Phần Mềm Quản Lý Nhà Cung Cấp: Dễ Dàng Quản Lý Và Đặt Hàng, Giảm Thiểu Sai Sót

Đối với các cửa hàng, nhà cung cấp luôn là đối tượng cần được quan tâm và chú ý trong quá trình kinh doanh. Chỉ khi có phần mềm quản lý nhà cung cấp hợp lý, công việc của cửa hàng mới có thể hoạt động một cách ổn định, mang đến hiệu quả cao. Nếu bạn chưa hiểu rõ về công tác quản trị nhà cung cấp, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Những ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh

Quản lý nhà cung cấp là hoạt động mà các cửa hàng sẽ kiểm soát thông tin, phân loại nhà cung cấp cũng như quản lý công nợ đối với từng nhà cung cấp. Đây là công việc cực kì cần thiết trong mối quan hệ giữa cửa hàng và nhà cung cấp, giúp cửa hàng có thể hoạt động một cách tốt nhất.

Bởi nhà cung cấp là đối tượng góp phần trực tiếp vào công việc kinh doanh của cửa hàng, không chỉ đưa đến những vật liệu, hàng hóa chất lượng với mức giá hợp lý mà còn giúp tăng sức cạnh tranh của cửa hàng trên thị trường. Những ưu điểm của việc quản lý nhà cung cấp đối với các cửa hàng có thể kể đến như sau.

Thuận lợi hơn trong công việc bán hàng

Nhà cung cấp tốt có thể được xem là tài nguyên vô giá và rất quan trọng đối với các cửa hàng. Những nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, kịp thời gian mà còn hỗ trợ trong vấn đề chi phí.

Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều, từ đó góp phần vào việc tăng doanh thu của cửa hàng hiệu quả. Công tác quản lý và có mối quan hệ tin cậy với nhà cung cấp sẽ giúp cửa hàng hoạt động hiệu quả hơn các cửa hàng không thực hiện được việc này.

MIỄN PHÍ dùng thử

Nhận được hỗ trợ của nhà cung cấp

Một mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng sẽ là tiền đề cho việc liên kết đôi bên cùng có lợi. Nhà cung cấp có thể chia sẻ thông tin và các kỹ năng giúp cửa hàng hoạt động tốt hơn trong nhiều công việc như quản lý hàng tồn kho hay quy trình mua hàng hóa.

Bên cạnh đó, cửa hàng cũng sẽ nhận được hỗ trợ khi phát triển sản phẩm cũng như trong hoạt động bán hàng. Đây là một lợi thế rất lớn mà cửa hàng có nếu quản trị nhà cung cấp hiệu quả, giúp cửa hàng đạt được những thành tích tốt hơn trong công việc kinh doanh.

2. Những bộ phận tham gia quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp cần có sự phối hợp giữa các bộ phận

Quản lý nhà cung cấp không phải là một công việc đơn giản mà là một quá trình lâu dài và phức tạp. Hoạt động quản lý nhà cung cấp đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong cửa hàng. Những bộ phận tham gia quản lý nhà cung cấp trong cửa hàng bao gồm:

• Chủ cửa hàng: Là người quản lý chung cho tất cả các hoạt động. Nhiệm vụ của người chủ cửa hàng đó là theo dõi và đánh giá công việc của các bộ phận khác, từ đó đưa ra quy trình quản lý nhà cung cấp phù hợp nhất.
• Nhân viên bán hàng: Trong công việc quản lý nhà cung cấp, nhân viên bán hàng sẽ là người ghi lại những thông tin đơn hàng, tình hình xuất nhập kho cũng như công nợ. Đây sẽ là cơ sở để có thể theo dõi và quản lý nhà cung cấp một cách chính xác nhất.
• Nhân viên phụ trách nhà cung cấp: Đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động quản trị nhà cung cấp. Họ sẽ phải tổng hợp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Bên cạnh đó, việc trao đổi và làm việc với nhà cung cấp cũng là nhiệm vụ của những nhân viên này.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: Hướng dẫn quản lý nợ cần trả nhà cung cấp

3. Quy trình quản lý nhà cung cấp

Hiện nay, công tác quản lý nhà cung cấp ở nhiều cửa hàng vẫn chưa thực sự hợp lý và đem đến hiệu quả cao. Lý do chính cho vấn đề này đó là các cửa hàng chưa có một quy trình quản lý phù hợp và khoa học. Một quy trình quản lý nhà cung cấp cần đảm bảo được những hoạt động sau.

Tổng hợp danh sách nhà cung cấp

Đối với các cửa hàng, lựa chọn được nhà cung cấp tốt là một yếu tố quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Chính vì vậy, tổng hợp danh sách nhà cung cấp là một bước không thể thiếu.

Bạn sẽ tập hợp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, sau đó bắt đầu công việc tìm kiếm thông tin của nhà cung cấp để chuẩn bị cho việc đánh giá và lựa chọn.

Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Để có thể đánh giá được nhà cung cấp một cách chính xác nhất, cửa hàng cần có những tiêu chí riêng. Dựa trên đặc điểm của hàng hóa, tính chất công việc kinh doanh cũng như những yêu cầu trong việc mua hàng, chủ cửa hàng có thể xây dựng những tiêu chí phù hợp. Một số tiêu chí mà các cửa hàng nên xây dựng đó là:

• Chất lượng sản phẩm: Đây là tiêu chí hàng đầu để lựa chọn nhà cung cấp của các cửa hàng. Bạn có thể dựa vào tiêu chuẩn chất lượng trên thị trường, chế độ bảo hành, cam kết của nhà cung cấp để thiết lập tiêu chí này.
• Chi phí sản phẩm: Một yếu tố khá quan trọng để đánh giá nhà cung cấp đó là giá sản phẩm và các chi phí phát sinh khi mua hàng ở nhà cung cấp đó. Bạn nên so sánh các nhà cung cấp về chi phí giá cũng như xem xét nó dựa trên ngân sách của cửa hàng.
• -Thời gian giao hàng: Một nhà cung cấp tốt cần phải đảm bảo được thời gian giao hàng đúng hẹn, nếu không nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Chủ cửa hàng cần dựa vào những số liệu về thời gian giao hàng thực tế để biết được chính xác độ tin cậy của những nhà cung cấp.​

Xem thêm: Tính năng quản lý khách hàng và nhà cung cấp - KiotViet

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Chủ cửa hàng sẽ đánh giá mức độ phù hợp và tin cậy của từng nhà cung cấp dựa trên những thông tin đã thu thập được cũng như tiêu chí đã xây dựng. Sau khi có sự đánh giá và so sánh, chủ cửa hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Nhà cung cấp được lựa chọn không chỉ cần đảm bảo những yêu cầu đã đặt ra mà còn phải phù hợp với tính chất kinh doanh của cửa hàng

Sử dụng sổ theo dõi

Sử dụng sổ theo dõi là một bước không thể thiếu nếu bạn muốn kiểm soát thông tin của nhà cung cấp một cách thuận tiện và chính xác nhất. Sổ theo dõi sẽ ghi lại toàn bộ chi tiết giao dịch phát sinh giữa cửa hàng và nhà cung cấp. Từ đó, bạn có thể theo dõi tất cả các hoạt động với nhà cung cấp cũng như nắm rõ được vấn đề công nợ của nhà cung cấp.

Hiện nay, sổ theo dõi đã được tự động hóa để giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Những phần mềm tích hợp chương trình quản lý nhà cung cấp chính là ví dụ rõ nét nhất cho điều này.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Quản lý mua bán hàng hóa tối ưu bằng phần mềm

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ cửa hàng có thể:

• Tìm kiếm, sắp xếp danh sách nhà cung cấp: Sau khi nhập danh mục nhà cung cấp trên phần mềm, KiotViet sẽ hỗ trợ sắp xếp những nhà cung cấp này với thông tin có sẵn. Điều này giúp bạn có thể chủ động trong việc quản lý thông tin nhà cung cấp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm kiếm nhà cung cấp theo những tiêu chí nhanh chóng và chính xác trên KiotViet.
• Theo dõi lịch sử nhập hàng: Để theo dõi thông tin nhập hàng của nhà cung cấp, chủ cửa hàng chỉ cần nhập thông tin và KiotViet sẽ tự động lưu giữ những thông tin này trong hệ thống của mình. Việc theo dõi lịch sử các đơn hàng sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều với các thông tin đầy đủ về mã đặt hàng, thời gian cùng số tiền.
• Quản lý nợ cần trả nhà cung cấp: KiotViet sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng rất nhiều trong việc quản lý nợ cần trả cung cấp. Phần mềm sẽ giúp bạn theo dõi một cách chi tiết nhất công nợ nhà cung cấp của từng đơn hàng. Từ đó, chủ cửa hàng sẽ có thể có kế hoạch thanh toán phù hợp và nhanh chóng nhất.

Quản lý nợ cần trả nhà cung cấp

Các nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đưa đến cơ hội lớn giúp các cửa hàng có thể thành công trong công việc kinh doanh. Do đó, các cửa hàng nên hiểu được tầm quan trọng cũng như quan tâm đến việc thiết lập quy trình quản lý nhà cung cấp trong thực tế kinh doanh hiện nay.

MIỄN PHÍ dùng thử