Quản lý tiền sảnh khách sạn hiệu quả với phần mềm KiotViet

Tiền sảnh khách sạn không chỉ là nơi đón tiếp khách hàng, mà còn là bộ mặt của khách sạn, nơi để lại ấn tượng đầu tiên và cũng là nơi xử lý nhiều công việc quan trọng. Để quản lý tiền sảnh khách sạn hiệu quả, việc áp dụng các công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý của KiotViet đang trở thành xu hướng tất yếu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mà phần mềm KiotViet có thể giúp tối ưu hóa quản lý tiền sảnh khách sạn.

Những thách thức trong việc quản lý tiền sảnh khách sạn

• Quản lý lượng khách lớn
Khách sạn luôn phải đối mặt với lượng khách đông đảo, đặc biệt là vào các mùa du lịch cao điểm. Việc quản lý thông tin khách hàng, sắp xếp phòng, và xử lý yêu cầu của khách đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng.

• Giải quyết các yêu cầu và phàn nàn của khách
Khách sạn phải đảm bảo rằng mọi yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời và chính xác. Bất kỳ sự chậm trễ hay sai sót nào đều có thể dẫn đến trải nghiệm không tốt, ảnh hưởng đến danh tiếng của khách sạn.

• Quản lý nhân viên và lịch làm việc
Đảm bảo đủ nhân lực trong các ca làm việc và phân bổ công việc hợp lý là điều không hề dễ dàng. Điều này yêu cầu một hệ thống quản lý rõ ràng và hiệu quả.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý tiền sảnh khách sạn

• Kiểm tra tình trạng phòng trống nhanh chóng
Nhân viên lễ tân không cần mất nhiều thời gian để tìm phòng trống cho khách mà có thể theo dõi hoặc tìm kiếm ngay trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. 
Qua sơ đồ phòng trên màn hình lễ tân, bạn có thể nhanh chóng biết được phòng nào đang trống, đang có khách, sắp trả hay sắp nhận để sắp xếp phòng cho khách tiện lợi và nhanh chóng. 
Bên cạnh đó, lễ tân cũng có thể tìm phòng trống thông minh với thao tác tìm kiếm dựa trên thông tin khách hàng cung cấp. Chỉ cần chọn ngày nhận phòng, trả phòng và số lượng khách, KiotViet ngay lập tức sẽ hiển thị gợi ý phòng trống phù hợp, từ đó giúp lễ tân tư vấn cho khách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn. 

• Tự động hóa quy trình nhận và trả phòng
Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet giúp khách sạn tự động hóa quy trình nhận và trả phòng, từ việc tự động ghi nhận thông tin khách hàng bằng cách quét CCCD, cấp thẻ từ phòng cho khách với vài thao tác đơn giản trên phần mềm, cho đến việc tự động tính tiền phòng theo giờ và thanh toán không chạm tiện lợi với QR code hoặc thanh toán một chạm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và khách hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

Xem thêm: Ra mắt tính năng quản lý thẻ từ khách sạn: Tăng hiệu quả giám sát - Hạn chế nhân viên gian lận

Dùng thử miễn phí

• Quản lý thông tin khách hàng chi tiết
Phần mềm KiotViet lưu trữ toàn bộ thông tin của khách hàng, từ lịch sử lưu trú, các yêu cầu đặc biệt, cho đến các phản hồi từ khách. Điều này giúp nhân viên có thể phục vụ khách hàng tốt hơn trong những lần ghé thăm tiếp theo. Đồng thời, chủ khách sạn cũng dễ dàng khai báo lưu trú online và tra cứu nhanh chóng thông tin lưu trú của khách hàng khi cần thiết. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý homestay phổ biến nhất: Theo dõi phòng trống, kiểm phòng, checkout nhanh chóng

• Quản lý và theo dõi hoạt động của nhân viên
KiotViet cung cấp tính năng theo dõi thời gian làm việc và hiệu suất của từng nhân viên. Điều này giúp quản lý dễ dàng hơn trong việc phân công công việc và đảm bảo tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn. Từ bộ phận lễ tân đến buồng phòng, chủ khách sạn đều có thể theo dõi mọi hoạt động dễ dàng bằng cách xem nhanh trên điện thoại có cài phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. Nhân viên đã dọn phòng hay chưa, đã thực hiện nhận phòng, trả phòng cho khách nào, thanh toán hóa đơn cụ thể bao nhiêu đều được thông báo đến chủ khách sạn ngay lập tức. 

• Quản lý giao ca nhanh chóng
Đối với các cơ sở kinh doanh khách sạn đang thực hiện phân công công việc cho nhân viên làm theo ca, khách sạn cũng có thể quản lý giao ca tiện lợi trên phần mềm. Khi lễ tân bắt đầu công việc, có thể mở ca làm việc & đóng ca làm việc khi bàn giao ca cho lễ tân khác. 
Phần mềm hỗ trợ lễ tân nhập phiếu bàn giao ca với đầy đủ thông tin như: Tiền mặt đầu ca, Tiền mặt trong ca, Tiền mặt bàn giao thực tế, Số tiền chênh lệch,...Điều này giúp chủ khách sạn & nhân viên có thể nắm chính xác dòng tiền có tại cơ sở, hạn chế thất thoát, sai sót. 

• Tích hợp với các hệ thống khác trong khách sạn
Phần mềm KiotViet có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong khách sạn như quản lý nhà hàng, spa, phòng gym, và thanh toán. Điều này tạo ra một hệ sinh thái quản lý thống nhất, giúp tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ khách sạn.

• Báo cáo và phân tích chi tiết
KiotViet cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh, hiệu suất làm việc của nhân viên, và sự hài lòng của khách hàng. Những báo cáo này giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, cải thiện dịch vụ và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Xem thêm: Quản lý khách sạn từ xa, giảm thiếu tối đa thất thoát với phần mềm KiotViet

Dùng thử miễn phí

Cách KiotViet tối ưu hóa quản lý tiền sảnh khách sạn

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với KiotViet, quá trình check-in và check-out của khách hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng, từ đó đáp ứng kịp thời các yêu cầu và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

• Tối ưu hóa công việc của nhân viên
KiotViet giúp nhân viên tiền sảnh quản lý công việc một cách hiệu quả hơn, từ việc sắp xếp phòng đến xử lý các yêu cầu đặc biệt. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Tăng cường quản lý và kiểm soát
Nhờ các báo cáo chi tiết và kịp thời, quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động của tiền sảnh khách sạn, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

Tại sao nên chọn phần mềm KiotViet để quản lý tiền sảnh khách sạn

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
KiotViet được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên mới và có kinh nghiệm. Việc đào tạo sử dụng phần mềm trở nên nhanh chóng và không gây nhiều khó khăn cho nhân viên. Đồng thời, các chủ khách sạn có thể sử dụng phần mềm ngay trên điện thoại, ipad, laptop, dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa. 

• Chi phí hợp lý
So với các phần mềm quản lý khách sạn khác trên thị trường, KiotViet có mức chi phí hợp lý, phù hợp với nhiều loại hình khách sạn, từ nhỏ đến lớn.

• Hỗ trợ khách hàng 24/7
KiotViet cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.

Quản lý tiền sảnh khách sạn hiệu quả là yếu tố then chốt giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản lý KiotViet chính là công cụ hữu ích giúp bạn đạt được điều này, với những tính năng vượt trội như tự động hóa quy trình, quản lý thông tin khách hàng, và báo cáo chi tiết. Đừng để tiền sảnh của bạn trở thành một điểm yếu, hãy để KiotViet giúp bạn biến nó thành một điểm mạnh thu hút và giữ chân khách hàng.