Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Thực hiện theo đúng nghị định, thông tư của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu của các chủ cửa hàng, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã tích hợp phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với các nhà cung cấp lớn trên thị trường: MISA, VIETTEL, VNPT.

Lợi ích khi phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với ngành dịch vụ lưu trú

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ khách sạn và người mua hàng:
• Chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn. 
• Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay khi thanh toán.
• Không bắt buộc có chữ ký số, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. 
• Chủ động 24/7 trong việc xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế. 
• Cuối ngày chỉ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
Thực hiện theo đúng nghị định, thông tư của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu của các chủ cửa hàng, KiotViet ra mắt tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết hợp với các nhà cung cấp lớn trên thị trường: MISA, VIETTEL, VNPT.
Lưu ý: KiotViet hỗ trợ nghiệp vụ phát hành, chuyển hóa đơn với các giao dịch mới tạo. Với các nghiệp vụ liên quan đến điều chỉnh, thay thế,… hóa đơn, gửi đến CQT,  khách hàng thực hiện trực tiếp trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Xem thêm: KiotViet ra mắt phiên bản phần mềm quản lý dành riêng cho khách sạn, nhà nghỉ, homestay, villa

Dùng thử miễn phí

Cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Để có thể phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, chủ kinh doanh có thể thao tác thiết lập và sử dụng trên phần mềm nhanh chóng theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet 
• Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng 
• Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch, kích vào biểu tượng để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử.
• Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn một trong các nhà cung cấp hóa đơn điện tử (MISA, VIETTEL, VNPT) phù hợp => nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống (Link đăng nhập đối với VNPT, Mã số thuế, Tên tài khoản, Admin, Mật khẩu, Link tra cứu)  => kích Lưu để hoàn tất. 
• Chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng. Nếu tích chọn gian hàng sẽ chủ động chuyển hóa đơn từ KiotViet qua hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện thao tác phát hành trên hệ thống đó. 
• Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản (trong Hệ thống => Hồ sơ hóa đơn điện tử => Tùy chọn hóa đơn điện tử => Hình thức hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet, chọn Lưu. 

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình lễ tân
• Trên màn hình Lễ tân, với những người dùng được phân quyền phát hành hóa đơn điện tử, sẽ hiển thị icon biểu tượng hóa đơn điện tử. Bạn kích chọn để bật tính năng và chọn mẫu phát hành mong muốn.
• Sau khi tạo hóa đơn thành công, sẽ có pop-up hiển thị thông báo tình trạng Chuyển hóa đơn thành công hay thất bại. Ngoài ra, còn có thêm pop-up Xử lý hóa đơn điện tử. 
• Để xem danh sách hóa đơn điện tử, bạn kích chọn Xem chi tiết, tại đây sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn điện tử đã phát hành.
Tại đây, bạn có thể:
Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
- Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống 
- Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị.
- Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi.
In hóa đơn với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có:
- Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
- Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
- Mã tra cứu

Bước 3: Chuyển hóa đơn điện tử từ KiotViet sang nhà cung cấp hóa đơn MISA, VIETTEL, VNPT
Sau khi bật thiết lập và kết nối tài khoản hóa đơn điện tử với các đơn vị cung cấp (Misa, Viettel, VNPT) thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch => Hóa đơn) nếu hóa đơn chưa được chuyển sang Misa hoặc chuyển chưa thành công sẽ có thêm nút để người dùng có thể chuyển hóa đơn từ KiotViet qua  các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đó. 

Thao tác chuyển hóa đơn từ KiotViet sang đơn vị cung cấp hóa đơn như sau:
Trên tab thông tin của hóa đơn cần chuyển => chọn Phát hành HĐĐT.
Lưu ý: Những đơn đã được chuyển thành công lên Misa ở màn hình lễ tân, sẽ không thể chuyển được một lần nữa ở màn hình quản lý.
Khi phát hành thành công, phần mềm sẽ hiển thị pop-up thông báo. 

Xem chi tiết: Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Việc phát hành hóa đơn điện tử trên máy tính tiền không chỉ mang lại lợi ích về mặt tiện lợi và hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp mà còn đem lại nhiều ưu điểm đáng kể cho cả người tiêu dùng và môi trường. Bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình xử lý và lưu trữ hóa đơn. 
Đối với khách hàng, việc nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính tiền không chỉ đơn giản và thuận tiện mà còn giúp họ dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch mua bán một cách thông minh. Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu rủi ro mất mát hóa đơn và tăng cường tính bảo mật cho thông tin cá nhân.

Tổng kết lại, việc áp dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn góp phần bảo vệ môi trường và nâng cao trải nghiệm của cả doanh nghiệp và khách hàng. Điều này là một bước tiến lớn trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiện đại hóa trong quản lý kinh doanh.