nằm rải rác trên Google Drive, chuỗi email và hàng đống tệp rất đáng lo ngại. Dữ liệu khách hàng quan trọng có thể dễ dàng lọt qua tay bạn để đến với tay đối thủ cạnh tranh, dẫn đến mất các giao dịch có giá trị cao và rất nhiều doanh thu. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là – làm cách nào để bạn thu thập và quản lý thông tin khách hàng cũng như khai thác thông tin đó để đạt được chuyển đổi cao hơn và các mối quan hệ lâu dài với những khách hàng tiềm năng? 

Quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm là gì?

Quản lý dữ liệu khách hàng (CDM) là một quy trình bao gồm thu thập, lưu trữ và sắp xếp thông tin khách hàng để mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa trên các kênh. Dữ liệu này có thể bao gồm chi tiết về các lần mua hàng được thực hiện trong quá khứ, chi tiết liên hệ của khách hàng, v.v. 

Quản lý cẩn thận dữ liệu này giúp bạn theo dõi xu hướng mua hàng, hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ trên các điểm tiếp xúc. Những trải nghiệm được thiết kế cẩn thận như vậy sẽ củng cố hơn nữa mối quan hệ của bạn với khách hàng, do đó cải thiện tỷ lệ giữ chân và nhờ đó, lợi nhuận của bạn sẽ được tăng cao. 

Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Tại sao thu thập và quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm lại là nhu cầu thiết yếu trong quá trình kinh doanh?
 

Mọi doanh nghiệp ngày nay đều nhận thấy tầm quan trọng ngày càng tăng của việc quản lý thông tin khách hàng. Trên thực tế, cứ 10 chủ cơ sở kinh doanh thì có 6 người sử dụng thông tin khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh. Điều này nói lên rất nhiều điều về cách dữ liệu xác định hành động mà các chủ cơ sở sản xuất kinh doanh thực hiện và hướng dẫn các chiến lược dài hạn của họ. 

Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là thu thập và quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm mang lại những lợi ích gì? Chúng ta có thể liệt kê một số lợi ích như:

• Cung cấp cơ hội được nhắm mục tiêu cao cho khách hàng 
• Đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp với nhu cầu và sở thích riêng của khách hàng
• Tạo khách hàng tiềm năng và chốt giao dịch nhanh hơn 
• Upsell và cross-sell cho đúng người vào đúng thời điểm 
• Tăng cường nỗ lực tiếp thị và bán hàng của bạn
• Ngăn chặn các “Data Silo” và tăng cường tính minh bạch trong các quy trình 
• Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn bằng cách chủ động đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu
• Ngăn chặn vi phạm bảo mật dữ liệu và các hậu quả liên quan
• Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, dữ liệu khách hàng được quản lý tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với những khách hàng tiềm năng đủ mạnh. 

Xem thêm: [Hướng dẫn] Quản lý khách hàng theo chi nhánh

MIỄN PHÍ dùng thử

Cách thu thập và quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm KiotViet

Khi khách tới nhà hàng, quán cafe, tiệm tạp hóa hay siêu thị mini của bạn, lúc thanh toán cho khách, nhân viên thu ngân có trách nhiệm phải xin thông tin cá nhân của khách hàng để nhập lên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Sau đó tiến hành thanh toán và in hóa đơn giao cho khách. 

Việc xin thông tin khách hàng vừa giúp chủ quán ăn, nhà hàng, cafe; chủ shop kinh doanh hàng tạp hóa có được data khách hàng, lại vừa có thể tiến hành những chương trình chăm sóc khách hàng như tặng quà sinh nhật, tích điểm, thẻ thành viên. Nếu đã có tài khoản tại KiotViet, bạn tiến hành ĐĂNG NHẬP vào thao tác theo các bước theo hướng dẫn. Nếu chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí ngay dưới đây.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: [Hướng dẫn] Sử dụng tính năng Quản lý Khách hàng trên KiotViet

Những lợi ích mang lại khi thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Tìm kiếm cơ hội kinh doanh trên khách hàng
Những dữ liệu từ việc bán hàng thu thập được sẽ là thông tin cực kì quan trọng để chủ cửa hàng có thể hiểu rõ về hành vi mua của khách hàng hiện tại.
Do đó, bạn có thể có những quyết định kinh doanh phù hợp để gia tăng lượng mua từ những đối tượng khách hàng đó. Hơn nữa, chủ cơ sở kinh doanh cũng có thể tìm kiếm các cơ hội mới trên khách hàng hiện tại, tăng cường lợi ích đạt được cho cửa hàng.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng
Một trong những lợi ích của việc quản lý khách hàng hiệu quả đó là cửa hàng sẽ xây dựng và duy trì được mối quan hệ bền vững, tốt đẹp với khách hàng. Những thông tin về ngày sinh nhật hay thói quen mua sẽ giúp bạn có được dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ đó khiến họ có được những trải nghiệm tốt nhất.
Điều này sẽ giúp cửa hàng “ghi điểm” trong ấn tượng của khách hàng và bạn sẽ có được một lượng khách hàng trung thành nhanh chóng.

Mở rộng khách hàng mới
Bên cạnh việc giữ chân các khách hàng cũ, quản lý khách hàng hiệu quả còn góp phần mở rộng khách hàng mới cho cửa hàng. Việc có được thông tin của khách sẽ giúp bạn xác định và gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tiếp cận đến những đối tượng khách hàng này và biến họ trở thành khách mua sản phẩm thực sự tại cửa hàng. Nhờ đó, chủ cơ sở kinh doanh sẽ đưa sản phẩm tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn.

Xây dựng chương trình ưu đãi dựa trên quá trình mua hàng
Nhờ có dữ liệu từ phần mềm, chủ cơ sở kinh doanh sẽ xác định được khách hàng VIP hay khách hàng thân thiết nhờ các chương trình tích điểm hay thông tin về quá trình mua hàng.
Từ đó, chủ cơ sở kinh doanh sẽ xây dựng được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng đối tượng khách hàng riêng. Điều này không chỉ giúp nâng cao sự hiệu quả mà còn tiết kiệm nhiều chi phí khi chỉ tập trung vào những khách hàng nhất định.

 
Quản lý công nợ hiệu quả
Công nợ khách hàng là một trong những vấn đề khó quản lý nhất đối với các chủ cơ sở kinh doanh. Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ có thể quản lý công nợ một cách thuận tiện và dễ dàng hơn.
Chủ cơ sở kinh doanh có thể lưu trữ thông tin công nợ, phân loại thành khách hàng đã thanh toán và chưa thanh toán, cũng như thiết lập các kì hạn đối với khách hàng. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ xác định được rõ những đối tượng cần quản lý công nợ và có được những giải pháp phù hợp.

Hiện nay trên thị trường có các giải pháp quản lý dữ liệu khách hàng vững chắc có thể biến việc tập trung hóa dữ liệu thành hiện thực. KIotViet là một trong những công cụ mà bạn có thể triển khai để quản lý và tận dụng tối đa thông tin khách hàng của mình. 

MIỄN PHÍ dùng thử

Trên đây là những thông tin về tầm quan trọng của quản lý khách hàng đối với mỗi cửa hàng cũng như quy trình quản trị khách hàng cần có. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các chủ cơ sở kinh doanh phần nào trong việc tìm ra cách thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và phù hợp nhất cho việc kinh doanh của mình.