Quản lý nhà thuốc

Hướng dẫn sử dụng

Quản lý Nhà thuốc – Liên thông cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia

- KiotViet đã được xác thực liên thông với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia phù hợp cho các nhà thuốc theo quy định của Bộ y tế.

- Các bước thiết lập kết nối nhanh và thuận tiện, cung cấp đầy đủ danh mục thuốc theo chuẩn của Bộ Y tế, các giao dịch liên quan tới thuốc được đồng bộ tự động ngay sau khi hoàn thành.

- Hỗ trợ các gian hàng:

• Có thể tự đăng ký thuốc mới bên ngoài danh mục và đồng bộ thuốc đó lên CSDLDQG.
• Đồng bộ đơn thuốc mẫu từ dữ liệu đơn thuốc quốc gia về phần mềm để thực hiện bán thuốc theo đơn theo quyết định 228/QĐ-QLD.

- Ngoài ra, bằng những tính năng hữu ích như gợi ý việc xuất kho (bán hàng, chuyển hàng, …) theo nguyên tắc thuốc nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động sẽ giảm bớt thời gian thao tác cho nhân viên một cách tối ưu nhất cũng như tránh tình trạng lãng phí cho nhà thuốc.

- Báo cáo hàng hóa theo hạn sử dụng giúp cho người quản lý dễ dàng nắm bắt thuốc nào sắp hết hạn để có giải pháp hợp lý.

Thao tác cụ thể như sau:

I. Thiết lập kết nối

- Trong Thiết lập -> Quản lý chi nhánh, khi Cập nhật, Thêm mới, bạn nhập thông tin chi nhánh và Thông tin tài khoản kết nối với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia (1).

- Lưu ý:

• Để có thông tin tài khoản kết nối với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia, gian hàng cần mang các chứng từ cần thiết đến Sở y tế địa phương để được cấp thông tin Mã cơ sở, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
• Mỗi chi nhánh trên KiotViet sẽ có tài khoản kết nối riêng biệt, ứng với 1 Mã cơ sở được Sở y tế cấp.
• Sau khi Lưu (2) -> Các thông tin của nhà thuốc sẽ được dùng để đăng ký liên thông với CSDLDQG.
• Trường hợp nhà thuốc thay đổi thông tin kết nối với CSDLDQG có thể cập nhật lại thông tin trong quản lý chi nhánh.

II. Quản lý thông tin

1. Danh mục thuốc

- Hệ thống hỗ trợ hiển thị Danh mục thuốc của cục Quản lý Dược, giúp nhà thuốc có thể tra cứu thông tin các loại thuốc nằm trong danh sách ban hành của Cục Quản lý Dược.

- Trên màn hình Quản lý, bạn kích Hàng hóa -> chọn Danh mục thuốc

- Màn hình Danh mục thuốc của Cục Quản lý dược hiện ra như sau:

- Bạn có thể:

• Tìm kiếm thuốc (1) theo:
  • Tên thuốc
  • Số đăng ký
  • Mã thuốc
  • Hoạt chất, hàm lượng
  • Hãng, nước sản xuất
• Ẩn/hiện các cột thông tin (2)
• Sắp xếp thứ tự theo các cột (3)
• Xuất file danh sách thuốc (4)

2. Danh mục hàng hóa

- Ngoài 3 loại hàng hóa là hàng hóa thông thường, dịch vụ và combo – đóng gói tương tự các ngành hàng khác, với gian hàng nhà thuốc, KiotViet có thêm lựa chọn loại hàng hóa Thuốc bao gồm:

• Thuốc trong Danh mục của Cục Quản lý Dược – thông tin và các giao dịch của loại hàng này sẽ được đồng bộ với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia.
• Thuốc ngoài Danh mục của Cục Quản lý Dược - thông tin và các giao dịch của loại hàng này không được đồng bộ với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia.

- Để thêm mới loại hàng hóa là Thuốc, trong Hàng hóa -> Danh mục, hệ thống hỗ trợ 2 cách:

• Thêm trực tiếp
• Import theo file mẫu

2.1. Thêm trực tiếp

- Bạn kích chọn Thêm mới (1) -> chọn Thêm thuốc (2)

- Bạn nhập và lưu thông tin hàng hóa Thuốc theo các lưu ý sau:

• Với Thuốc trong Danh mục của Cục Quản lý Dược
  • Tên thuốc: bạn chọn theo danh mục thuốc được ban hành bởi Cục Quản lý Dược.

- Tên viết tắt: theo quy định của gian hàng, sử dụng để tìm kiếm nhanh hơn khi bán hàng.

- Đơn vị cơ bản: mặc định theo tên thuốc được chọn trong danh mục dược.

- Hàng hóa loại Thuốc là hàng hóa quản lý theo lô – hạn sử dụng

Lưu ý: Hệ thống cho phép bạn thay đổi thông tin hàng hóa đúng với thực tế đang có ở cửa hàng. Tuy nhiên, các thông tin sau chỉnh sửa sẽ không cập nhật ngược lại vào danh mục của Cục Quản lý Dược.

• Với Thuốc ngoài Danh mục của Cục Quản lý Dược (bao gồm thuốc đã có trên Cục Quản lý Dược nhưng khác thông tin như: số đăng ký…).
  • Tên thuốc: bạn nhập thông tin

• Tên viết tắt: theo quy định của gian hàng, sử dụng để tìm kiếm nhanh hơn khi bán hàng.
• Các thông tin bắt buộc nhập trước khi lưu bao gồm: Nhóm, Đường dùng, Số đăng ký, Hoạt chất, Hàm lượng, Quy cách đóng gói, Hãng sản xuất, Nước sản xuất, Đơn vị cơ bản.
• Đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu dược quốc gia: (Lưu ý: tính năng chỉ hiển thị với gian hàng nhà thuốc đã liên thông với CSDLDQG thành công)
  • Nếu bạn tích chọn: sau khi lưu thông tin -> hệ thống tạo hàng hóa thuốc tương ứng, đồng bộ thông tin, giao dịch gắn với hàng hóa đó lên CSDLDQG.
  • Nếu KHÔNG tích chọn: sau khi lưu thông tin -> bạn chỉ quản lý hàng hóa thuốc trên gian hàng, không đồng bộ lên CSDLDQG

2.2. Import theo file mẫu

- Bạn kích Import (1) -> chọn Excel File (2) để tải về file mẫu

- Bạn nhập thông tin theo file để import thuốc lên hệ thống, ngoài các thông tin bắt buộc về Loại hàng, Nhóm hàng, Mã hàng, Tên hàng hóa, Giá bán, Giá vốn, Tồn kho.

• Với Thuốc trong Danh mục của Cục Quản lý Dược, bạn cần điền chính xác Mã dược quốc gia (1).
• Với Thuốc ngoài Danh mục của Cục Quản lý Dược, bạn cần điền đẩy đủ các thông tin Số đăng ký, Hoạt chất, Hàm lượng, Hãng sản xuất, Nước sản xuất, Quy cách đóng gói (2).

- Sau khi thêm mới Thuốc thành công, trên Danh mục hàng hóa, hệ thống hiển thị dấu hiệu nhận biết thông tin Thuốc:

• Trong Danh mục của Cục Quản lý Dược: có biểu tượng  bên cạnh mã hàng hóa và thông tin Mã thuốc

• Riêng với những Thuốc gian hàng tạo mới và liên thông với CSDLDQG, hệ thống hiển thị thêm tích xanh: Đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu dược quốc gia​

• Ngoài Danh mục của Cục Quản lý Dược:

- Thao tác chỉnh sửa và xem thông tin loại thuốc trong Danh mục tương tự như hàng hóa thông thường.

3. Đơn thuốc mẫu

- Hệ thống hỗ trợ tạo đơn thuốc mẫu để người dùng chọn nhanh khi bán hàng.

- Trên màn hình Quản lý, bạn kích Hàng hóa (1) -> chọn Đơn thuốc mẫu (2)

- Màn hình Đơn thuốc mẫu hiện như sau:

- Bạn có thể:

• Tìm kiếm, lọc thông tin (1)

• Tìm kiếm theo mã, tên đơn thuốc
• Tìm kiếm theo mã hàng,
• Tìm kiếm theo tên hàng
• Tìm kiếm theo ghi chú
• Tìm kiếm theo trạng thái: Tất cả, Áp dụng, Chưa áp dụng

• Sắp xếp danh sách theo các cột thông tin (2) và Bật/tắt tùy chọn hiển thị các cột (3)

• Trong màn hình danh sách Đơn thuốc mẫu, KiotViet hỗ trợ bật /tắt hiển thị các cột thông tin và sắp xếp thông tin các cột như: Mã đơn thuốc, Tên đơn thuốc, Trạng thái, Ghi chú, Người tạo theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
• Để sắp xếp danh sách Đơn thuốc mẫu theo cột nào, bạn chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

• Thêm mới (4) đơn thuốc mẫu:

• Sau khi bạn kích chọn Thêm mới -> hệ thống mở màn hình Thêm đơn thuốc mẫu, bạn nhập thông tin và Lưu lại

• Trên màn hình Bán hàng, bạn kích chọn biểu tượng  để chuyển sang chế độ Tìm kiếm theo đơn thuốc mẫu​

4. Hóa đơn

4.1. Tìm kiếm hàng hóa

- Khi tạo mới hóa đơn, ngoài cách tìm kiếm hàng hóa thông thường theo tên hoặc mã hàng hóa, bạn có thể tìm kiếm nhanh theo Tên viết tắt.

- Bạn nhập thông tin liều dùng của thuốc vào phần Ghi chú ngay dưới tên thuốc.

- Hệ thống tự động điền số lô còn hạn dùng gần nhất và hiển thị cảnh báo màu vàng cho lô sắp hết hạn trong vòng 3 tháng tới, nếu bạn muốn chọn lại lô:

​

4.2. Bán thuốc theo đơn

- Trong trường hợp bán thuốc theo đơn của bác sĩ, bạn có thể nhập các thông tin của đơn thuốc bằng cách kích vào phần Bán thuốc theo đơn góc phải màn hình (1) -> nhập thông tin đơn thuốc (2) -> kích Xong (3)

- Để đồng bộ đơn thuốc từ dữ liệu đơn thuốc quốc gia: http://donthuocquocgia.vn/ về phần mềm KiotViet và thực hiện bán thuốc theo đơn, bạn điền thông tin vào ô Mã đơn thuốc (1)

• Trường hợp mã đơn hợp lệ:
  • Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin trên đơn thuốc (2).
  • Lưu ý: với các thông tin về bác sĩ và cơ sở khám chữa bệnh:
    • Nếu đã trùng trên KiotViet -> hệ thống ghi nhận thông tin đã có trên KiotViet.
    • Nếu chưa có trên KiotViet -> hệ thống tạo mới thông tin trên KiotViet.

• Sau khi bạn kích Xong (3) -> hệ thống sẽ so sánh hàng hóa trong đơn thuốc từ dữ liệu đơn thuốc quốc gia với hàng hóa trên gian hàng KiotViet thông qua mã thuốc (trong Danh mục thuốc của Cục Quản lý dược quốc gia)
  • Nếu trùng: 
    • Hiển thị thông tin hàng hóa trên KiotViet với ghi chú cách dùng và số lượng theo đơn bác sĩ kê.

• Khi thanh toán hóa đơn trên KiotViet -> hệ thống ghi nhận số lượng đã bán thực tế vào mục Đã bán của Đơn thuốc trên trang http://donthuocquocgia.vn

• Lưu ý: Nếu người bán cập nhật các thông tin khác của hóa đơn bán thuốc theo đơn trên KiotViet -> không làm ảnh hưởng đến đơn thuốc của bác sĩ đã kê trên http://donthuocquocgia.vn.
• Nếu không trùng: hiển thị cảnh báo. Người bán có thể:
  • Chọn lại thuốc khác trên phần mềm KiotViet
  • Không bán thuốc này trên hóa đơn

• Khi thanh toán hóa đơn -> hệ thống hiển thị cảnh báo, bạn chọn:

• Đồng ý: 
  • Thanh toán đơn trên KiotViet.
  • Không ghi nhận thông tin trên trang http://donthuocquocgia.vn
• Bỏ qua hoặc kích : hệ thống đóng pop-up, không thanh toán hóa đơn.
• Trường hợp mã đơn không hợp lệ: Hệ thống không điền các thông tin trên đơn thuốc -> người bán tự nhập thông tin.

- Hệ thống hỗ trợ lựa chọn, thêm mới và chỉnh sửa thông tin Bác sỹ kê đơn và Cơ sở khám bệnh ngay trên pop-up Thông tin đơn thuốc, bạn kích chọn biểu tượng  để thêm mới và  để chỉnh sửa thông tin.

• Màn hình Thêm mới Bác sỹ (tương tự trong Quản lý -> Đối tác -> Bác sĩ)

​

• Màn hình Thêm cơ sở khám bệnh:

​

- Sau khi thanh toán hóa đơn bán thuốc theo đơn, màn hình Quản lý -> Giao dịch -> Hóa đơn sẽ hiển thị thêm thông tin đơn thuốc

- Tùy vào thiết kế mẫu in, để thông tin đơn thuốc trên hóa đơn được in ra, bạn cần thêm các token sau:

- Lưu ý:

• Loại hàng Thuốc được quản lý theo lô – hạn sử dụng nên không được phép bán âm.
• Khi thanh toán hóa đơn, nếu trong hóa đơn có chứa thuốc nằm trong danh mục thuốc của Cục Quản lý Dược thì sẽ đồng bộ hóa đơn và thuốc đó lên CSDLDQG.
• Hóa đơn offline sau khi đồng bộ trên KiotViet sẽ được tự động đồng bộ lên CSDLDQG.

4.3. Quản lý hóa đơn

- Trong Giao dịch -> Hóa đơn, những hóa đơn được đồng bộ lên CSDLDQG sẽ hiển thị biểu tượng  bên cạnh mã hóa đơn.

- Khi một hóa đơn (đã đồng bộ) được hủy thì hệ thống cũng hủy hóa đơn đó trên CSDLDQG.

- Khi sửa thông tin của những hóa đơn đã đồng bộ (thay đổi thời gian, người bán) thì thông tin thay đổi đó sẽ được cập nhật tương ứng trên CSDLDQG.

5. Các giao dịch khác

- Hệ thống thực hiện đồng bộ lên CSDLDQG tương tự khi thêm mới, hủy bỏ, chỉnh sửa các giao dịch Trả hàng, Đổi trả hàng, Nhập hàng, Trả hàng nhập, Chuyển hàng, Kiểm kho, Xuất hủy có chứa thuốc nằm trong danh mục của Cục Quản lý Dược.

- Tham khảo thêm cách sử dụng của hàng hóa theo lô - hạn sử dụng tại đây.

6. Quản lý Bác sĩ

- Hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin Bác sĩ để gian hàng bán thuốc theo đơn.

- Bạn vào màn hình Quản lý -> Đối tác -> Bác sĩ

- Màn hình Bác sĩ hiện ra, bạn có thể tìm kiếm thông tin bác sĩ (1), bật tắt tùy chọn hiển thị (2), sắp xếp danh sách theo các cột (3), thêm mới thông tin (4), cập nhật thông tin (5), xuất file (6)

Cụ thể như sau:

6.1. Tìm kiếm, tùy chọn hiển thị, sắp xếp, xuất file danh sách Bác sĩ

- Tìm kiếm

• Tìm kiếm theo mã, tên bác sĩ
• Tìm kiếm theo email, số điện thoại
• Tìm kiếm theo chuyên khoa
• Tìm kiếm theo trình độ
• Tìm kiếm theo nơi công tác
• Tìm kiếm theo trạng thái: Tất cả, Đang hoạt động, Ngừng hoạt động
• Tìm kiếm theo lựa chọn hiển thị

- Bật/tắt tùy chọn hiển thị các cột thông tin và Sắp xếp danh sách theo các cột

• Trong màn hình danh sách Bác sĩ, KiotViet hỗ trợ bật /tắt hiển thị các cột thông tin và sắp xếp thông tin các cột như: Mã bác sĩ, Tên bác sĩ, Giới tính, Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Phường/Xã, Ghi chú theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
• Để sắp xếp danh sách Bác sĩ theo cột nào, bạn chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

- Xuất file: Để xuất file danh sách bác sĩ ra excel, bạn kích vào Xuất file góc phải màn hình, danh sách hiện ra như sau: 

6.2. Thêm mới Bác sĩ

- Để thêm mới Bác sĩ vào danh sách, bạn kích chọn biểu tượng  góc phải màn hình (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu để ghi nhận thông tin hoặc Lưu & Thêm mới để tiếp tục thêm bác sĩ (3).

- Hệ thống hỗ trợ thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin Chuyên khoa, Trình độ, Nơi công tác khi bạn kích chọn vào biểu tượng  hoặc

6.3. Cập nhật thông tin Bác sĩ

Hệ thống hỗ trợ Cập nhật (1), Ngừng hoạt động/ Cho phép hoạt động (2) hoặc Xóa (3) thông tin bác sĩ.

7. Báo cáo

- Bạn có thể lọc tìm riêng các hàng hóa loại Thuốc khi xem các báo cáo liên quan đến hàng hóa

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng quản lý nhà thuốc - liên thông cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 26/05/2023