Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí với phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý hàng tồn kho là trọng tâm của việc điều hành kinh doanh nhà hàng thành công. Bạn cần đảm bảo có đúng chủng loại và số lượng nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Với những tiến bộ công nghệ gần đây, các nhà hàng không còn dựa vào việc kiểm kê thủ công bằng bút và giấy nữa. Việc kiểm kê được hệ thống thực hiện tự động dễ dàng, đảm bảo tính chính xác trong từng bước với phần mềm quản lý bán hàng. 

Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho của nhà hàng, quán cafe cung cấp khả năng theo dõi kho nguyên liệu chi tiết đến cấp độ thành phần và liên kết liền mạch dữ liệu với việc tạo công thức nấu ăn, tính toán chi phí và mua thực phẩm, nhận và đếm các nhiệm vụ. Những hệ thống tiên tiến này giúp các quán bar và nhà hàng đông đúc đảm bảo có sẵn nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu hàng ngày. Chúng cũng giúp cắt giảm tổn thất do đặt hàng quá nhiều, lãng phí và trộm cắp. Hầu hết đều có các tính năng điểm bán hàng (POS) tích hợp hoặc tích hợp với các hệ thống POS hàng đầu để hợp lý hóa hoạt động và cung cấp cho người quản lý và chủ sở hữu cái nhìn sâu sắc ngay lập tức về mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của hệ thống theo dõi nguyên liệu nhà hàng, quán cafe trong hoạt động kinh doanh

Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là theo dõi. Nó bao gồm việc xác định bản chất của các mặt hàng được lưu kho, bao gồm cả các thành phần hư hỏng.

Quản lý hàng tồn kho giúp xác định chính xác trạng thái nguyên phụ liệu trong kho tại bất kỳ thời điểm nào

Các tính năng quản lý hàng tồn kho bao gồm một hệ thống xác định các mặt hàng và thông tin liên quan của chúng, chẳng hạn như nhãn hoặc mã vạch. Các công cụ phần cứng như điện thoại thông minh hoặc máy quét mã vạch được sử dụng để đọc nhãn mã vạch. Sau đó, chúng được kết nối với phần mềm quản lý hàng tồn kho của nhà hàng để cung cấp cơ sở dữ liệu quản lý trung tâm. Đây là điểm tham chiếu cho tất cả hàng tồn kho cho phép phân tích dữ liệu, tạo báo cáo hàng tồn kho, dự báo nhu cầu trong tương lai,...

Xem thêm: 6 Lợi Ích Của Hệ Thống POS Trong Quản Lý Quán Cafe

Quản lý hàng tồn kho giúp xác định chính xác trạng thái nguyên phụ liệu trong kho tại bất kỳ thời điểm nào. Nó tự động hóa hoàn toàn quy trình quản lý hàng tồn kho để cho phép chủ sở hữu và người quản lý nhà hàng tập trung vào các khía cạnh quan trọng khác trong hoạt động kinh doanh của họ. Quản lý hàng tồn kho loại bỏ nhu cầu kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên hoặc lấy hàng. Điều này cũng có nghĩa là các lỗi liên quan đến con người sẽ được giảm thiểu vì cả việc theo dõi và đặt hàng hàng tồn kho đều được thực hiện tự động. Lợi ích của việc này bao gồm:

• Hiển thị số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực ở mọi chi nhánh trong chuỗi nhà hàng. 
• Theo dõi nhà hàng theo thời gian thực và lợi nhuận.
• Giảm chi phí thực phẩm, tồn kho, chi phí lưu kho bằng cách luôn duy trì tồn kho ở mức tối ưu.
• Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đối tác thông qua việc nâng cao tính minh bạch và tổ chức tốt hơn. 
• Cung cấp mức độ quản lý hàng tồn kho có độ chính xác cao để ngăn ngừa các trường hợp thiếu hàng và dự trữ quá nhiều.
• Thông tin chuyên sâu về các sản phẩm thực phẩm bán được nhiều nhất và những sản phẩm có nhu cầu thấp nhất.
• Tích hợp đầy đủ vào hệ thống điểm bán hàng (POS) của nhà hàng và hệ thống kế toán.

Hệ thống quản lý nguyên liệu, hàng tồn kho được thiết kế để cho biết số lượng hàng tồn kho có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể tải lên các món trong thực đơn và nguyên liệu theo ý muốn cũng như cập nhật số lượng của chúng. Dữ liệu có thể được xem dựa trên tên sản phẩm, số lượng nhận được, nhà cung cấp hoặc mã sản phẩm chung. Khi được tích hợp vào hệ thống POS của nhà hàng, toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ được tự động hóa. 

Xem thêm: Đánh Giá Top 5 Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng Phổ Biến Nhất 2023

Quản lý nguyên liệu, hàng tồn kho trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe KiotViet: Hỗ trợ chủ quán chủ động hơn trong việc nhập hàng cũng như hạn chế thất thoát, lãng phí

Quản lý kho nguyên phụ liệu tại nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa... là công việc cực kỳ quan trọng. Các món ăn hay thức uống được chế biến đều cần đến nhiều loại nguyên liệu khác nhau, do đó các loại nguyên phụ liệu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các nhà hàng, quán cafe.

Quản lý tốt định lượng nguyên liệu không chỉ giúp nhà hàng có đủ nguyên liệu chế biến các món ăn mà còn giảm chi phí tồn kho hiệu quả. 

Kiểm soát lượng tồn kho, mã hàng trong kho

Quản lý nguyên liệu, hàng tồn kho trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe KiotViet

Điều quan trọng nhất khi quản lý kho nguyên liệu đó là bạn cần theo dõi và nắm rõ tình hình của tất cả mặt hàng trong kho. Mỗi loại nguyên liệu cần được dán nhãn và có mã hàng riêng, giúp nhân viên phân loại tìm kiếm cũng như quản lý chính xác và dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó nhà quản lý cũng cần đặt ra định mức tồn kho cụ thể và kiểm soát lượng tồn kho theo định mức đó. Điều này không chỉ hạn chế nguy cơ thất thoát mà còn đảm bảo định lượng nguyên liệu cần thiết cho công việc kinh doanh.

Giám sát hạn sử dụng của từng nguyên liệu

Đối với công việc quản lý các loại nguyên liệu, theo dõi hạn sử dụng là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu không giám sát hạn sử dụng cẩn thận, nguyên phụ liệu trong kho có nguy cơ hết hạn sử dụng và đưa đến nhiều tổn thất cho nhà hàng, quán cafe. Nguyên liệu hết hạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các món ăn cũng như gây nên sự lãng phí không đáng có cho nhà hàng.

Chính vì vậy nhân viên kho nguyên phụ liệu cần theo dõi và giám sát kỹ hạn sử dụng của từng nguyên liệu để đảm bảo không loại nguyên liệu nào hết hạn và có những phương pháp xử lý kịp thời đối với các mặt hàng sắp đến hạn sử dụng.

Thiết lập định lượng nguyên liệu món ăn/đồ uống

Các món ăn hay thức uống đều là hàng hóa sản xuất gồm nhiều thành phần, do đó việc theo dõi định lượng nguyên liệu sẽ rất khó khăn nếu sử dụng phương pháp thống kê bằng sổ sách thông thường. Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn có thể thiết lập các thành phần của món ăn/đồ uống với các thông tin về tên nguyên liệu cũng như số lượng.

Như vậy khi thực hiện chế biến hay pha chế, tồn kho nguyên liệu tương ứng sẽ được tự động giảm trừ, giúp cho việc kiểm soát định lượng nguyên liệu trong kho đơn giản hơn rất nhiều.

Thông kế lượng nguyên phụ liệu còn trong kho

Chức năng báo cáo kho của phần mềm KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng thống kê đầy đủ và chính xác lượng nguyên phụ liệu còn trong kho. Với báo cáo này, chủ cửa hàng sẽ có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình kho nguyên liệu, từ đó kết luận được khối lượng nguyên liệu đã tiêu thụ.

Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý các mặt hàng tiêu thụ kém mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc đưa ra quyết định nhập nguyên liệu phù hợp.

Dùng thử miễn phí

Hàng tồn kho của nhà hàng bao gồm tất cả các nguyên liệu thô và vật dụng cần thiết để chế biến các món ăn. Vì việc vận hành thành công một nhà hàng liên quan đến việc có đủ hàng tồn kho nên hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà hàng là rất quan trọng. Nó giúp bạn theo dõi mọi thành phần và mức độ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi được tích hợp vào hệ thống POS nhà hàng của bạn, toàn bộ quy trình được tự động hóa để cho phép bạn sắp xếp và kiểm soát mọi khía cạnh của kho hàng.