Quản lý bảo hành bằng Excel nay còn phù hợp ?

Để quản lý đơn giản nhất, nhiều cửa hàng chọn phương pháp quản lý bảo hành bằng Excel, bởi đây là một phần mềm rất phổ biến. Tuy nhiên, khi quy mô cửa hàng lớn và số lượng khách hàng đến bảo hành, sửa chữa ngày một đông thì quản lý bằng Excel thôi là chưa đủ.

Sử dụng Excel dễ bị động, không có tính phối hợp trong quy trình bán hàng

Một điều thường gặp khi sử dụng Excel để lưu trữ thông tin bảo hành thường khiến bạn chậm trễ trong công việc và không có tính tương tác giữa các bộ phận. Ví dụ như khi khách mua sản phẩm điện tử tại cửa hàng thì thông tin mua hàng sẽ được ghi lại và người phụ trách bên bảo hành sẽ lại phải đánh lại thông tin bằng thao tác thủ công vào file Excel.

Đặc biệt, đối với những chuỗi cửa hàng điện tử thì tiến độ công việc thường thay đổi theo từng phút, vì vậy việc cập nhật file Excel thường xuyên rất dễ bị chậm trễ gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.

Excel là một phần mềm Offline

Quản lý bảo hành bằng Excel tồn tại rất nhiều rủi ro vì đây là một phần mềm Offline. Do đó, tất cả các dữ liệu bảo hành hay thông tin sửa chữa của khách hàng đều sẽ được lưu trên máy tính. Do đó, khi máy tính bị hỏng hoặc nhiễm virus sẽ làm gián đoạn đến công tác quản lý. Trong trường hợp xấu nhất có thể bị mất tất cả các dữ liệu

Ngoài ra, dữ liệu “chết”  trong máy tính khiến cho việc tương tác cũng như trao đổi thông tin giữa các  chi nhánh cửa hàng trên cùng một file tài liệu là không hề khả thi, cũng khiến người quản lý khó có thể kiểm soát quy trình hoạt động bảo hành, sửa chữa.

Khó phân biệt khi File có số liệu quá lớn

Khi số lượng lưu trữ quá lớn và một ngày gia tăng, quản lý bảo hành, bảo trì bằng Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ tra cứu chậm hay dễ sai sót.  Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn khi thao tác trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

Thiếu tính năng tự động thông báo

Khi quản lý bảo hành bằng Excel, phần mềm không có tính năng tự động thông báo cho người quản lý các thông tin liên quan đến bảo bảo hành, bảo trì như thời gian hết hạn bảo hành của khách hàng, thời gian trả sản phẩm sau sửa chữa,... Điều này dẫn đến việc chậm trễ trong việc kiểm soát thông tin hạn bảo hành, làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng quản lý bảo hành  bảo trì

Ngày nay, hầu hết các chủ cửa hàng đều tin dùng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát quy trình bảo hành, bảo trì. Với phần mềm này, chủ cửa hàng có thể yên tâm:

- Kiểm soát quy trình bảo hành sửa chữa chặt chẽ: Tất cả giao dịch liên quan tới sửa chữa sản phẩm đều được cập nhật liên tục và được kiểm soát chặt chẽ thông qua phần mềm.

- Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phần mềm có khả năng thông báo lịch hết hạn bảo hành, bảo trì hoặc ngày hẹn trả hàng đã qua sửa chữa cho khách ngay tại màn hình tổng quan.

-  Nâng cao hiệu quả kinh doanh của cửa hàng: Phần mềm quản lý bảo hành, bảo trì giúp cho chủ kinh doanh nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, giám sát tăng khả năng kiểm soát quy trình bảo hành, bảo trì.

- Tiết kiệm thời gian quản lý: Với phần mềm quản lý bảo hành thì chủ cửa hàng có thể nhanh chóng tra cứu mọi thông tin liên quan đến vấn đề bảo hành, bảo trì cho khách hàng chỉ với một vài thao tác.