Quản lý kho nguyên phụ liệu là làm gì?

Quản lý kho nguyên phụ liệu tại nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa... là công việc cực kỳ quan trọng. Các món ăn hay thức uống được chế biến đều cần đến nhiều loại nguyên liệu khác nhau, do đó các loại nguyên phụ liệu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các nhà hàng, quán cafe.

Quản lý tốt định lượng nguyên liệu không chỉ giúp nhà hàng có đủ nguyên liệu chế biến các món ăn mà còn giảm chi phí tồn kho hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về hoạt động quản lý kho nguyên phụ liệu qua bài viết dưới đây.

Xem thêm: 6+ KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ của nhân viên kho hàng

1. Các công việc cần thực hiện khi quản lý kho nguyên phụ liệu

Quản lý kho nguyên phụ liệu tại các nhà hàng

Cũng giống như quản lý kho hàng hóa vật tư, quản lý kho nguyên phụ liệu cũng là một hoạt động phức tạp với nhiều công đoạn công việc khác nhau. Nhìn chung khi thực hiện theo dõi và kiểm soát định lượng nguyên phụ liệu, nhà quản lý và nhân viên cần thực hiện các công việc chính sau.

1.1. Kiểm soát lượng tồn kho, mã hàng trong kho

Điều quan trọng nhất khi quản lý kho nguyên phụ liệu đó là bạn cần theo dõi và nắm rõ tình hình của tất cả mặt hàng trong kho. Mỗi loại nguyên liệu cần được dán nhãn và có mã hàng riêng, giúp nhân viên phân loại tìm kiếm cũng như quản lý chính xác và dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó nhà quản lý cũng cần đặt ra định mức tồn kho cụ thể và kiểm soát lượng tồn kho theo định mức đó. Điều này không chỉ hạn chế nguy cơ thất thoát mà còn đảm bảo định lượng nguyên liệu cần thiết cho công việc kinh doanh.

1.2. Giám sát hạn sử dụng của từng nguyên liệu

Giám sát hạn sử dụng của từng nguyên liệu

Đối với công việc quản lý các loại nguyên liệu, theo dõi hạn sử dụng là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu không giám sát hạn sử dụng cẩn thận, nguyên phụ liệu trong kho có nguy cơ hết hạn sử dụng và đưa đến nhiều tổn thất cho nhà hàng, quán cafe. Nguyên liệu hết hạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các món ăn cũng như gây nên sự lãng phí không đáng có cho nhà hàng.

Chính vì vậy nhân viên kho nguyên phụ liệu cần theo dõi và giám sát kỹ hạn sử dụng của từng nguyên liệu để đảm bảo không loại nguyên liệu nào hết hạn và có những phương pháp xử lý kịp thời đối với các mặt hàng sắp đến hạn sử dụng.

Xem thêm: [Chia sẻ] 8+ KINH NGHIỆM quản lý kho hàng hiệu quả

1.3. Chịu trách nhiệm về chất lượng, bảo quản nguyên phụ liệu

Chất lượng nguyên phụ liệu sẽ quyết định chất lượng sản phẩm và ảnh hưởng nhiều đến danh tiếng của của nhà hàng, quán cafe. Do đó nguyên phụ liệu luôn cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho nhằm đảm bảo mọi nguyên liệu đều có chất lượng tốt.

Bên cạnh đó, nhân viên cũng có trách nhiệm bảo quản nguyên phụ liệu theo đúng tính chất, đặc điểm của mỗi loại để hạn chế tình trạng hư hỏng, gây ra sự lãng phí thời gian, chi phí cho cửa hàng.

2. Các loại hình cửa hàng cần thực hiện quản lý kho nguyên phụ liệu

2.1. Cửa hàng kinh doanh đồ pha chế (cafe, trà sữa...)

Các loại thức uống như cafe, trà sữa, nước hoa quả,…luôn cần đến nhiều nguyên phụ liệu để pha chế. Chính vì vậy đây là loại hình cửa hàng cần đến hoạt động quản lý kho nguyên liệu. Hoạt động này không chỉ giúp chủ quán xác định được số lượng nguyên phụ liệu cần thiết cho công việc kinh doanh

Từ đó hạn chế tình trạng thất thoát nguyên liệu có thể xảy ra. Bên cạnh đó chủ quán cũng có thể dự tính khối lượng nguyên liệu cần thiết để có kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu khi pha chế.

2.2. Nhà hàng, quán nhậu

Đối với các nhà hàng, quán nhậu, quản lý định lượng nguyên liệu là hoạt động cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng cho các món ăn và thu hút khách hàng đến với nhà hàng.

Đồng thời, công việc theo dõi và kiểm soát thực phẩm còn giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý việc sử dụng nguyên liệu của nhân viên, loại bỏ nguy cơ thất thoát và tiết kiệm chi phí chế biến rất hiệu quả.

Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

3. Quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả bằng phần mềm KiotViet

Để quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả nhất, các chủ cửa hàng thường tìm đến các công cụ sử dụng công nghệ hiện đại. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet là một trong những phần mềm được yêu thích nhất với những tính năng quản lý kho nguyên liệu cực kỳ thông minh và tiện lợi.

3.1. Thiết lập định lượng nguyên liệu món ăn/đồ uống

Thiết lập định lượng nguyên liệu trên phần mềm KiotViet

Các món ăn hay thức uống đều là hàng hóa sản xuất gồm nhiều thành phần, do đó việc theo dõi định lượng nguyên liệu sẽ rất khó khăn nếu sử dụng phương pháp thống kê bằng sổ sách thông thường. Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn có thể thiết lập các thành phần của món ăn/đồ uống với các thông tin về tên nguyên liệu cũng như số lượng.

Như vậy khi thực hiện chế biến hay pha chế, tồn kho nguyên liệu tương ứng sẽ được tự động giảm trừ, giúp cho việc kiểm soát định lượng nguyên liệu trong kho đơn giản hơn rất nhiều.

Xem thêm: Tham gia khóa học quản lý kho hàng - Có nên hay không? 

3.2. Thông kế lượng nguyên phụ liệu còn trong kho

Chức năng báo cáo kho của phần mềm KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng thống kê đầy đủ và chính xác lượng nguyên phụ liệu còn trong kho. Với báo cáo này, chủ cửa hàng sẽ có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình kho nguyên liệu, từ đó kết luận được khối lượng nguyên liệu đã tiêu thụ.

Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý các mặt hàng tiêu thụ kém mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc đưa ra quyết định nhập nguyên liệu phù hợp.

Quản lý kho nguyên phụ liệu là một công việc cực kỳ quan trọng nhằm hạn chế tình trạng thất thoát cũng như tiết kiệm chi phí sản xuất trong kinh doanh của các nhà hàng, quán cafe. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm các kiến thức hữu ích trong việc theo dõi và kiểm soát định lượng nguyên liệu tồn kho.