Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng

Hóa đơn không chỉ là công cụ ghi lại giao dịch bán hàng mà còn giúp khách hàng tin tưởng hơn vào sự trung thực của cửa hàng. Chính vì vậy, việc quản lý hóa đơn bán hàng đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh nói chung. Vậy làm sao để có được quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả nhất, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả

1. Những khó khăn khi quản lý hóa đơn bán hàng truyền thống

1.1. Số lượng đơn hàng lớn

Khi quản lý hóa đơn bán hàng truyền thống, nhân viên sẽ cần phải nhập thông tin đơn hàng vào sổ sách bằng tay. Điều này đưa đến nhiều khó khăn và bất tiện khi theo dõi, đặc biệt khi số lượng đơn hàng của cửa hàng lớn.

Bên cạnh đó, phương pháp truyền thống này còn khiến nhân viên tốn khá nhiều thời gian và công sức khi làm việc, dẫn đến năng suất thấp trong công việc.

Xem thêm: Kiến thức về hóa đơn - wiki KiotViet

1.2. Nhiều chủng loại hóa đơn

Khi có quá nhiều chủng loại hóa đơn trong cửa hàng như bán hàng, trả hàng, giao hàng hay nhập hàng, quy trình quản lý hóa đơn truyền thống sẽ không đưa đến hiệu quả cao. Nhân viên sẽ không thể theo dõi một cách sát sao cũng như quản lý không chính xác theo từng chủng loại. Do đó, tình trạng thất thoát có thể xảy ra, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của cửa hàng.

1.3. Mất nhiều thao tác nhập liệu

Đối với việc quản lý hóa đơn truyền thống, nhân viên sẽ phải thực hiện nhiều thao tác nhập liệu phức tạp. Đặc biệt khi số lượng đơn hàng lớn và nhiều thông tin, những thao tác này càng cần phải được chú trọng nhằm đảm bảo sự chính xác của số liệu.

1.4. Số liệu dễ mất

Dữ liệu đơn hàng sẽ được lưu trữ bằng sổ sách hoặc trong máy tính của cửa hàng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng mất số liệu khi hỏng ổ cứng máy tính, virus hoặc mất sổ sách. Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng nói chung và quản lý hóa đơn nói riêng.

1.5. Khó kiểm soát, tìm kiếm hóa đơn

Hóa đơn khi được quản lý bằng các phương pháp truyền thống được lưu trữ thủ công và không có sự sắp xếp rõ ràng. Chính vì vậy, chủ cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm và kiểm soát hóa đơn.

Quản lý hóa đơn thủ công, rất phức tạp và mất thời gian lại dễ sai sót

Trong công việc bán hàng thực tế, tình trạng này có thể gây tốn thời gian làm việc và gây khó chịu cho khách hàng.

1.6. Dễ sai sót số liệu do người dùng

Quá trình nhập liệu thủ công có thể chứa nhiều sai sót, đặc biệt nếu nhân viên bất cẩn khi thực hiện các thao tác. Sai sót này có thể dẫn đến nhiều hậu quả như mất tính chính xác của đơn hàng hay sai thông tin khách hàng, ảnh hưởng lớn đến các quyết định kinh doanh của cửa hàng.

Xem thêm: Bạn không thể quản lý hóa đơn bằng Excel - KiotViet

2. Quy trình quản lý hóa đơn thế nào là hiệu quả?

Một quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả cần đảm bảo được tính chính xác trong từng công đoạn cũng như có sự phối hợp giữa các vị trí với nhau. Quy trình sau đây sẽ là gợi ý cho các cửa hàng nhằm thực hiện hoạt động quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và hợp lý nhất.

• - Khởi tạo hóa đơn: Khi hoạt động bán hàng diễn ra, nhân viên sẽ bắt đầu tạo hóa đơn với các thông tin cần thiết về khách hàng cũng như đơn hàng

• - Điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà nhân viên sẽ điều chỉnh thông tin hóa đơn thích hợp. Sau đó nhân viên sẽ lập và in hóa đơn cho khách hàng.

• - Lưu trữ hóa đơn: Sau khi bán hàng, thông tin hóa đơn sẽ được lưu trữ lại nhằm theo dõi tình hình bán hàng của cửa hàng. Đây cũng là cơ sở để chủ cửa hàng nắm bắt thông tin kinh doanh chính xác và hiệu quả.

• - Báo cáo hóa đơn: Theo từng kỳ, chủ cửa hàng sẽ có được báo cáo hóa đơn tại cửa hàng. Đây là thông tin quan trọng để chủ cửa hàng đánh giá tình hình kinh doanh cũng như có những phương pháp giải quyết vấn đề phù hợp.

Xem thêm: Xây dựng mẫu hoá đơn bán hàng chuyên nghiệp với KiotViet

3. Quản lý hóa đơn bán hàng nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm

Một trong những phương pháp quản lý hóa đơn bán hàng được ưa chuộng nhất hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với những tính năng thông minh, phần mềm sẽ hỗ trợ quản lý hóa đơn nhanh chóng và tiết kiệm nhất.

3.1. Lưu trữ không giới hạn mọi loại hóa đơn

Phần mềm được thiết lập trên nền tảng điện toán đám mây, do đó không gian lưu trữ của nó là vô hạn. Chính vì vậy, mọi loại hóa đơn đều có thể được lưu trữ dễ dàng và đầy đủ trên hệ thống phần mềm. Điều này không chỉ giúp quản lý hiệu quả các đơn hàng mà còn hạn chế thất thoát không đáng có cho cửa hàng.

Lưu trữ thông tin hóa đơn trên phần mềm KiotViet

3.2. Xuất nhập hàng hóa, hóa đơn sang file Excel nhanh chóng

Một trong những tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý hóa đơn đó là dữ liệu có thể xuất nhập sang file Excel nhanh chóng. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

Bên cạnh đó, thông tin sẽ đảm bảo tính đồng bộ cũng như theo dõi hàng hóa dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều.

3.3. Quản lý hóa đơn dưới nhiều hình thức

Thông tin hóa đơn trên phần mềm sẽ được phân loại dựa vào hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hay thẻ. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể quản lý hóa đơn dưới nhiều hình thức khác nhau.

Trong mỗi báo cáo sẽ có nhiều mục xem khác

Từ đó theo dõi và kiểm soát hóa đơn chính xác và sát sao, hạn chế tối đa các sai sót hay nhầm lẫn.

3.4. Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn

Hóa đơn sẽ được lưu trữ với đầy đủ thông tin chi tiết về mã hóa đơn, thời gian, khách hàng cũng như số tiền. Dựa vào những tiêu chí này mà người dùng có thể tìm kiếm hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng mà không cần đến nhiều thao tác. Tính năng này không chỉ hỗ trợ tối đa cho việc bán hàng mà còn giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.

3.5. Quản lý hóa đơn đa kênh

Tính năng này cho phép chủ cửa hàng phân loại và quản lý hóa đơn theo từng kênh bán hàng riêng biệt như bán hàng trực tiếp, Facebook hay Lazada.

Tính năng quản lý hóa đơn theo kênh bán của KiotViet

Bên cạnh việc quản lý nguồn bán dễ dàng hơn, chủ cửa hàng có thể thống kê thông tin giao dịch theo từng kênh bán hiệu quả. Đây là thông tin quan trọng giúp chủ cửa hàng có được những quyết định kinh doanh phù hợp với các kênh bán hàng khác nhau.

Quản lý hóa đơn bán hàng là một công việc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát thông tin hóa đơn một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.