Quản lý, kiểm kê, phân phối vật tư khách sạn hiệu quả bằng phần mềm KiotViet: Tối ưu chi phí vận hành kinh doanh

Trong các khách sạn, việc quản lý vật tư đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự vận hành trơn tru và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng thuận lợi như mong đợi. Với quy mô lớn nhỏ khác nhau, các khách sạn gặp phải nhiều khó khăn trong việc kiểm soát nguồn vật tư, từ nhu yếu phẩm trong phòng như khăn tắm, xà phòng, đến các vật dụng phục vụ nhà hàng, minibar, hay trang thiết bị kỹ thuật.

Thực trạng và bất cập trong quản lý vật tư khách sạn

Ở nhiều khách sạn, việc quản lý vật tư thường được thực hiện thủ công, qua các phiếu ghi chép hoặc bảng tính Excel. Cách làm này có nhiều hạn chế, đặc biệt là khi quy mô khách sạn lớn dần lên:

• Khó khăn trong kiểm soát số lượng và tồn kho: Nhân viên phải thực hiện các bước kiểm kê thủ công, dẫn đến việc ghi chép sai sót, không đồng bộ, gây lãng phí hoặc thiếu hụt vật tư. Một ví dụ điển hình là khi nhà hàng của khách sạn bị thiếu hụt nguyên liệu vào giờ cao điểm, khiến bữa ăn của khách hàng bị chậm trễ.
• Không theo dõi được vật tư hư hỏng, mất mát: Một khách sạn thường xuyên gặp phải vấn đề này trong các khu vực như minibar, thiết bị trong phòng khách và các khu vực công cộng. Những thiết bị không được kiểm tra và thay thế kịp thời có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Điều này cũng làm tăng chi phí sửa chữa và thay mới.
• Tốn nhiều nhân lực và thời gian để kiểm kê: Trong những khách sạn lớn, bộ phận quản lý vật tư phải thực hiện kiểm kê định kỳ, mất nhiều thời gian và công sức. Điều này không chỉ làm chậm trễ công việc mà còn làm tăng chi phí quản lý.

Xem thêm: Cập nhật & Theo dõi tình trạng buồng phòng một cách thường xuyên với phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Giải pháp toàn diện cho quản lý vật tư

Để giải quyết các bất cập trên, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet mang đến giải pháp tự động hóa quy trình quản lý vật tư, giúp khách sạn theo dõi và kiểm soát vật tư một cách chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm nhân lực.

1. Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Với tính năng này, các khách sạn có thể nắm bắt chính xác số lượng vật tư hiện có trong kho ngay lập tức, từ đồ dùng vệ sinh cá nhân trong phòng, khăn tắm, cho đến các thiết bị kỹ thuật như máy điều hòa, tivi. Một ví dụ điển hình là khách sạn có thể theo dõi số lượng khăn tắm còn lại ngay sau khi nhân viên buồng phòng báo cáo tình trạng phòng. Điều này giúp khách sạn tránh được việc khách phải yêu cầu thêm đồ vì thiếu vật tư.

2. Cảnh báo tự động khi vật tư sắp hết

Tính năng cảnh báo tự động của KiotViet giúp khách sạn tránh tình trạng hết hàng đột ngột. Khi lượng vật tư giảm xuống dưới mức cài đặt, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để quản lý kịp thời bổ sung. Chẳng hạn, nếu trong kho minibar thiếu nước uống, hệ thống sẽ báo ngay trên phần mềm, đảm bảo khách hàng luôn có trải nghiệm đầy đủ.

3. Theo dõi chi tiết từng loại vật tư

Phần mềm KiotViet cho phép khách sạn ghi nhận và theo dõi từng loại vật tư, kể cả số lượng nhỏ nhất. Nhờ đó, việc quản lý từ khăn tắm, xà phòng, đến các thiết bị lớn như máy sấy tóc, két sắt trong phòng đều trở nên dễ dàng. Một ví dụ cụ thể là khi khách sạn có nhiều loại phòng với mức độ trang bị khác nhau, nhân viên quản lý có thể kiểm tra nhanh lượng vật tư cần thiết cho từng loại phòng để đảm bảo không thiếu hoặc thừa quá nhiều.

Xem thêm: Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng với tính năng tích điểm và quản lý voucher trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

4. Kiểm soát vật tư hư hỏng và thay thế

Những vật tư hoặc thiết bị bị hư hỏng, mất mát có thể được báo cáo ngay trên phần mềm, giúp khách sạn lên kế hoạch thay thế nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc quản lý các vật tư như khăn tắm, đồ vệ sinh cá nhân, hoặc các thiết bị kỹ thuật như điều hòa, máy nước nóng. Nhờ đó, khách sạn sẽ không còn lo lắng về việc một chiếc máy điều hòa hư hỏng làm phiền lòng khách hàng.

5. Tối ưu hóa quy trình kiểm kê

Phần mềm giúp tự động hóa quá trình kiểm kê vật tư, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với việc làm thủ công. Chẳng hạn, thay vì phải kiểm kê từng cái khăn tắm hay chai dầu gội trong kho, nhân viên có thể dễ dàng cập nhật số liệu chỉ với vài thao tác trên hệ thống. Điều này giúp bộ phận quản lý có cái nhìn tổng thể về lượng vật tư trong kho, đưa ra quyết định bổ sung hoặc mua mới kịp thời.

6. Báo cáo chi tiết và minh bạch

KiotViet cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết về tình trạng vật tư, từ số lượng tồn kho, số lượng vật tư sử dụng đến chi phí cho từng loại vật tư. Các báo cáo này giúp quản lý dễ dàng nắm bắt và đưa ra quyết định chính xác trong việc dự trữ và sử dụng vật tư. Một trường hợp cụ thể là khi khách sạn muốn tối ưu hóa chi phí sử dụng đồ dùng phòng, quản lý có thể dựa vào báo cáo để điều chỉnh việc đặt hàng hoặc hạn chế lãng phí.

Dùng thử miễn phí

Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp các khách sạn quản lý vật tư hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng. Từ việc quản lý tồn kho, cảnh báo tự động, đến việc tối ưu hóa quy trình kiểm kê và thay thế vật tư hư hỏng, phần mềm KiotViet mang lại một giải pháp toàn diện, giúp các khách sạn vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.