Quản lý kho bằng file excel - đơn giản nhưng nhiều rủi ro

Quản lý kho là một trong những bước quan trọng giúp cửa hàng quản lý số lượng hàng hoá nhằm đưa ra hướng điều chỉnh trong kho và hướng phát triển trong kinh doanh. Từ trước tới nay, quản lý kho hàng bằng file excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất của nhiều cửa hàng nhằm giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt trôi của phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, việc quản lý kho bằng excel đã trở nên lỗi thời và có thể dẫn đến nhiều lỗi lớn.

1. Dễ sai sót khi tính toán

Việc nhập số liệu trên file excel khi nhập hoặc xuất hàng hóa rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng hàng hóa quá nhiều hoặc do người nhập không tập trung. Chỉ cần nhập chênh một con số là đã có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu giữa khâu nhập và xuất, ảnh hưởng đến cả bộ phận kho và bộ phận bán hàng.

Giờ đây, với phần mềm bán hàng Kiốt Việt mọi vấn đề về quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng hơn. Mỗi loại hàng hóa được quy ước bởi một mã vạch riêng và đầu đọc mã vạch có thể nhận dạng đúng hàng hóa trong kho, các sản phẩm sẽ dễ dàng và nhanh chóng được cập nhật lên phần mềm mà không cần lo lắng việc nhầm lẫn dữ liệu. Dựa trên dữ liệu hàng hoá nhập – bán, phần mềm bán hàng KiotViet sẽ tự động tổng kết cho bạn hệ thống báo cáo tài chính chính xác, dễ hiểu mà bạn không cần mất thời gian tính toán.

2. Dữ liệu không được bảo mật an toàn

Tât cả các thông tin được cập nhật trên file excel và lưu trữ trên máy tính thường khó bảo mật dữ liệu được an toàn. Thậm chí ngay khi máy tính đặt mật khẩu cũng không thể hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng thường được nhiều người sử dụng để phục vụ cho công việc và rất khó để đề phòng được tất cả mọi người. Tuy nhiên, phần mềm bán hàng KiotViet với chức năng phân quyền nhân viên chỉ cho phép những người có quyền được thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu và giúp người quản lý dễ xác định được có vấn đề trong hệ thống nếu có việc phát sinh.

3. Không chủ động trong việc xuất nhập mới hàng hóa

Quản lý xuất nhập kho luôn phải được cập nhật và đảm bảo sự đồng nhất về dữ liệu. Vì vậy, nếu muốn có kết quả chính xác thì khi bán một mặt hàng nào đó ra, nhân viên bán hàng ngay lập tức phải báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật hàng hóa tồn kho cho chính xác. Tuy nhiên việc này không thể thực hiện được thường xuyên bởi nhiều lý do khác nhau như cửa hàng quá đông khách hay nhân viên quên cập nhật. Cũng vì thế, chỉ đến khi kiểm kho mới có thể có con số chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng sắp hết. Với tính năng của KiotViet, số lượng hàng hóa tồn kho luôn được cập nhật chính xác để các nhà bán lẻ có thể chủ động trong việc lên kế hoạch nhập những hàng hóa gần hết, ngừng nhập hàng hóa còn tồn để đảm bảo công việc kinh doanh được thuận lợi.