Quy trình kiểm kho hàng hóa đơn giản và nhanh chóng

Kiểm kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, tuy nhiên đây cũng là công việc các chủ shop “ám ảnh” nhất bởi mỗi lần kiểm kho vô cùng mất thời gian và công sức. Bạn đang tìm một phương pháp kiểm kho thật chính xác và nhanh chóng? Vậy đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho cực chuẩn dưới đây nhé!

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ kiến thức hữu ích đến bạn ---

Xem thêm: 6 KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ

1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê tồn kho

Bất kỳ cửa hàng kinh doanh nào cũng cần kiểm kho định kỳ nếu muốn kiểm soát tốt hàng hóa cũng như hoạt động buôn bán của mình. Nhờ kiểm hàng tồn kho, chủ shop dễ dàng nắm bắt và phát hiện kịp thời các lô hàng cận date, hàng có vấn đề, loại hàng nào còn tồn quá nhiều hay mã hàng nào đã bán hết sạch, từ đó đưa ra quyết định xả hàng, nhập hàng hợp lý.

Giải phóng hàng tồn nhanh chóng sẽ giúp cửa hàng hạn chế tối đa thất thoát không đáng có (hàng hỏng, hết hạn) từ đó tiết kiệm được khoản chi phí không hề nhỏ. Ngoài ra, dòng vốn kinh doanh cũng lưu động hơn và được sử dụng hiệu quả thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng.

Đặc biệt, nếu số lượng hàng tồn kho sau khi kiểm đếm quá chênh lệch với số lượng ghi trong báo cáo tồn kho có thể nói lên rất nhiều vấn đề: xuất hiện tình trạng nhân viên gian lận, tuồn hàng, hay năng lực quản lý kho còn hạn chế...Nhờ vậy chủ shop có thể nhanh chóng điều tra, ngăn chặn kịp thời.

Xem thêm: 3 khâu quản lý cần đặc biệt lưu ý giúp kiểm kho dễ dàng - nhanh chóng hơn

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng giúp TĂNG HIỆU QUẢ cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng

2. Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

2.1. Kiểm kê tồn kho thường xuyên

Phương pháp kiểm kho thường xuyên thường được áp dụng cho các ngành hàng như điện thoại điện máy, gia dụng...có giá trị sản phẩm cao, hay ngành hàng nông sản, nhà thuốc với đặc trưng có nhiều lô và hạn sử dụng ngắn ngày…Tần suất kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa.

Kiểm kho thường xuyên có ưu điểm là xác định và nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hay thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, việc này khá tốn thời gian lẫn nhân lực.

2.2. Kiểm kê tồn kho định kỳ

Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ được lên kế hoạch cụ thể như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi cửa hàng. Phương pháp này phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mà và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao như thời tran, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất…

Ưu điểm của việc kiểm kho định kỳ là cửa hàng chỉ cần tập trung nguồn nhân lực vào kiểm kho trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên nhược điểm của nó chính là chủ shop khó nắm bắt chính xác được số lượng tồn bởi các lần kiểm kho cách xa nhau, do đó nếu xảy ra chênh lệch hàng hay gian lận thì khó có thể phát hiện và xử lý kịp thời.

Như vậy, tùy thuộc vào nhu cầu cũng như nguồn lực của mỗi cửa hàng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cho mình phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Tuy nhiên dù lựa chọn phương pháp nào thì cũng hãy ghi nhớ và thực hiện theo quy trình kiểm kê hàng tồn dưới đây để đạt được hiệu suất cao nhất.

3. Quy trình kiểm kê kho hàng

3.1. Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Đối với một cửa hàng kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, việc kiểm hàng tồn kho không cần quá nhiều quy trình phức tạp, tuy nhiên chủ shop vẫn nên thực hiện một số công việc trước khi kiểm kho như: 
- Báo cho nhân viên thời gian và lịch kiểm kho để có sự chuẩn bị tốt hơn.
- Thông báo với khách hàng/ đối tác để tránh sự phiền hà (mỗi lần kiểm kho cửa hàng thường sẽ phải đóng cửa, nên thông báo để khách lựa chọn mua hàng vào ngày khách thích hợp hơn)
- Lên kế hoạch và danh sách kiểm kho chi tiết, cụ thể.
Sau khi đã có sự chuẩn bị tốt, chủ kinh doanh chỉ cần thực hiện kiểm kê hàng hóa theo quy trình dưới đây.

Xem thêm: 5 cách sắp xếp kho hàng hóa hiệu quả nhất 2020

3.2. Các bước kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Lập bảng thống kê hàng tồn kho với danh sách chi tiết, đầy đủ ( có thể sắp xếp theo khu vực kiểm kho). Trong bảng kiểm kê hàng tồn có các cột chi tiết như: Tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hóa trong ghi chép báo cáo, số lượng hàng hóa tồn thực tế, ghi chú…

Bước 2: Tiến hành kiểm kê lần lượt các mặt hàng thực tế tại kho, ghi chép chi tiết số lượng và ghi chú về hàng hóa vào mẫu kiểm kho đã lập sẵn. Để tăng độ chính xác, nguyên tắc nên có 2 người cùng kiểm kho song song và ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê tồn kho ( cột số lượng kiểm tra thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu phát hiện có sự chênh lệch cần cùng nhau kiểm lại mặt hàng đó và chốt một con số chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã hoàn thiện bảng kiểm kê tồn kho thực tế cuối cùng, cần đối chiếu với số liệu hàng tồn ghi trong báo cáo kinh doanh để xem có sự chênh lệch không. Trường hợp có chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp như nhân viên, trưởng bộ phận...phải giải trình cụ thể. Hoặc chủ cửa hàng cần rà soát lại xem nguồn gốc của sự chênh lệch nằm ở đâu.

Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả cho chủ shop

Bước 5: Nếu có sự chênh lệch, cần điều chỉnh lại số lượng tồn kho đúng thực tế vừa kiểm đếm.

Bước 6: Sau khi hoàn tất, lập biên bản kiểm kê hàng tồn cho nhân viên và chủ cùng xác nhận.

Bước 7: Với những trường hợp chênh lệch số lượng tồn kho thực tế và báo cáo, có một số nguyên nhân như sau: 
Chênh lệch thừa ( số lượng tồn thực tế nhiều hơn số lượng tồn báo cáo): do nhầm lẫn trong khâu ghi chép số liệu, tính toán sai sót, quên không ghi số liệu khi nhập hàng …
Chênh lệch thiếu (  số lượng tồn thực tế ít hơn số lượng tồn báo cáo) là các vấn đề nghiêm trọng cần đặc biệt quan tâm: Có thể do nhân viên quên ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, không ghi chép khi bán hàng...hoặc thất thoát do nhân viên gian lận, khách hàng lấy cắp…

3. Kiểm kho hàng hóa thủ công có thực sự hiệu quả?

Mặc dù việc tuân thủ các quy trình kiểm kho sẽ giúp cho công việc này được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn, nhưng thực tế thời gian mỗi lần kiểm kho đối với một cửa hàng quy mô vừa và nhỏ cũng phải mất tới nửa ngày hay thậm chí một ngày.

Xem thêm: 4 công nghệ quản lý kho thông dụng giúp kiểm kho nhanh chóng hơn

Không những vậy, chủ shop còn dễ dàng mắc phải những sai lầm kiểm kho mà ít ai để ý đến, do đó không phải lúc nào kiểm kho cũng hiệu quả. Để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, bạn có thể cân nhắc đến lựa chọn áp dụng công nghệ vào kiểm kho, hay thuê bên thứ 3 kiểm đếm hàng tồn định kỳ, tuy có tốn kém nhưng tiết kiệm được kha khá thời gian cũng như công sức.

Phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet là công cụ quản lý kho hàng hóa hiện đại, được hơn 100.000 cửa hàng tin dùng. Phần mềm giúp việc kiểm kho nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng hơn nhiều lần so với việc kiểm kho thủ công. Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ ngay để trải nghiệm.

MIỄN PHÍ dùng thử

Mong rằng với quy trình kiểm đếm tồn kho trên, kiểm kho sẽ không còn là nỗi ám ảnh đối với các chủ kinh doanh nhỏ lẻ!