Quản lý cửa hàng vật tư nông nghiệp nhanh gọn hơn nhờ phần mềm hỗ trợ

Khi kinh doanh vật tư nông nghiệp, chủ cửa hàng thường gặp không ít khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, kiểm soát tồn kho, ghi nhớ công nợ với khách hàng hay theo dõi tình hình doanh thu. Do đó, KiotViet mang đến phần mềm quản lý cửa hàng vật tư nông nghiệp giúp chủ shop vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm công sức và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh dễ dàng.

Những khó khăn của cửa hàng bán vật tư nông nghiệp truyền thống

1. Quản lý các loại hàng hóa tồn kho phức tạp

Kinh doanh vật tư nông nghiệp có đặc điểm là số lượng hàng hóa không quá nhiều, nhưng loại sản phẩm lại vô cùng đa dạng, được chia thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm đảm nhận các chức năng và hiệu quả riêng biệt. Ví dụ như giống cây trồng, phân bón, chế phẩm sinh học, thuốc bảo vệ thực vật,... Mỗi nhóm sản phẩm lại có công dụng riêng, nhiều mẫu mã, thương hiệu khác nhau và đôi khi có tính năng tương tự, dễ gây nhầm lẫn khi quản lý.

Bên cạnh đó, việc kiểm soát tồn kho bằng cách thủ công rất dễ dẫn đến sai sót: không nắm được số lượng tồn thực tế, không phát hiện kịp thời khi hàng sắp hết hoặc tồn kho quá nhiều. Điều này cũng là một trong những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến dòng tiền và doanh thu của cửa hàng.

2. Khó tìm kiếm sản phẩm do không nhớ vị trí

Tại các cửa hàng vật tư nông nghiệp, hàng hóa được chia thành nhiều nhóm và thường xuyên thay đổi vị trí khi nhập thêm lô mới. Nếu không có hệ thống ghi chú rõ ràng, chủ shop và nhân viên sẽ mất nhiều thời gian để tìm đúng sản phẩm khách cần. Việc không nhớ được vị trí để hàng cũng dễ gây thất thoát, bỏ sót sản phẩm cận date hoặc tồn kho lâu ngày, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

3. Sai sót và nhầm lẫn trong quản lý công nợ

Khách hàng của cửa hàng vật tư nông nghiệp phần lớn là người dân làm nông, thường không thanh toán ngay toàn bộ đơn hàng mà trả dần theo từng đợt hoặc sau mỗi vụ mùa. Điều này khiến công nợ phát sinh nhiều và rải rác, dễ dẫn đến sai sót khi ghi chép thủ công bằng sổ sách hoặc Excel – đặc biệt là khi phải đối chiếu lại sau một thời gian dài.

Việc quản lý công nợ với nhà cung cấp cũng gặp nhiều khó khăn tương tự. Chủ cửa hàng không thể kiểm soát được nhà cung cấp liệu có lưu lại công nợ của mình tương tự như mình đã nhớ hay không. Do đó, việc lưu trữ phiếu thu là vô cùng quan trọng, giúp loại bỏ tối đa rủi ro cho cửa hàng.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ và uy tín nhất hiện nay

4. Thất thoát mà không rõ nguyên nhân

Việc xảy ra thất thoát là điều không thể tránh khỏi nếu không có phần mềm hỗ trợ quản lý. Hàng hóa có thể bị mất mát do nhầm lẫn khi nhập – xuất, ghi sổ sai lệch, quên ghi lại đơn nợ hay đơn hoàn,... khiến chủ cửa hàng khó truy lại nguyên nhân. Lâu dần, những thất thoát nhỏ tích lũy thành tổn thất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà không biết lỗi phát sinh từ khâu nào để điều chỉnh kịp thời.

5. Thống kê báo cáo kinh doanh như thu - chi, lợi nhuận mất nhiều thời gian

Nhiều chủ cửa hàng vật tư nông nghiệp thường ghi chép thu – chi bằng sổ tay hoặc Excel. Điều này dễ dẫn đến sai sót, thất lạc dữ liệu và mất nhiều thời gian mỗi khi cần tổng hợp báo cáo. Nhiều khi đến cuối tháng, chủ shop vẫn không biết chính xác cửa hàng đã thu vào và chi ra bao nhiêu, lời lãi ra sao. Việc đánh giá hiệu quả bán hàng, xem lô hàng nào lãi nhiều, mặt hàng nào bán chạy cũng trở nên cảm tính và thiếu cơ sở.

Phần mềm quản lý cửa hàng vật tư nông nghiệp KiotViet mang đến giải pháp gì?

1. Quản lý tồn kho hàng hóa chặt chẽ, chính xác 

Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp KiotViet giúp chủ cửa hàng theo dõi tồn kho chính xác đến từng mặt hàng. Chỉ cần nhập tên sản phẩm, mã hàng hoặc quét mã vạch, chủ shop sẽ biết được số lượng tồn thực tế, sản phẩm thuộc nhóm nào, còn bao nhiêu mẫu mã tương tự, đến từ nhà cung cấp nào… Tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp tránh thiếu hụt hoặc tồn dư hàng hóa không cần thiết.

Ví dụ, chủ shop chỉ cần tra tên chai thuốc trừ sâu, phần mềm sẽ hiện ra chính xác loại này còn tồn bao nhiêu chai, loại chai thuốc trừ sâu bao nhiêu ml, hình ảnh sản phẩm (nếu có) để dễ nhận dạng. Thậm chí, phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ vị trí để sản phẩm tại quầy/ kệ/ tủ nào.. trường hợp người khác bán hộ thì chỉ cần tra cứu trên phần mềm bất kỳ loại hàng hóa nào đều có thể biết vị trí cất giữ, thuận tiện bán hàng.

2. Dễ dàng tra xuất giá bán và vị trí để hàng

Chỉ cần vài thao tác đơn giản, chủ shop có thể tra cứu ngay giá bán và vị trí của sản phẩm đó, không lo khách hàng phải chờ lâu. Nếu cần điều chỉnh giá, chủ shop có thể thao tác trực tiếp trên phần mềm, nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, KiotViet còn cho phép phân quyền người dùng: chỉ chủ shop mới xem được giá nhập và giá bán song song, còn nhân viên chỉ được phép xem giá bán, đảm bảo bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh.

3. Lưu trữ thông tin khách hàng, đối soát công nợ chính xác

Phần mềm KiotViet hỗ trợ chủ shop lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng như lịch sử mua hàng, số lần thanh toán, số tiền đã trả và công nợ. Khi khách quay lại mua hàng, hệ thống tự động hiển thị các thông tin liên quan để chủ shop dễ dàng theo dõi và đối soát công nợ. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng cảnh báo khi đến kỳ truy thu nợ, giúp chủ shop quản lý công nợ minh bạch, tránh bỏ sót.

Không chỉ với khách hàng, KiotViet còn giúp chủ shop quản lý công nợ với nhà cung cấp. Phần mềm cho phép tạo phiếu nhập hàng, theo dõi số lượng hàng đã nhập, hàng cần bổ sung và tự động nhắc lịch thanh toán. Nhờ đó, chủ shop kiểm soát nguồn hàng và công nợ với nhà cung cấp dễ dàng, hạn chế sai sót và thất thoát.

4. Thiết lập khuyến mãi và chiết khấu tiền hàng

Trên phần mềm quản lý bán hàng, chủ shop có thể thiết lập và kiểm soát các chương trình khuyến mãi nhanh chóng, chính xác. Từ thời gian, nội dung, hình thức áp dụng và theo dõi tình trạng từng chương trình đều được quản lý ngay trên hệ thống. Các hình thức khuyến mãi phổ biến gồm: giảm giá hóa đơn, giảm giá sản phẩm, tặng hàng (mua 2 tặng 1), tặng điểm tích lũy hoặc tặng voucher cho lần mua sau.

Khi tạo đơn hàng, người bán chỉ cần chọn chương trình khuyến mãi phù hợp, phần mềm sẽ tự động trừ số tiền chiết khấu và hiển thị rõ trên hóa đơn. Ví dụ: nếu chủ shop thiết lập chương trình “Giảm 10% cho đơn hàng trên 1 triệu đồng”, khi đơn hàng đủ điều kiện, phần mềm sẽ tự động tính và trừ 100.000 đồng, không cần thao tác thủ công.

Xem thêm: Tồn kho lệch, sổ sách sai, mất đơn oan uổng? Đây là cách kiểm soát kho chặt mà không tốn một đồng

5. Xem báo cáo lợi nhuận, dòng tiền ra - vào theo thời gian thực 

Mỗi khi có đơn hàng được xuất bán, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu và gửi thông báo về điện thoại, giúp chủ shop nắm bắt tình hình kinh doanh nhanh chóng mà không cần tổng kết thủ công cuối ngày. Ngoài doanh thu, phần mềm còn hỗ trợ thống kê chi tiết các khoản chi như tiền mặt bằng, điện nước, vận chuyển,… trong báo cáo tài chính. Chủ shop có thể xem báo cáo theo ngày, tuần, tháng hoặc tra cứu theo thời gian tùy chọn. Hệ thống cũng cung cấp thống kê hàng bán chạy, hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và tối ưu hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Dùng thử miễn phí

Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm quản lý cửa hàng vật tư nông nghiệp KiotViet giúp chủ shop dễ dàng quản lý tồn kho, công nợ và báo cáo doanh thu một cách nhanh chóng và chính xác. Chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa việc kinh doanh. Hãy đăng ký sử dụng MIỄN PHÍ ngay để trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời này!