Quản lý đặt phòng khách đoàn dễ dàng với KiotViet 

Việc quản lý đặt phòng khách sạn theo đoàn đòi hỏi một quy trình chuyên nghiệp, hiệu quả và kỹ năng tổ chức tốt để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm thoải mái và không gặp trở ngại trong suốt thời gian lưu trú. Đặc biệt, các đoàn khách lớn như công ty, du lịch theo nhóm, hay gia đình cần sự quản lý chặt chẽ và tỉ mỉ. Khách sạn không cần nhập thông tin từng khách, ghép từng phòng vào đoàn nữa, với KiotViet, bạn hoàn toàn có thể đặt nhiều phòng theo đoàn cùng lúc, sắp xếp và quản lý thông tin khách trong đoàn dễ dàng và nhanh chóng. 

Thách thức trong quản lý đặt phòng theo đoàn

Đặt phòng cho các đoàn khách lớn thường phức tạp hơn so với khách cá nhân. Dưới đây là một số thách thức mà các khách sạn thường gặp phải:
• Yêu cầu đa dạng: Mỗi đoàn khách sẽ có những yêu cầu khác nhau về số lượng phòng, loại phòng, và tiện nghi kèm theo. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt trong cách bố trí phòng và dịch vụ.
• Quản lý thông tin: Việc theo dõi thông tin đặt phòng cho hàng chục, thậm chí hàng trăm khách hàng trong cùng một đoàn có thể gây khó khăn, nhất là khi có sự thay đổi vào phút cuối.
• Đảm bảo trải nghiệm đồng bộ: Khi phục vụ một nhóm lớn, khách sạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đoàn đều có trải nghiệm tương đồng và chất lượng cao, từ check-in cho đến check-out.

Quản lý đặt phòng theo đoàn dễ dàng với phần mềm KiotViet 

Nhận đặt phòng trước cho khách đoàn 

Với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, khi có khách gọi điện đặt phòng theo đoàn, lễ tân có thể xem sơ đồ phòng để theo dõi nhanh chóng có bao nhiêu phòng trống, có đáp ứng đủ phòng cho khách đoàn hay không để nhận đặt phòng. Lễ tân cũng có thể nhanh chóng tạo đặt phòng theo đoàn, lựa chọn hạng phòng, số lượng phòng phù hợp với nhu cầu của khách và in phiếu đặt phòng đồng thời gửi email xác nhận cho khách ngay lập tức. 

Xem thêm: Quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả với phần mềm KiotViet

Dùng thử miễn phí

Quản lý thông tin trưởng đoàn, ghép phòng lẻ vào đoàn 

Phần mềm KiotViet cũng hỗ trợ lễ tân quản lý thông tin trưởng đoàn, thêm thông tin liên hệ để có thể thực hiện quản lý danh sách và thông tin thành viên trong đoàn tiện lợi hơn. 
Đồng thời, trong trường hợp khách đến check-in muốn book thêm phòng lẻ ngoài các phòng đã đặt trước của cả đoàn, lễ tân cũng có thể hỗ trợ ghép phòng lẻ vào đoàn tiện lợi, nhanh chóng để quản lý thông tin lưu trú, số lượng phòng và số lượng khách dễ dàng. 

Check-in, nhận phòng theo đoàn

Rút ngắn thời gian và thủ tục check-in khách đoàn với KiotViet. Lễ tân chỉ cần nhập họ tên hoặc mã đặt phòng của khách, phần mềm tự động trả kết quả danh sách các phòng khách đã đặt để thực hiện check-in, nhận phòng nhanh chóng. 

Xem thêm: Ra mắt tính năng quản lý thẻ từ khách sạn

Dùng thử miễn phí

Quản lý thông tin khách lưu trú

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet giúp khách sạn tiết kiệm thời gian nhập thông tin khách hàng, loại bỏ các thủ tục rườm rà trong khâu check-in. Với tính năng này, nhân viên lễ tân khi nhập thông tin khách hàng chỉ cần sử dụng camera điện thoại, ipad để scan giấy tờ như CCCD, Hộ chiếu hoặc lựa chọn tải ảnh giấy tờ của khách lên phần mềm. Hệ thống sẽ tự quét các thông tin trên giấy tờ và tự động điền vào ô tương ứng. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian nhập thông tin thủ công, loại bỏ sai sót trong khi nhập liệu và giúp quá trình checkin trở nên nhanh chóng, khách hàng không còn phải chờ đợi lâu. Việc nhập thông tin khách theo đoàn cũng tương tự bằng cách đọc CCCD/Hộ chiếu, phần mềm sẽ tự động nhập thông tin khách hàng. 

Kiểm phòng & thanh toán

Khi trả phòng & thanh toán theo đoàn, nhân viên lễ tân có thể gửi yêu cầu kiểm các phòng trong đoàn cho bộ phận buồng phòng. Sau khi nhận được yêu cầu từ lễ tân, bộ phận buồng phòng sẽ tiến hành kiểm tra phòng. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet hỗ trợ việc ghi nhận và báo cáo kết quả kiểm phòng một cách chi tiết và chính xác. Bộ phận buồng phòng có thể nhập các thông tin về số lượng đồ dùng minibar đã sử dụng, tình trạng thiết bị trong phòng và bất kỳ hỏng hóc hay thiệt hại nào phát hiện được vào phần mềm. Kết quả kiểm phòng sẽ được tự động gửi về cho lễ tân, giúp họ nắm bắt tình hình và tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình trả phòng.

Lễ tân có thể thanh toán toàn bộ các phòng trong đoàn với giá tiền, phụ thu sau kiểm phòng chi tiết và in hóa đơn nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, phần mềm cũng lưu lại toàn bộ số tiền đã đặt cọc trước hoặc lịch sử thanh toán của khách để khấu trừ & hiển thị số tiền cần thanh toán chính xác, giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn. 

Xem thêm: Kiểm phòng nhanh gọn với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Lợi ích khi sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý đặt phòng theo đoàn 

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn không chỉ giúp tối ưu quy trình đặt phòng mà còn đem lại nhiều lợi ích khác cho việc quản lý đoàn:
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa nhiều khâu, giúp giảm tải công việc cho nhân viên.
• Tránh sai sót: Hạn chế tối đa các lỗi khi phân bổ phòng hoặc xử lý thông tin khách hàng.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt hơn, từ quy trình đặt phòng đến thanh toán và sử dụng dịch vụ.
• Tăng doanh thu: Quản lý hiệu quả giúp tối đa hóa lượng khách đặt phòng, tối ưu hóa công suất phòng và từ đó tăng doanh thu.

Quản lý đặt phòng khách sạn theo đoàn có thể là một thách thức lớn nhưng cũng là cơ hội để khách sạn chứng tỏ sự chuyên nghiệp và khả năng phục vụ của mình. Bằng việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn hiện đại, khách sạn không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng, từ đó cải thiện danh tiếng và tăng doanh thu dài hạn.