Phòng bệnh THIẾU TRUNG THỰC cho NHÂN VIÊN NHÀ THUỐC

Kinh doanh thuốc tây là ngành hàng lợi nhuận cao nhưng rất khó quản lý. Đa phần chủ nhà thuốc ít có mặt thường xuyên tại quầy vì bận việc ở phòng khám, bệnh viện hoặc công tác khác nên không thể kiểm soát hết tất cả các cơ sở 24/24. Trong khi đó, tình trạng thất thoát do nhân viên nhà thuốc “thiếu trung thực” chiếm tỉ lệ không nhỏ, ảnh hưởng trầm trọng đến hiệu quả kinh doanh.

Những hình thức gian lận của nhân viên nhà thuốc

Thực tế người bệnh đi mua thuốc thường không hỏi giá, nhân viên tính tiền sao đưa vậy, nhất là với các đơn cắt theo liều. Thuốc bán theo hộp thường có dán tem giá bán nên khó gian lận hơn. Do đó việc nhân viên bán hàng cố tình tăng giá so với giá chủ cửa hàng quy định là không khó. Chưa kể trường hợp nhân viên mang các loại thuốc bên ngoài vào bán mà chủ cửa hàng không biết.

Ví dụ đơn giản như 3 liều thuốc cảm bình thường bán giá 18.000 đồng, nhưng khi không có ai kiểm soát nhân viên bán hàng có thể bán cho khách giá cao 25.000 đồng và bỏ túi số tiền chênh lệch. Tình huống này nhà thuốc không bị ảnh hưởng doanh thu nhưng bị mất uy tín. Khách hàng thấy bán giá cao, lần sau sẽ sang quầy thuốc khác, như vậy là mất khách.

Trường hợp khác, tại 90% các hiệu thuốc, nhân viên không ghi hóa đơn bán lẻ cho khách. Ví dụ, mỗi ngày trung bình nhà thuốc bán cho 50 lượt khách. Khi không có chủ nhà thuốc, nhân viên có thể vờ bỏ quên, ghi sót một vài đơn thuốc đã bán.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp được sử dụng nhiều nhất

Nhân viên “thiếu trung thực” – hậu quả nghiêm trọng

Đặc điểm kinh doanh dược phẩm là thuốc nhập theo hộp, bán theo viên nên rất khó kiểm soát. Với phương pháp ghi chép thủ công, dễ sai sót nên chủ cửa hàng thường không rõ nhân viên đã bán những gì, bán bao nhiêu. Chính vì thế, không ít trường hợp chủ nhà thuốc bị nhân viên “qua mặt” mà không biết. Hoặc biết mà không làm gì được, đành chấp nhận một tỉ lệ thất thoát nhất định.

Hậu quả của việc nhân viên nhà thuốc “thiếu trung thực” là cửa hàng bị thất thoát. Cuối ngày, cuối tháng rà soát lại giữa sổ sách, hàng hóa và doanh thu có sự chệnh lệch. Rõ ràng khách mua rất đông nhưng đếm lại tiền cứ thấy “thiêu thiếu”. Dần dần, những khách quen hay mua không thấy lui tới như trước nữa.

>> Hiện nay hầu hết các tiệm thuốc đều sử dụng Phần mềm quản lý nhà thuốc để hạn chế tình trạng nhân viên gian lận. Ngăn ngừa hiện tượng rút lõi doanh thu. 

Phòng bệnh hơn chữa bệnh

Bệnh “thiếu trung thực” của nhân viên nhà thuốc một phần do cách quản lý thiếu chặt chẽ mà ra. Chính sự lơ là, thiếu kiểm soát và đặc thù sản phẩm kinh doanh phức tạp đã góp phần không nhỏ tạo điều kiện cho nhân viên gian lận.

Tất nhiên, việc thất thoát của cửa hàng còn nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nữa, vì không phải mọi nhân viên đều gian lận. Nhưng tốt nhất, chủ nhà thuốc cần nắm bắt tình hình và có biện pháp phòng ngừa. Ở đây, KiotViet giới thiệu một số phương pháp giúp chủ nhà thuốc kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động bán hàng của nhân viên nhà thuốc.

- Kiểm kho thường xuyên

Kiểm kho sẽ giúp chủ nhà thuốc nắm được số lượng và các loại hàng hóa nhân viên đã bán. Định kỳ kiểm kho thường xuyên, 1 tuần hoặc 2 tuần/lần. Việc kiểm kho sẽ rất mất thời gian vì lượng hàng hóa lớn. Chủ nhà thuốc có thể thuê nhân viên kho, hoặc sử dụng máy kiểm kho để tiết kiệm thời gian và công sức.

Ngoài ra, rất nhiều chủ cửa hàng thuốc hiện nay sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho hiệu thuốc. Với tính năng quản lý chi tiết từng giao dịch xuất, nhập, tồn giúp việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng hơn.

- Sử dụng hóa đơn bán lẻ

Việc yêu cầu nhân viên xuất hóa đơn bán lẻ cho khách giúp chủ cửa hàng kiểm soát được giá bán, các loại thuốc bán ra mà còn tăng sự tin tưởng đối với khách hàng. Các chủ nhà thuốc có thể sử dụng máy in hóa đơn kết nối với phần mềm quản lý bán hàng để in hóa đơn nhanh chóng và chính xác.

- Theo dõi các báo cáo

Để không mất thời gian ghi chép thủ công và tra cứu trên sổ sách, phần mềm quản lý bán hàng cho nhà thuốc ghi nhận mọi hoạt động xuất, nhập hàng, và cung cấp các báo cáo ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Phần mềm quản lý bán hàng cho nhà thuốc còn giúp bạn kiểm soát tốt hoạt động bán hàng của nhân viên. Cụ thể, ghi nhận nhân viên nào, ca làm việc nào đã bán được bao nhiêu hóa đơn với số tiền là bao nhiêu. Với cách theo dõi chặt chẽ như vậy, việc nhân viên gian lận sẽ rất khó xảy ra.

Đặc biệt, so với khoản chi phí bị thất thoát, chi phí sử dụng phần mềm rất tiết kiệm chỉ từ 4.000 đồng/ngày. Vì thế, chủ nhà thuốc nên xem đây là khoản đầu tư thông minh. Phần mềm quản lý bán hàng cho nhà thuốc rất dễ sử dụng nên sẽ không quá mất thời gian để nhân viên và chủ cửa hàng vốn quen dùng sổ sách chép tay chuyển sang sử dụng thành thạo.

KiotViet chúc bạn yên tâm công tác bên ngoài mà vẫn nắm rõ mọi hoạt động kinh doanh!