Quản lý nhà nghỉ, khách sạn bằng Excel có hiệu quả?

Phần mềm Excel mang lại nhiều sự tiện lợi trong việc quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, việc quản lý hoạt động vận hành của nhà nghỉ, khách sạn chỉ bằng file Excel liệu có còn hợp lý và đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu thông tin của khách hàng? Đồng thời giảm thiểu thất thoát và sai sót ở mức tối đa? Đọc ngay những thông tin bên dưới để tìm câu trả lời cho mình nhé!

Ưu điểm khi quản lý nhà nghỉ, khách sạn bằng Excel

• Miễn phí

Excel là phần mềm không tính phí. Do đó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí để chi trả cho phần mềm quản lý khách sạn. Bạn có thể thực hiện các công việc tính toán từ đơn giản đến nâng cao trên phần mềm excel mà không phải trả bất kỳ chi phí sử dụng nào.

• Dễ dàng sử dụng

Phần mềm excel là bảng tính cơ bản mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng. Với những thao tác cơ bản là bạn đã có thể tính toán và đưa ra số liệu một cách chính xác và vô cùng nhanh chóng. 

• Lập báo cáo, thống kê

Nhiều người đã sử dụng excel như công cụ để lập báo cáo và thống kê các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Việc lập báo cáo sẽ làm rõ những chỉ số quan trọng và cần chú ý trong kinh doanh. Ngoài ra, bất kỳ khi nào bạn thay đổi cơ sở dữ liệu thì kết quả của báo cáo sẽ thay đổi. Điều này vô cùng tiện lợi, bạn chỉ cần lập bảng dữ liệu một lần, những lần sau đó chỉ cần nhập dữ liệu mới là bảng tính sẽ cho ra số liệu mới nhất.

• Tra cứu dữ liệu tiện lợi

Bạn có thể tra cứu bất kỳ dữ liệu nào đã nhập trên excel trước đó. Việc tìm kiếm trên excel không mất nhiều thời gian như tìm kiếm thủ công trên sổ sách. Bởi vậy nên đây là công cụ hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả.

Xem thêm: 7 Tính Năng Nhất Định Phải Có Của Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

Nhược điểm khi quản lý nhà nghỉ, khách sạn bằng Excel

Quản lý nhà nghỉ, khách sạn bằng Excel tồn tại nhiều bất cập, sai sót ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá khó bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo là nhiều chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của vấn đề này.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ phù hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với một số báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Cho nên, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc làm báo cáo.

• Không sử dụng được với khách sạn quy mô lớn

Đối với các khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ việc quản lý nữa.

Xem thêm: Tổng Hợp Mức Chi Phí Hoa Hồng Khi Đăng Ký Bán Phòng Khách Sạn Trên Các Kênh OTA

Lựa chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn KiotViet thay thế cho Excel

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại phần mềm quản lý khách sạn khác nhau để hỗ trợ theo dõi tình hình kinh doanh của khách sạn. Phần mềm quản lý được thiết kế riêng cho việc quản trị khách sạn. Nên nó sẽ tối ưu được hiệu quả sử dụng hơn so với bảng tính excel. Các tính năng trên phần mềm sẽ phù hợp với quản lý khách sạn. 

Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn KiotViet: Tối ưu vận hành - Tối đa hiệu suất

Phần mềm quản lý khách sạn của KiotViet được thiết kế với những tính năng vượt trội đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý của chủ kinh doanh cùng giao diện hiện đại, thông minh và thân thiện. 

• Tính tiền phòng theo giờ, theo ngày chính xác

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet tự động tính tiền phòng theo giờ & các sản phẩm, dịch vụ phụ thu khi khách hàng check out, giúp thu ngân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi bộ phận từ lễ tân, buồng phòng, thu ngân...

• Quản lý phòng hiệu quả

Theo dõi số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả. Từ đó khách sạn có thể lên lịch đặt phòng, dọn dẹp và đón tiếp khách hàng hợp lý. Tránh trường hợp nhầm lẫn khiến khách hàng khó chịu.

• Thanh toán nhanh, giảm thất thoát

Phần mềm hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả thao tác của nhân viên đều được quản lý & lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi khách sạn cần.

• Quản lý khách hàng chi tiết

Thông tin đặt phòng và khách lưu trú được phần mềm quản lý chi tiết trên hệ thống giúp chủ khách sạn dễ dàng liên hệ, hỗ trợ cho từng khách hàng hiệu quả. Nhờ đó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.

• Doanh thu vượt trội, quản lý từ xa

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet dùng được trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên một tài khoản. Giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn từ xa, theo thời gian thực.

Dùng thử miễn phí

Hiện nay, du lịch ở Việt Nam ngày càng phát triển, kéo theo sự mở rộng về quy mô cũng như chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng ngày một tăng. Việc quản lý khách sạn, nhà nghỉ sao cho hiệu quả và tiết kiệm chi phí đang trở thành vấn đề được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. Vì thế, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách, nhà nghỉ, homestay KiotViet sạn đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp các nhà quản trị giải quyết được tất cả các vấn đề của khách sạn một các dễ dàng và tối ưu nhất.