Phần mềm tính tiền theo giờ hiệu quả nhất cho chủ quán bida

Khả năng quản lý chính xác thời gian sử dụng dịch vụ của khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một quán bida. Tuy nhiên, việc ghi nhớ thời điểm vào - ra của từng bàn bằng sổ sách thủ công có thể gây ra sai sót, nhầm lẫn, từ đó dẫn đến thất thoát doanh thu. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet mang đến tính năng tính tiền theo giờ hiệu quả giúp chủ quán tối ưu hóa doanh thu và hiệu suất kinh doanh.

1. Khó khăn trong quản lý giờ sử dụng dịch vụ của khách hàng tại quán bida

• Vất vả trong theo dõi thời gian sử dụng phòng bàn của khách hàng

Quản lý hiệu quả thời gian sử dụng dịch vụ của khách hàng là thách thức lớn đối với chủ quán bida, đặc biệt vào giờ cao điểm như các buổi tối hay cuối tuần. Nhân viên không những cần ghi nhớ chính xác thời điểm ra - vào của nhiều khách hàng, mà còn phải xử lý lượng lớn yêu cầu như hỗ trợ khách đổi bàn, thuê gậy bida, gọi thêm đồ uống, hoa quả... Nếu không có một hệ thống quản lý hiệu quả, nhân viên chuyên trách sẽ bị quá tải, rối loạn thông tin và gặp sai sót khi ghi nhận thời gian sử dụng dịch vụ của từng bàn. Điều này dẫn đến những tranh cãi về tổng chi phí, số giờ chơi không hợp lý, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng tại quán.    

• Khó khăn trong tính toán chi phí sử dụng theo giờ cho khách hàng

Trong kinh doanh mô hình quán bida, chủ quán thường thiết kế nhiều loại bàn như: bàn 3 băng, bàn bi lỗ, bàn VIP…, đồng thời áp dụng các bảng giá linh hoạt như: giá ngày thường, giá cuối tuần, giờ cao điểm, giờ thấp điểm... Nếu chỉ quản lý bằng sổ sách thủ công, chủ quán sẽ phải mất nhiều thời gian đối chiếu dẫn đến chậm trễ khi thanh toán, gây bất tiện cho khách hàng. 

• Nhân viên gian lận khi tính tiền cho khách

Một vấn đề nghiêm trọng khác mà chủ quán bida cần lưu ý là tình trạng nhân viên gian lận khi tính tiền theo giờ cho khách. Nhân viên có thể chỉnh sửa giờ chơi, không ghi nhận đầy đủ thời gian sử dụng hoặc cố tình tính sai tổng chi phí của khách để trục lợi cá nhân. Ví dụ, khách hàng sử dụng bàn bida lỗ trong 2 giờ nhưng nhân viên chỉ ghi nhận 1,5 giờ và bỏ túi số tiền chênh lệch. Vì không có hóa đơn hay hệ thống kiểm soát, các gian lận này sẽ rất khó bị phát hiện. 

Hậu quả là chủ quán liên tục bị thất thoát doanh thu mà không rõ nguyên nhân. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, tình trạng trên có thể tạo nên lỗ hổng tài chính nghiêm trọng, khiến chủ quán gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh.

2. Tính năng tính tiền theo giờ chính xác, hiệu quả trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

• Quản lý thời gian sử dụng dịch vụ 

Phần mềm cung cấp tính năng đếm giờ tự động, hỗ trợ chủ quán quản lý chặt chẽ thời gian sử dụng dịch vụ của khách. Khi khách hàng dùng bàn bida, hệ thống sẽ bắt đầu tính toán và hiển thị chính xác chi phí theo số giờ thực tế. Ví dụ, nếu khách sử dụng bàn VIP với mức giá 100.000 đồng/giờ với thời gian từ 14:00 đến 15:30, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và hiển thị giá tiền là 150.000 đồng cho 1,5 giờ sử dụng. Điều này sẽ giúp chủ quán tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn, đồng thời đẩy nhanh tốc độ của quá trình thanh toán và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Xem thêm: Tối ưu hóa quản lý thời gian với tính năng tính tiền theo giờ tự động và thông minh trên phần mềm quản lý quán bida

• Thiết lập bảng giá linh hoạt

Phần mềm quản lý KiotViet cho phép chủ quán bida thiết lập các bảng giá khác nhau theo loại bàn như: bàn 3 băng, bi lỗ, VIP,... Ngoài ra, để tận dụng cơ hội kinh doanh vào dịp đặc biệt, chủ quán còn có thể xây dựng các mức giá linh hoạt theo  ngày trên hệ thống. Chẳng hạn, vào các ngày cuối tuần hay dịp lễ tết, chủ quán dễ dàng tăng giá bàn chơi thêm 10 - 20% so với ngày thường, từ đó đảm bảo tối ưu lợi nhuận cho quán bida trong thời gian cao điểm. 

Ngoài ra, khả năng thiết lập giá linh hoạt theo khung giờ cũng là một tính năng tiện ích trên phần mềm quản lý quán bida KiotViet. Ví dụ, chủ quán có thể thiết lập bảng giá trong ngày như:

+ Bảng giá giờ thường (50.000đ/ giờ từ 8h đến 17h): Mức giá ưu đãi nhằm thu hút khách hàng trải nghiệm dịch vụ vào thời gian thấp điểm. 
+ Giờ cao điểm (80.000đ/ giờ từ 17h đến 22h): Đây là khung giờ đông khách nhất nên chủ shop có thể điều chỉnh mức giá cao hơn để tối ưu doanh thu.
+ Giờ đêm (100.000đ/ giờ từ 22h đến 24h): Đây là khung giờ đặc biệt mà một số quán bida có thể áp dụng để thu hút khách có nhu cầu chơi muộn. 

Bên cạnh loại hình dịch vụ và khung thời gian, phần mềm còn hỗ trợ thiết lập bảng giá khác nhau cho từng đối tượng khách hàng. Khi khách hàng đặt lịch hẹn hoặc đến quán, hệ thống sẽ giúp chủ quán lưu trữ toàn bộ thông tin từ số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh đến lịch sử sử dụng dịch vụ. Qua đó, chủ quán có thể phân loại khách theo những nhóm khách lẻ, khách hàng VIP thường xuyên,.. và cài đặt mức giá, cách tính tiền theo giờ riêng biệt. Ví dụ, với nhóm khách VIP, phần mềm sẽ tự động tính giá ưu đãi 10% tổng đơn cho họ. Điều này vừa đảm bảo chủ quán luôn ở thế chủ động trong việc quản lý, vừa giúp xây dựng lượng khách quen cho quán một cách hiệu quả hơn.

• Báo cáo chi tiết, chính xác theo thời gian thực

Phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu và phân tích doanh thu từ các loại bàn bida, khung thời gian cũng như các dịch vụ đi kèm như thuê gậy, gọi thêm đồ ăn nhẹ, nước ngọt... Nhờ đó, chủ quán có thể theo dõi tình hình lợi nhuận một cách chi tiết theo ngày/ tuần/ tháng và có cơ sở để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp, tối ưu hóa hóa hoạt động bán hàng.

Dùng thử miễn phí

3. Lợi ích dành cho chủ quán khi sử dụng tính năng tính tiền theo giờ trên phần mềm quản lý quán bida KiotViet

• Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian

Phần mềm quản lý tự động ghi nhận thời điểm vào – giờ ra của từng bàn, giúp chủ quán hạn chế những sai sót không đáng có về ghi nhận sai số giờ chơi, đồng thời tăng sự tin tưởng từ phía khách hàng. 

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán bida được sử dụng nhiều nhất hiện nay

• Tối ưu hóa doanh thu

Nhờ tính năng tính tiền theo giờ chặt chẽ và tự động áp dụng bảng giá linh hoạt, chủ quán bida có thể đẩy nhanh quá trình thanh toán cũng như đảm bảo sự minh bạch. Nhờ đó, khách hàng sẽ có trải nghiệm sử dụng dịch vụ thoải mái và có xu hướng quay lại quán thường xuyên hơn.

• Định hướng kinh doanh hiệu quả hơn

Với tính năng báo cáo chi tiết trên phần mềm KiotViet, chủ quán có thể nắm được thời điểm quán đông khách nhất, loại bàn nào được ưa chuộng, cũng như những khung giờ vắng khách. Chẳng hạn, nếu báo cáo cho thấy các bàn bida lỗ 9 thường có ít người chơi vào khung giờ từ 13h đến 17h, chủ quán có thể triển khai chương trình giảm giá hoặc tặng kèm nước uống để thu hút khách hàng.

Ngoài ra, những thống kê trên phần mềm cũng giúp chủ quán đưa ra chiến lược kinh doanh hấp dẫn hơn, như tổ chức giải đấu bida vào cuối tuần, áp dụng chương trình ưu đãi cho nhóm khách đến quán... Nhờ đó, quán bida sẽ có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường và giữ chân khách hàng lâu dài.

Quản lý thời gian sử dụng dịch vụ của khách hàng luôn là bài toán khó đối với bất kỳ chủ quán bida nào, đặc biệt vào những khung giờ cao điểm khi lượng khách ra vào liên tục. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet mang đến giải pháp tính tiến theo giờ tự động, giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ thời gian sử dụng bàn và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Nếu chủ quán đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý quán bida, KiotViet chính là lựa chọn không thể bỏ qua!