Đại chiến quản lý kho hàng - Thủ công hay công nghệ?

Việc sử dụng công nghệ quản lý đang trở thành xu thế, tuy nhiên vẫn rất nhiều tranh cãi xoay quanh giải pháp này. Có ý kiến cho rằng quản lý kho bằng sổ sách hay excel đơn giản tiết kiệm, bao năm nay vẫn vậy, sao phải thay đổi?
Lại có quan điểm phản biện, rất nhiều phần mềm quản lý kho và bán hàng miễn phí dùng thử vừa tốt vừa tiết kiệm thời gian, không trải nghiệm sao biết nó có tốt hơn hay không? Hãy cùng KiotViet đóng vai người phán xử, cùng phân tích ưu nhược điểm của 2 phương pháp ngay nhé!

1- Quản lý thủ công

1.1.Ưu điểm:

Phương pháp thủ công giải quyết được một vấn đề trước mắt cho rất nhiều chủ cửa hàng đó là tiết kiệm chi phí.
Đồng thời việc tổ chức dữ liệu bằng sổ sách hoặc excel hầu hết ai cũng có thể bắt tay thực hiện và được đánh giá khá linh hoạt, bởi bản chất việc tổ chức dữ liệu theo tư duy của mỗi cá nhân.   
Các loại dữ liệu về hàng hóa trong kho thường được ghi chép, lưu trữ trong từng quyển sổ, hoặc file riêng biệt.

1.2.Nhược điểm: 

- Tổ chức dữ liệu theo tư duy của mỗi cá nhân là điểm cộng nhưng cũng là điểm yếu chí mạng rất lớn của phương pháp quản lý thủ công. Cá nhân bạn cảm thấy trực quan, dễ theo dõi nhưng với người khác có thể ngược lại. 
- Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu, còn hay hết và rất khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho. Việc này gây khó khăn rất nhiều cho chính bạn khi lập đơn hàng bởi không biết chính xác trong kho còn mặt hàng này không và còn với số lượng bao nhiêu, cơ hội kinh doanh vụt mất vào tay đối thủ.

- Tính nhẩm thì dễ sai sót, nhiều hàm trong excel thì quá rắc rối và dài. Bạn cũng chẳng thể chủ động kiểm soát tình trạng hàng hóa khi có việc đột xuất đi công tác xa. Do toàn bộ dữ liệu đều nằm trọn trong sổ sách hoặc máy tính ở nhà.
- Hệ thống bảo mật excel hầu như không có nếu không muốn nói là kém, bất cứ ai cũng có thể xem, cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu. Điều này dẫn đến tình trạng gian lận, dối trá và không thể truy ra người cố tình làm sai dữ liệu. 
- Sổ sách thì cũng chẳng khá hơn, dễ hỏng, dễ mất, dễ bị đánh cắp.
- Khả năng linh hoạt được xét trên phương diện cá nhân sử dụng, còn khi cần áp dụng mô hình nhiều nhân viên và kết hợp trên các thiết bị khác thì là điều không thể.

2- Quản lý bằng công nghệ

2.1.Ưu điểm: 

- Điểm cộng lớn nhất của phương pháp quản lý này là tính linh động. Chủ cửa hàng có thể giám sát mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng…Có kết nối internet, rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng miễn phí hỗ trợ giúp bạn có thể tự tin xử lý các vấn đề phát sinh nếu cần.
- Sử dụng công nghệ không những quản lý được các hàng hóa trong kho mà còn hỗ trợ kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc cần làm và năng lực của từng nhân viên
 - Tính an toàn bảo mật cực kì cao, do phần mềm có tính năng phân quyền ai được phép xem, cập nhật, chỉnh sửa, xóa. Hạn chế tối đa sai sót, gian lận
- Áp dụng phần mềm quản lý kho, bạn dễ dàng tìm kiếm kiểm tra số lượng sản phẩm bằng cách quét mã vạch ngay trên điện thoại. Quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính, nhiều quy cách, quản lý theo số lô hạn dùng giúp việc quản lý dễ dàng hơn. Một số phần mềm quản lý kho còn có chức năng thông báo lịch kiểm tra kho định kỳ để đảm bảo chất lượng của hàng hóa.

- Ngoài ra những trợ thủ công nghệ này cực kì giỏi bộ môn phối hợp, dễ dàng tích hợp với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn giúp việc thống kê lượng hàng hóa trong kho hàng và tính toán doanh thu nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, bạn tự tin xây dựng, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời.

2.2.Nhược điểm:

- Chủ cửa hàng sẽ phải cân nhắc đầu tư một khoản chi phí nhỏ cho việc sử dụng phần mềm.
- Đây được xem là một yếu tố khách quan, nhưng cũng chính là rào cản lớn nhất của phương pháp này. Nhiều chủ cửa hàng chưa thật sự hiểu được vai trò và sự hữu ích của việc áp dụng công nghệ vào quản lý. Nhắc đến phần mềm là nghĩ ngay đến những vấn đề như: phức tạp, cao siêu, khó học khó sử dụng. 

Quản lý kho không chỉ là nỗi lo của nhân viên kiểm kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh cửa hàng chỉ cần một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hàng loạt hậu quả lớn.
Cả 2 phương pháp trên đều có những ưu nhược điểm nhất định, đâu mới thực sự là phương án tối ưu, cần thiết cho cửa hàng của bạn? Hãy tự mình tìm kiếm câu trả lời bằng cách trải nghiệm phần mề̀m quản lý kho và bán hàng miễn phí dùng thử phổ biến nhất ngay tại đây.