Theo Dõi, Kiểm Soát, Quản Lý Hàng Hóa Theo Lô, Theo Hạn Sử Dụng Tránh Lãng Phí, Thất Thoát

Đối với các mặt hàng như mỹ phẩm, nông sản, dược phẩm, hay thời trang, việc theo dõi và kiểm soát quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng là một điều cực kỳ quan trọng.

Người quản lý kho cần phải nắm rõ về thời hạn sử dụng cũng như đặc điểm của lô hàng trong quá trình kiểm kê để đạt được hiệu quả quản lý tốt nhất. Bài viết sau đây sẽ giúp các chủ cửa hàng hiểu hơn về cách quản lý hàng hóa theo từng lô, theo hạn sử dụng.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

Xem thêm: QUẢN LÝ HÀNG HÓA BẰNG MÃ VẠCH mang lại BAO NHIÊU LỢI ÍCH?

Lô hạn sử dụng là gì? Số lô sản xuất là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu cách quản lý hàng theo lô hạn sử dụng, các bạn cần hiểu chính xác định nghĩa lô sản xuất là gì? Số lô sản xuất là gì? Ký hiệu số lô sản xuất hiển thị như thế nào và kiểm tra số lô sản xuất ra sao.

Mỗi loại hàng hóa sẽ được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, do đó mỗi lần nhà sản xuất phân phối đến các cửa hàng bán lẻ sẽ được gọi là một lô sản xuất. Mỗi lô đều được đánh số với ngày sản xuất và ngày hết hạn khác nhau.

Số lô sản xuất là ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ, hoặc kết hợp cả số và chữ nhằm nhận biết lô và nguyện liệu sản xuất lô, bên cạnh đó còn cho phép chủ shop kiểm tra số lô sản xuất bằng cách truy xét nguồn gốc của lô bao gồm các công đoạn, quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và phân phối lô đó.

MIỄN PHÍ dùng thử

1. Làm sao để quản lý hàng hóa theo lô

1.1. Những ngành hàng nào cần quản lý hàng hóa theo lô

Quản lý hàng hóa theo lô là cách theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất của nó, đảm bảo hạn sử dụng của các lô hàng. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng xác định cần bán lô hàng nào trước, giảm bớt thời gian bán hàng cho nhân viên cũng như tránh tình trạng lãng phí cho cửa hàng.

 Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng tránh lãng phí cho cửa hàng

Thông thường, các mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, dược phẩm, đồ mỹ phẩm,… sẽ cần đến công tác quản lý hàng hóa theo lô. Những ngành hàng này khi quản lý theo lô sẽ giúp các hoạt động như xuất bán, sắp xếp hay kiểm kê dễ dàng hơn và giúp chủ cửa hàng nắm rõ tình hình hạn sử dụng của từng mặt hàng trong kho.

1.2. Những cách giúp quản lý hàng hóa theo lô

Để theo dõi và kiểm soát hàng hóa theo lô, chủ cửa hàng có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

1.2.1. Quản lý hàng hóa theo lô bằng quy trình ngoài

Phương pháp này yêu cầu chủ cửa hàng phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Các nhân viên có trách nhiệm phải theo dõi những mặt hàng theo lô một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ trạng thái của hàng hóa. Tuy nhiên cách này sẽ tốn nhiều thời gian cũng như chi phí thuê nhân công.

1.2.2. Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng bằng phần mềm

Đây là phương pháp sử dụng phần mềm để theo dõi tình hình hàng hóa theo lô. Khi các lô hàng được nhập vào kho, thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm. Đặc biệt khi các lô hàng gần đến ngày hết hạn sử dụng, phần mềm có thể thông báo cho chủ cửa hàng để có cách xử lý kịp thời.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: KiotViet ra mắt tính năng: Quản lý hàng hóa theo LÔ & HẠN SỬ DỤNG

2. Quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng bằng phần mềm KiotViet

2.1. Tạo mã vạch cho sản phẩm có cùng hạn sử dụng

Tính năng tạo mã vạch của KiotViet

Phần mềm KiotViet hỗ trợ người dùng tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa cho các sản phẩm. Với tính năng này, chủ cửa hàng có thể tại các mã vạch giống nhau cho các sản phẩm cùng lô, cùng hạn sử dụng. Như vậy việc tìm kiếm thông tin sản phẩm theo lô hay theo dõi hạn sử dụng cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

2.2. Hỗ trợ thiết lập định mức tồn kho

KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng xây dựng định mức tồn kho với các mặt hàng khác nhau. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể thiết lập định mức dựa trên tình trạng của các lô hàng trong kho. Điều này không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn mà còn nắm rõ hạn sử dụng của các sản phẩm trong kho.

Đặc biệt, KiotViet còn có tính năng thông báo các mặt hàng ở cận định mức tồn kho, giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Xem thêm: 3 lợi ích quản lý tồn kho với phần mềm bán hàng KiotViet

Định mức tồn của sản phẩm trong KiotViet

MIỄN PHÍ dùng thử

2.3. Sử dụng thuộc tính hạn sử dụng

Khi các lô hàng được nhập vào kho, người dùng có thể nhập các thông tin cụ thể của lô hàng vào hệ thống, trong đó có hạn sử dụng. Chính vì vậy, khi theo dõi và quản lý hàng hóa, chủ cửa hàng có thể sử dụng thuộc tính hạn sử dụng của KiotViet.

Với thuộc tính này, chủ cửa hàng không chỉ có thể lên kế hoạch bán hàng phù hợp mà còn có phương thức xử lý kịp thời cho các mặt hàng gần hết hạn sử dụng. Nhờ đó công việc bán hàng sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn, cũng như tránh gây ra lãng phí hay thất thoát cho cửa hàng.

3. Shop mỹ phẩm quản lý lô hạn sử dụng bằng cách nào?

Hiện nay hầu hết các cửa hàng, shop kinh doanh mỹ phẩm đều quản lý lô hạn sử dụng bằng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Đây là công cụ giúp việc quản lý dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều các phương pháp thủ công. 

+ Quản lý lô date từng sản phẩm, mặt hàng, tất cả các thông tin ngày nhập, HSD đều được cập nhật trên phần mềm 

+ KiotViet có tính năng gửi cảnh báo những mặt hàng sắp hết hạn để chủ shop nắm được và có phương án xử lý

+ Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi đẩy hàng tồn kho, giải phóng hàng sắp hết date giúp cửa hàng mỹ phẩm giải quyết hàng hết hạn mà vẫn thu lãi lớn. 

+ Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet còn sở hữu sàn thương mại điện tử cung cấp nguồn hàng mỹ phẩm cực lớn cho những nhà bán hàng. Sàn KiotPro cung cấp nguồn hàng mỹ phẩm chính hãng, giá tận gốc, giúp bạn nhập hàng nhanh chóng dễ dàng kinh doanh. 

Bắt đầu DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 10 NGÀY tại đây 

MIỄN PHÍ dùng thử

Quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng tuy khá phức tạp nhưng sẽ giúp việc theo dõi các mặt hàng có vòng đời ngắn dễ dàng và thuận tiện hơn. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu hơn về cách quản lý này và áp dụng hiệu quả cho cửa hàng.