Quản lý khách sạn từ xa, giảm thiểu tối đa thất thoát với phần mềm KiotViet

Công việc bận rộn, thường xuyên không có mặt tại khách sạn, nhiều chủ kinh doanh gặp khó khăn trong việc quản lý và theo dõi sát sao các hoạt động, dẫn đến thất thoát ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cung cấp giải pháp giúp chủ khách sạn có thể quản lý từ xa hiệu quả và dễ dàng. 

Khó khăn khi quản lý khách sạn từ xa

Mặc dù, xu hướng làm việc, quản lý từ xa đã trở nên phổ biến hơn và được rất nhiều người áp dụng. Tuy nhiên, cách quản lý này vẫn còn tồn tại một vài vấn đề khó khăn cho người quản lý, đặc biệt là các chủ cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú: 
• Giám sát nhân viên: Khi không có mặt tại khách sạn, việc giám sát hiệu quả công việc của nhân viên trở nên khó khăn hơn. Bạn không thể trực tiếp kiểm tra sự hiện diện, thái độ làm việc, hay cách họ đối xử với khách hàng.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ: Đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất từ xa là một thách thức. Bất kỳ sự cố nào về dịch vụ hoặc trải nghiệm khách hàng đều có thể ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của khách sạn.
• Xử lý tình huống khẩn cấp: Khi xảy ra tình huống khẩn cấp như mất điện, sự cố kỹ thuật, hoặc vấn đề an ninh, bạn không thể trực tiếp xử lý. Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống phản ứng nhanh và đội ngũ tại chỗ đáng tin cậy.
• Giao tiếp với khách hàng: Không trực tiếp gặp gỡ khách hàng, bạn sẽ khó khăn hơn trong việc nắm bắt nhu cầu, mong muốn của họ cũng như giải quyết các khiếu nại, yêu cầu đặc biệt một cách nhanh chóng.
• Quản lý tài chính: Việc kiểm soát doanh thu, chi phí, và tình hình tài chính của khách sạn từ xa có thể gặp nhiều rủi ro. Sự thiếu minh bạch hoặc khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu có thể dẫn đến sai sót tài chính.
• Tối ưu hóa doanh thu: Việc quản lý từ xa có thể gây khó khăn trong việc điều chỉnh giá phòng, chiến lược tiếp thị, và các chương trình khuyến mãi theo thời gian thực, làm giảm khả năng tối ưu hóa doanh thu.
• Sử dụng công nghệ: Phụ thuộc nhiều vào công nghệ, việc kết nối internet không ổn định hoặc hệ thống quản lý không đồng bộ có thể làm gián đoạn quá trình quản lý từ xa.

Xem thêm: Phần mềm quản lý homestay, theo dõi phòng trống, kiểm phòng nhanh chóng

Dùng thử miễn phí

Quản lý khách sạn từ xa hiệu quả với phần mềm KiotViet 

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn từ xa là một giải pháp hiệu quả để vượt qua các khó khăn khi không thể trực tiếp có mặt tại khách sạn. Dưới đây là một số giải pháp mà phần mềm quản lý khách sạn có thể mang lại:

Xem nhanh chóng công suất sử dụng phòng, tổng quan tình hình kinh doanh

Bạn đang bận rộn với chuyến công tác xa và không có thời gian để check camera hay gọi điện hỏi nhân viên về hoạt động kinh doanh tại khách sạn. Sử dụng KiotViet, chỉ cần mở ứng dụng, ngay lập tức các thông tin bạn quan tâm đều được hiển thị chi tiết trên màn hình như: Công suất phòng hiện tại, có bao nhiêu phòng đang có khách, thống kê công suất sử dụng theo ngày cụ thể, đặt phòng mới kèm theo tổng quan doanh thu, tăng trưởng so với cùng kỳ tháng trước. Bạn cũng có thể xem ngay top 10 hạng phòng đang bán chạy tại khách sạn theo doanh thu hoặc số lượng để có kế hoạch bố trí phòng & thúc đẩy kinh doanh hợp lý. 

Tự động cập nhật hàng loạt báo cáo kinh doanh theo thời gian thực

Hệ thống cũng tự động tổng hợp các báo cáo tài chính tự động và gửi đến bạn định kỳ, giúp bạn luôn nắm rõ tình hình kinh doanh mà không cần phải kiểm tra hay tính toán thủ công.
• Báo cáo lễ tân: Với báo cáo này, phần mềm sẽ tổng hợp chi tiết về tình trạng phòng như: Phòng đang trống cả ngày, phòng dự kiến trả, nhận hay phòng đang sử dụng & công suất phòng theo tuần giúp bạn có thể nắm rõ hơn tình hình đặt phòng & sử dụng phòng trong tuần đó. 
• Báo cáo cuối ngày: Tùy chọn khoảng thời gian muốn xem như hôm nay, hôm qua, 7 ngày qua hay tháng này, phần mềm sẽ cho bạn biết chính xác tổng kết thu chi, dòng tiền thực tế nhận qua các phương thức thanh toán là bao nhiêu. Phần mềm cũng tổng kết bán hàng chi tiết giúp bạn nắm được thời gian đó có bao nhiêu hóa đơn, tổng tiền cụ thể, số tiền giảm giá hóa đơn, tiền thu khác, doanh thu thuần, ghi nợ và thực thu cụ thể. Báo cáo này giúp chủ khách sạn dù ở xa cũng nắm bắt nhanh chóng tình hình kinh doanh tại cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng. 
• Báo cáo đặt phòng: Doanh thu đặt phòng theo thời gian cụ thể sẽ được tổng hợp chi tiết tại báo cáo này. Phần mềm cũng thống kê top 5 nhân viên đặt phòng nhiều nhất và tỷ lệ đặt phòng bị hủy kèm theo lý do chi tiết giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình đặt phòng tại cơ sở. 
• Báo cáo doanh thu: Nắm bắt doanh thu, lợi nhuận chỉ trong 1 giây thông qua các biểu đồ số liệu chi tiết, không cần mất công tính toán, cộng sổ. Xem nhanh chóng từ xa qua điện thoại có cài ứng dụng KiotViet. 
• Báo cáo phòng: Cho biết doanh thu theo từng hạng phòng là bao nhiêu, công suất sử dụng phòng từng ngày cụ thể là bao nhiêu & thống kê top 5 hạng phòng hoặc khu vực có công suất sử dụng tốt giúp chủ khách sạn lên kế hoạch bán phòng phù hợp. 

• Báo cáo hàng hóa: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cũng tự động tổng hợp báo cáo hàng hóa, tồn kho, top hàng bán chạy theo doanh thu hoặc giá trị kho chi tiết giúp lên kế hoạch nhập hàng, đẩy hàng tiện lợi. 
• Báo cáo khách hàng: Các số liệu hiển thị trong báo cáo khách hàng sẽ giúp chủ kinh doanh nắm bắt được khách hàng nào đang chi tiêu nhiều nhất dựa trên doanh thu. Từ đó giúp bạn đưa ra phương án phân loại và chăm sóc khách hàng VIP, giúp tăng tỷ lệ quay trở lại và trung thành với thương hiệu. Phần mềm cũng hiển thị chi tiết công nợ của khách hàng, những khách hàng nào chưa thanh toán, nợ bao nhiêu đều được tổng hợp chi tiết. 
• Báo cáo kênh bán: Hiện nay, mỗi khách sạn đều hoạt động trên nhiều kênh bán khác nhau như khách đến trực tiếp, khách đặt phòng online hay qua các kênh OTA, Facebook,...Phần mềm KiotViet đều tổng hợp doanh thu, lợi nhuận cụ thể theo từng kênh bán khác nhau giúp chủ khách sạn có thể nắm bắt được kênh bán nào đang có hiệu quả cao để tiếp tục đẩy mạnh, kênh bán nào cần cải thiện & phát triển hơn để đưa ra phương án thúc đẩy hợp lý. 
• Báo cáo tài chính: Báo cáo này sẽ giúp chủ khách sạn có thể nắm bắt các số liệu kinh doanh chuyên sâu hơn như: Lợi nhuận gộp về bán hàng, Doanh thu tiền phòng là bao nhiêu, doanh thu của các sản phẩm, dịch vụ cụ thể, giảm trừ doanh thu & giá vốn hàng bán cũng được tính toán chi tiết, từ đó giúp chủ khách sạn biết rõ lợi nhuận thuần trong tháng, trong quý đó bằng con số chính xác nhất. 

Xem thêm: Bí quyết tăng lượng đặt phòng khách sạn hiệu quả trong mùa cao điểm

Giám sát nhân viên chặt chẽ

Các hoạt động của nhân viên hàng ngày trên phần mềm đều được lưu lại và gửi thông báo trực tiếp cho quản lý như: Thực hiện đặt phòng, nhận phòng, kiểm phòng, trả phòng cho khách, tạo hóa đơn, cập nhật tồn kho, chi phí,...giúp chủ khách sạn có thể xem chi tiết các giao dịch mà không cần trực tiếp có mặt tại khách sạn để kiểm tra. Ngoài ra, chủ khách sạn có thể phân quyền cho nhân viên chỉ có thể thực hiện các tác vụ cụ thể trên phần mềm, không có quyền sửa, xóa hay xem các thông tin bảo mật như báo cáo tài chính giúp hạn chế tối đa thất thoát. 
Phần mềm KiotViet có chức năng chấm công, tính lương, thưởng cho nhân viên tự động giúp chủ khách sạn không cần trực tiếp có mặt tại khách sạn vẫn dễ dàng theo dõi lịch làm việc của nhân viên, tạo bảng lương hàng tháng từ bảng chấm công chi tiết, tính thưởng theo hiệu suất công việc dễ dàng và tự động, rút ngắn thời gian & thao tác so với tính lương thủ công. 

Quản lý thông tin khách lưu trú chi tiết

Quản lý và khai báo thông tin khách lưu trú là công việc bắt buộc, phải thực hiện hàng ngày của mỗi khách sạn. Khi đó, chủ khách sạn chính là người chịu trách nhiệm khai báo khách lưu trú cho cơ quan nhà nước quản lý. Chủ khách sạn đang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không cần phải ra cơ quan chức năng để khai báo lưu trú mà có thể thực hiện khai báo lưu trú online ngay trên phần mềm. Theo đó, khi nhập thông tin khách lưu trú, phần mềm sẽ tự động tạo danh sách khách lưu trú theo bộ lọc thời gian, chủ khách sạn có thể xuất file danh sách khách lưu trú để nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công An để hoàn tất khai báo lưu trú dễ dàng và tiện lợi. 

Quản lý tồn kho hàng hóa, cung ứng kịp thời 

Mặc dù, ngành khách sạn không cần quản lý số lượng hàng hóa khổng lồ như các ngành hàng khác, tuy nhiên, các chủ khách sạn cần quản lý hàng hóa theo danh mục minibar trong phòng hay các vật dụng thiết yếu như: Bộ chăn ga, khăn tắm, đồ vệ sinh cá nhân, minibar trong phòng. Những hàng hóa này cần thay mới theo ngày & cần quản lý chặt chẽ tồn kho để đảm bảo luôn có hàng hóa cung ứng khi khách nhận phòng mới. KiotViet hỗ trợ chủ khách sạn cập nhật chi tiết tồn kho hàng hóa, quản lý buồng phòng và các đồ dùng trong phòng hiệu quả, kịp thời thay mới hoặc fill thêm hàng hóa khi khách có nhu cầu nhanh chóng và tiện lợi. 
Phần mềm cũng hỗ trợ thiết lập danh mục hàng hóa dịch vụ riêng như: Đưa đón sân bay, giặt là, thuê xe, spa,...để hỗ trợ chọn và thanh toán nhanh chóng khi khách phát sinh nhu cầu. 

Xem thêm: Kiểm phòng nhanh gọn với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Dùng thử miễn phí

Dùng được mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị 

Hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây, phần mềm KiotViet có thể tương thích với mọi thiết bị sẵn có của chủ khách sạn như: điện thoại, ipad, laptop,...Tự động đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giúp chủ khách sạn có thể theo dõi tình hình kinh doanh từ xa, mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến trực tiếp khách sạn để giám sát vận hành. Điều này giúp chủ khách sạn quản lý hiệu quả, hạn chế thất thoát tối đa. 

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể yên tâm điều hành khách sạn từ xa, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh.