Quản lý dòng tiền tại cửa hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng

Dòng tiền là xương sống của bất kỳ cơ sở kinh doanh nào. Là chủ một cửa hàng, mối quan tâm hàng đầu của bạn là tối đa hóa lợi nhuận và tạo ra nhiều tiền hơn. Quản lý dòng tiền hiệu quả là hành động đầu tiên bạn cần nghĩ tới. 

Quản lý dòng tiền tại cửa hàng là gì?

Dòng tiền là lượng tiền vào và ra khỏi cửa hàng của bạn. Dòng tiền vào đến từ việc mua hàng của khách hàng trong khi dòng tiền ra xảy ra khi các chi phí kinh doanh phát sinh như bổ sung hàng tồn kho, hóa đơn, lương nhân viên, v.v.. 

Quản lý dòng tiền đề cập đến tất cả các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, thu thập, phân tích, giám sát và quản lý dòng tiền vào và dòng tiền ra. 

Khi nói đến quản lý dòng tiền tại cửa hàng, phạm vi quản lý tập trung vào các cửa hàng bán lẻ thực tế như tên gọi của nó. Một kế hoạch thực tế để quản lý dòng tiền đòi hỏi chủ cửa hàng phải nhận thức đầy đủ và hiểu rõ các nguồn dòng tiền trong cơ sở kinh doanh của mình.

Xem thêm: Báo cáo kinh doanh thông minh trên ứng dụng FnB Quản lý nhà hàng

Tại sao quản lý dòng tiền lại cần thiết?

Dòng tiền là "xương sống" hoặc "huyết mạch" của cửa hàng. Theo Investopedia, lý do phổ biến hàng đầu khiến một cơ sở kinh doanh nhỏ thất bại là những rào cản tài chính, chủ yếu là do quản lý dòng tiền kém. Dưới đây là những lý do chính khiến quản lý dòng tiền trở nên quan trọng.

• Bạn cần đủ tiền để trang trải chi phí kinh doanh

Là chủ cửa hàng, bạn cần đảm bảo có sẵn tiền theo ý mình để thanh toán các chi phí khi đến hạn. Bạn nên biết rằng ngay cả những cửa hàng sinh lời cũng có thể sập tiệm nếu họ không quản lý dòng tiền hợp lý. Nếu bạn không có đủ tiền để trả cho nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà cung cấp sẽ ngừng cung cấp sản phẩm cho bạn và nhân viên sẽ rời bỏ bạn.

• Bạn cần tiền để phát triển việc kinh doanh của mình

Hãy lấy một ví dụ điển hình trong kinh doanh bán lẻ. Mùa nghỉ lễ sắp đến gần và bạn muốn tăng doanh số bán hàng bằng cách cung cấp cho khách hàng những mặt hàng mới nhất hoặc đầu tư nhiều hơn vào các hoạt động tiếp thị.

Tuy nhiên, hóa đơn hoạt động của bạn sắp đến hạn và bạn không còn đủ tiền. Trong trường hợp này, quản lý dòng tiền hiệu quả không chỉ là đảm bảo bạn có tiền để cân bằng dòng tiền vào và dòng tiền ra. Hiệu quả còn nằm ở việc có tiền nhàn rỗi cho các mục đích trong tương lai.

• Bạn cần tiền để tồn tại trong tình huống khủng hoảng

Đại dịch COVID 19 là một phép thử khắc nghiệt đối với nền kinh tế toàn cầu, đẩy nhanh việc phân loại doanh nghiệp mạnh và yếu. Không ai có thể dự đoán chính xác khi nào những tình huống nghiêm trọng như vậy có thể xảy ra. Là chủ cửa hàng, bạn phải luôn nhận thức được tương lai và cũng có kế hoạch ứng phó với các cuộc khủng hoảng. Nói cách khác, bạn cần tiền để tồn tại và sau đó phát triển công việc kinh doanh của mình.

Xem thêm: Đơn giản hóa quá trình kinh doanh với tính năng thiết lập thanh toán đa tiền tệ khi bán hàng

Nắm bắt chính xác dòng tiền trong cửa hàng của bạn với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Quản lý dòng tiền tại cửa hàng là một phần quan trọng trong việc vận hành kinh doanh hiệu quả. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát dòng tiền tại cửa hàng một cách chính xác và tiện lợi.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn ghi nhận và phân loại các nguồn thu nhập từ doanh số bán hàng, dịch vụ bổ sung và các dịch vụ khác, cũng như các chi phí phát sinh như mua hàng, chi phí thuê nhân công và các chi phí khác. Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ hơn về lượng tiền đang chảy vào và ra khỏi cửa hàng của mình.

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng còn cung cấp các báo cáo và biểu đồ thống kê về dòng tiền, giúp bạn phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh. Bạn có thể xem xét về việc cắt giảm chi phí, tối ưu hóa nguồn thu nhập và tìm cách tăng cường lưu lượng tiền mặt để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn mạnh mẽ và ổn định.

Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để giúp quản lý dòng tiền một cách hiệu quả theo những cách sau:

• Quản lý thu chi tự động: Khi các giao dịch như bán hàng, nhập hàng hay đổi trả hàng phát sinh, hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản thu chi tương ứng. Chính vì vậy, chủ cửa hàng có thể kiểm soát được chính xác dòng tiền mặt của cửa hàng và dễ dàng tìm kiếm, theo dõi hơn phương pháp quản lý thủ công như trước đây.
• Lập phiếu thu chi nhanh chóng: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hỗ trợ người dùng trong việc lập các phiếu thu chi, giúp nhân viên bán hàng dễ dàng và thuận tiện hơn trong công việc. Khi có các khoản thu chi phát sinh, phiếu thu chi sẽ được tạo và người dùng chỉ cần nhập các thông tin chi tiết, rất đơn giản và nhanh chóng.  
• Hệ thống thanh toán: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng, và ví điện tử. Điều này giúp quản lý thu chi một cách dễ dàng.
• Theo dõi doanh số bán hàng: Phần mềm cung cấp một hệ thống báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng hàng ngày, tuần hoặc tháng. Bạn có thể theo dõi doanh thu và lợi nhuận hàng ngày để đảm bảo rằng dòng tiền được quản lý một cách hiệu quả.
• Quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn: Tích hợp tính năng quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn vào phần mềm. Điều này giúp theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng và cung cấp dấu vết cho các giao dịch.
• Báo cáo và phân tích: Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp các báo cáo và phân tích về các khoản chi tiêu liên quan đến dòng tiền ra vào của cửa hàng.

Dùng thử miễn phí

Tóm lại, việc quản lý dòng tiền tại cửa hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp bạn kiểm soát tốt hơn về tài chính mà còn giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động kinh doanh của bạn.