Quản lý khách lưu trú trên phần mềm KiotViet: Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng 

Bổ sung thông tin & khai báo khách lưu trú trực tiếp trên phần mềm quản lý khách sạn giúp chủ kinh doanh dịch vụ lưu trú thuận tiện hơn trong việc quản lý thông tin khách hàng. Tìm hiểu các tiện ích quản lý khách lưu trú trên phần mềm ngay sau đây!

Có phải thực hiện khai báo lưu trú đối với khách thuê phòng ở khách sạn, nhà nghỉ hay không? 

Theo Điều 44 của Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú có trách nhiệm thông báo cho cơ quan Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi quản lý địa bàn về khách lưu trú. Cụ thể:
• Đối với khách lưu trú là người Việt Nam, việc thông báo phải được thực hiện trước 23 giờ trong ngày. Nếu khách lưu trú đến sau 23 giờ, việc thông báo phải được thực hiện trước 08 giờ sáng ngày hôm sau.
• Thông báo có thể được thực hiện qua mạng Internet nếu cơ sở kinh doanh đã kết nối mạng Internet với cơ quan Công an. Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa kết nối mạng Internet, thông báo có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan Công an hoặc qua điện thoại.
• Đối với khách là người nước ngoài, cơ sở kinh doanh phải ghi mẫu Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài và chuyển đến cơ quan Công an.
Như vậy, việc đăng ký tạm trú cho khách lưu trú tại khách sạn chỉ bắt buộc đối với khách hàng là người nước ngoài. Đối với khách hàng là người Việt Nam, quy định này chỉ áp dụng trong trường hợp khách lưu trú sau 23 giờ hoặc đến lưu trú sau giờ quy định.

Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, bổ sung thông tin khách lưu trú dễ dàng 

Đây là tiện ích mới ra mắt trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet giúp khách sạn tiết kiệm thời gian nhập thông tin khách hàng, loại bỏ các thủ tục rườm rà trong khâu check-in. Với tính năng này, nhân viên lễ tân khi nhập thông tin khách hàng chỉ cần sử dụng camera điện thoại, ipad để scan giấy tờ như CCCD, Hộ chiếu hoặc lựa chọn tải ảnh giấy tờ của khách lên phần mềm. Hệ thống sẽ tự quét các thông tin trên giấy tờ và tự động điền vào ô tương ứng. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian nhập thông tin thủ công, loại bỏ sai sót trong khi nhập liệu và giúp quá trình checkin trở nên nhanh chóng, khách hàng không còn phải chờ đợi lâu. 

Khai báo lưu trú online tiện lợi trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet 

Theo khoản 4 Điều 30 Luật cư trú, việc thông báo lưu trú được thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú. Nếu có người đến lưu trú sau 23 giờ thì thông báo lưu trú trước 08 giờ ngày hôm sau.

Chủ khách sạn đang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không cần phải ra cơ quan chức năng để khai báo lưu trú mà có thể thực hiện khai báo lưu trú online ngay trên phần mềm. Theo đó, khi nhập thông tin khách lưu trú, phần mềm sẽ tự động tạo danh sách khách lưu trú theo bộ lọc thời gian, chủ khách sạn có thể xuất file danh sách khách lưu trú để nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công An để hoàn tất khai báo lưu trú dễ dàng và tiện lợi. 

Xem thêm: KiotViet ra mắt phiên bản phần mềm quản lý dành riêng cho khách sạn, nhà nghỉ, homestay, villa

Dùng thử miễn phí

Dưới đây là hướng dẫn thao tác đăng ký lưu trú online cho khách quốc tịch Việt Nam khi tới lưu trú: 
Các bước thực hiện dễ dàng, hàng ngày khách sạn chỉ mất 2 phút để thực hiện khai báo cho toàn bộ khách hàng đến khách sạn:
Bước 1: Xuất file dữ liệu danh sách khách lưu trú từ hệ thống KiotViet

Bước 2: Truy cập trang Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an và đăng nhập

Bước 3: Tìm dịch vụ thông báo lưu trú để nộp hồ sơ

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cơ quan khai báo và người khai báo theo hướng dẫn

Bước 5: Chọn Tải lên file danh sách trích xuất từ KiotViet à chọn Gửi để hoàn tất. 

Dùng thử miễn phí

Bên cạnh tính năng quản lý khách lưu trú, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet còn rất nhiều tính năng giúp chủ kinh doanh quản lý vận hành khách sạn hiệu quả hơn như: 
• Tính tiền phòng theo giờ, theo ngày chính xác
Phần mềm tự động tính tiền phòng theo giờ & các sản phẩm, dịch vụ phụ thu khi khách hàng check out, giúp thu ngân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi bộ phận từ lễ tân, buồng phòng, thu ngân…
• Quản lý phòng hiệu quả
Theo dõi số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả. Từ đó khách sạn có thể lên lịch đặt phòng, dọn dẹp và đón tiếp khách hàng hợp lý. Tránh trường hợp nhầm lẫn khiến khách hàng khó chịu.

Xem thêm: Tự động gửi tin nhắn Zalo xác nhận đặt phòng trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

• Thanh toán nhanh, giảm thiểu thất thoát
Hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả thao tác của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Quản lý khách hàng chi tiết
Thông tin đặt phòng và khách lưu trú được quản lý chi tiết trên hệ thống giúp chủ khách sạn dễ dàng liên hệ, hỗ trợ cho từng khách hàng hiệu quả. Nhờ đó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.
• Doanh thu vượt trội, quản lý từ xa
KiotViet dùng được trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên một tài khoản. Giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn từ xa, theo thời gian thực.

Quản lý khách lưu trú là nghiệp vụ quan trọng đối với chủ kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ. Với tính năng quản lý khách lưu trú thông minh, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ giúp chủ khách sạn quản lý hiệu quả & tiết kiệm thời gian tối đa. Nhanh tay đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay!