QUẢN LÝ PHỤ TÙNG bằng excel – Sai một ly đi một dặm

Rất nhiều người cho rằng quản lý phụ tùng bằng excel vừa đơn giản lại tiện lợi. Vậy dùng file excel quản lý cửa hàng kinh doanh phụ tùng xe máy có thật sự hữu ích như bạn nghĩ? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.

Chúng ta không thể phủ nhận rằng với sự trợ giúp của công cụ Microsofl Office như Word và Excel trong các công việc chứng từ, sổ sách có vẻ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Những ai chuyên làm việc với các con số như kế toán, thủ kho, kinh doanh thì file Excel được xem là công cụ quen thuộc. Tuy nhiên, dùng file Excel quản lý kinh doanh không hẳn là giải pháp hoàn hảo trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Đặc biệt là quản lý cửa hàng phụ tùng xe máy bằng Excel vẫn còn đang gặp những nhược điểm.

1. Sai sót nhỏ - Hậu quả lớn

Phụ tùng, phụ kiện xe máy là ngành hàng vô cùng đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kiểu dáng. Bạn có dám đảm bảo rằng mình luôn tỉnh táo trong “ma trận” sản phẩm phụ tùng xe máy không? Bạn có biết chỉ cần một phút không tập trung khi nhập số liệu hay một cái click chuột “vô tình” sẽ dẫn đến hậu quả như thế nào không?

Trên thực tế quản lý cửa hàng phụ tùng xe máy bằng file Excel dù nhầm lẫn chỉ một con số trong bất kỳ công đoạn nào, từ nhập kho đến xuất kho đều có thể dẫn đến sai sót toàn bộ số liệu kho. Nếu sai sót xảy ra thì cách duy nhất là dò lại toàn bộ số liệu trên file Excel dài hàng trăm dòng hoặc kiểm lại từng mặt hàng trong kho để đối chiếu. Thời gian cho việc khắc phục hậu quả này đôi khi phải mất đến vài giờ đồng hồ hay thậm chí là vài ngày.

2. Tính bảo mật dữ liệu thấp

Bất kỳ ai cũng có thể mở và chỉnh sửa file Excel của bạn. Dù bạn có đặt mật khẩu cho file Excel thì cũng không thể đảm bảo độ an toàn cho dữ liệu. Thông thường một cửa hàng kinh doanh phụ tùng xe chỉ trang bị một máy tính dùng chung cho tất cả mọi người. Theo đó, dữ liệu càng được cung cấp cho nhiều người thì tính bảo mật càng thấp.

File quản lý phụ tùng bằng Excel lại không có tính năng ghi nhớ lịch sử sử dụng hoặc có, thì cũng rất hạn chế. File sau khi đã chỉnh sửa sẽ được lưu chồng vào file cũ. Như vậy khi có bất kỳ tác động nào đến số liệu trong file Excel thì việc phát hiện hay truy cứu trách nhiệm đôi khi là chuyện không thể.

Trường hợp bạn là người quản lý cao nhất thì độ chính xác từ số liệu do nhân viên cung cấp chỉ có thể dựa trên tính trung thực của nhân viên mà thôi. Nói cách khác, dùng file Excel để quản lý số liệu tại các cửa hàng kinh doanh phụ tùng xe máy thì khả năng thất thoát là rất cao. Theo một số liệu thống kê thì tỷ lệ thất thoát có thể lên đến 12% mỗi tháng.

3. Bị động trong việc xuất nhập hàng hóa mỗi ngày

Một cửa hàng luôn bận rộn đồng nghĩa với việc buôn may bán đắt. Điều này vừa lợi vừa hại khi quản lý phụ tùng bằng file Excel. Lợi tất nhiên là hàng hóa bán được nhiều, doanh thu tăng. Song hại ở việc kiểm kê hàng hóa tồn kho, thống kê doanh thu. Vì bạn không thể vừa bán hàng, vừa nhập dữ liệu trong lúc khách hàng quá đông, đơn hàng quá nhiều.

Không kịp nhập dữ liệu, quên nhập dữ liệu, nhập sót dữ liệu,.... là những nguyên nhân khá phổ biến dẫn đến việc chênh lệch hàng hóa tồn kho hay doanh thu bán hàng mỗi ngày. Ngoài ra khi thao tác trên file Excel trong tình trạng gấp rút thì việc sai sót là chuyện tất yếu. Thời gian khắc phục hậu quả hay kiểm tra lại số liệu có thể gấp nhiều lần thời gian nhập dữ liệu vào file.

So với việc dùng chứng từ, sổ sách thì quản lý phụ tùng bằng Excel thật sự tiện ích hơn. Tuy nhiên đây không phải là giải pháp tối ưu nhất. Bạn có thể tiết kiệm được vài phút ghi số, nhưng lại mất đến vài giờ để đối chiếu số liệu khi có sai sót. Vậy đâu mới là giải pháp tối ưu nhất? Đó chính là sử dụng phần mềm quản lý phụ tùng xe máy.

Phần mềm quản lý bán hàng phụ tùng xe máy sẽ có thể giúp bạn:

- Giảm đến 30% tỷ lệ thất thoát và 3 giờ đồng hồ quản lý số liệu bằng việc tự đồng bộ dữ liệu từ khâu nhập hàng, bán hàng đến trừ hàng tồn kho.

- Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng từ hóa đơn bán hàng, lịch sử mua hàng đến danh sách sản phẩm đã mua.

- Thống kê và báo cáo doanh thu, số lượng tồn kho nhanh chóng, đơn giản.

- Kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác và đơn giản chỉ với một máy quét mã vạch.

Không phải Excel mà chính phần mềm quản lý bán hàng phụ tùng xe mới là công cụ hữu ích nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác trong từng dữ liệu bán hàng.