Quy trình quản lý thu chi tiền mặt ở cửa hàng

Quản lý thu chi tiền mặt hiệu quả sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt đầy đủ hoạt động thu chi và từ đó đưa ra quyết định chi tiêu hợp lý. Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet tìm hiểu về quy trình quản lý thu chi tiền mặt tại của hàng qua bài viết sau nhé.

1. Những bộ phận tham gia quản lý thu chi tiền mặt tại cửa hàng

Quản lý thu chi tiền mặt tại cửa hàng

Quản lý thu chi là một hoạt động khá phức tạp khi chủ cửa hàng phải kiểm soát mọi nguồn thu và chi tiêu tiền mặt tại cửa hàng. Do đó công việc này yêu cầu sự tham gia của nhiều bộ phận trong cửa hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee HIỆU QUẢ - DỄ SỬ DỤNG

Xem thêm: Tổng hợp file Excel Quản Lý Thu Chi MIỄN PHÍ được sử dụng nhiều nhất

1.1. Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng là những người trực tiếp giao dịch với khách hàng và thực hiện thu/ chi tiền mặt trong cửa hàng. Những giao dịch này sẽ được ghi lại đầy đủ, cụ thể và chi tiết nhằm giúp chủ cửa hàng dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý.

1.2. Chủ cửa hàng

Cuối ngày, chủ cửa hàng sẽ tiến hành tính toán số tiền thu chi của cửa hàng và đối chiếu với số tiền mặt tại cửa hàng. Điều này sẽ giúp hạn chế thất thoát tiền cũng như giúp chủ cửa hàng kiểm soát được tình hình kinh doanh của cửa hàng hiệu quả hơn.

1.3. Kế toán (nếu có)

Đối với các cửa hàng có kế toán, công việc tính toán và cân đối thu chi sẽ là nhiệm vụ của nhân viên kế toán. Họ sẽ ghi nhận thu và chi tương ứng với những giao dịch phát sinh tại cửa hàng, theo đó cuối ngày họ sẽ tổng hợp được tình hình thu chi cửa hàng và chủ cửa hàng sẽ là người kiểm tra cuối cùng bản báo cáo thu chi.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi được tin dùng nhất hiện nay

>> BẠN CÓ BIẾT Cách quản lý đơn hàng Shopee TOÀN DIỆN và NHANH CHÓNG

2. Quy trình quản lý thu chi tiền mặt

Với quy trình quản lý thu chi tiền mặt, các bộ phận trong cửa hàng sẽ có thể làm việc hiệu quả, chính xác hơn và công việc quản lý của chủ cửa hàng cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Về cơ bản, sơ đồ quản lý thu chi tiền mặt dành cho cửa hàng khá đơn giản, phù hợp cho quy mô vừa và nhỏ tại đây.

2.1 Sơ đồ quản lý thu chi tiền mặt

Sơ đồ quản lý thu chi tiền mặt dành cho cửa hàng

>> BẠN CÓ BIẾT các file excel Quản Lý Thu Chi MIỄN PHÍ được sử dụng nhiều nhất hiện nay

2.2. Giải thích sơ đồ

• Kiểm tra thông tin giao dịch: Trước khi tiền hành thu hay chi, nhân viên sẽ cần tiến hành kiểm tra thông tin giao dịch về thời gian, số tiền, số lượng hàng cùng nội dung thu chi. Dựa trên những thông tin này, nhân viên sẽ tiền hành thu hoặc chi tiền mặt phù hợp.
• Thu tiền mặt: Khi có giao dịch cần thu tiền, nhân viên sẽ dựa trên thông tin để lập phiếu thu. Sau khi thu tiền mặt cho cửa hàng, nhân viên cần ghi nhận số tiền vào sổ cửa hàng thật chi tiết và chính xác.
• Chi tiền mặt: Tương tự với thao tác thu tiền mặt, khi tiền hành chi tiền, nhân viên cũng cần lập phiếu chi với những thông tin rõ ràng. Sau đó, việc ghi nhận số tiền chi sẽ được tiến hành bởi nhân viên bán hàng hoặc kế toán.
• Báo cáo thu chi: Dựa trên bảng cân đối thu chi, nhân viên sẽ lập báo cáo thu chi cho chủ cửa hàng. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi tình hình cửa hàng và có thể lên kế hoạch thu chi hợp lý hơn.

  Xem thêm: Kinh nghiệm QUẢN LÝ DÒNG TIỀN trong bán lẻ

• Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi được tin dùng nhất hiện nay

3. Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi tiền mặt

 Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hỗ trợ thu chi tiền mặt

Xem thêm: QUẢN LÝ SỔ QUỸ bằng phần mềm KIOTVIET

Khi quản lý thu chi bằng các phương pháp sổ sách truyền thống, nhân viên cũng như chủ cửa hàng sẽ gặp phải nhiều bất tiện và khó khăn. Do đó ngày này phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi rất được các chủ cửa hàng ưa chuộng với những tính năng thông minh và sự đơn giản, thuận tiện của nó.

• Quản lý thu chi tự động: Khi các giao dịch như bán hàng, nhập hàng hay đổi trả hàng phát sinh, hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản thu chi tương ứng. Chính vì vậy, chủ cửa hàng có thể kiểm soát được chính xác dòng tiền mặt của cửa hàng và dễ dàng tìm kiếm, theo dõi hơn phương pháp quản lý thủ công như trước đây.
• Lập phiếu thu chi nhanh chóng: Các phần mềm đều hỗ trợ người dùng trong việc lập các phiếu thu chi, giúp nhân viên bán hàng dễ dàng và thuận tiện hơn trong công việc. Khi có các khoản thu chi phát sinh, phiếu thu chi sẽ được tạo và người dùng chỉ cần nhập các thông tin chi tiết, rất đơn giản và nhanh chóng.  
• Báo cáo trực quan: Khác với cách quản lý thu chi truyền thống, phần mềm sở hữu tính năng lập báo cáo rất tiện lợi và nhanh chóng. Chủ cửa hàng rất dễ dàng trong việc lập báo cáo và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại của hàng.

Quản lý thu chi tiền mặt là một hoạt động quan trọng đối với các cửa hàng bởi nó sẽ giúp kiểm soát tình hình tài chính tại của hàng, hạn chế thất thoát xảy ra. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả quy trình quản lý thu chi tại cửa hàng.

• Link tải Phần mềm Quản lý Thu Chi trên IOS:​             
• Link tải Phần mềm Quản lý Thu Chi trên ANDROID:   ​