Ra mắt tính năng quản lý thẻ từ khách sạn: Tăng hiệu quả giám sát - Hạn chế nhân viên gian lận

Sử dụng khóa thẻ từ đang là xu hướng tất yếu trong kinh doanh vận hành khách sạn hiện nay. Tuy nhiên, việc áp dụng khóa thẻ từ trong khách sạn còn rất nhiều bất cập như phải thao tác song song trên nhiều phần mềm hoặc gặp trường hợp nhân viên gian lận, tạo thẻ từ cho khách nhận phòng nhưng không cập nhật thông tin trên phần mềm. Nhằm giải quyết những vấn để trên, KiotViet đã tích hợp quản lý thẻ từ khách sạn ngay trên phần mềm với rất nhiều lợi ích vượt trội. 

Lợi ích khi khách sạn sử dụng hệ thống khóa thẻ từ

Khóa thẻ từ khách sạn là loại khóa chuyên dụng, xác nhận quyền mở cửa bằng cách đọc thông tin trên thẻ từ. Khách hàng nhận thẻ từ lễ tân và chỉ cần đặt thẻ vào đầu đọc trên khóa cửa khi đó dữ liệu sẽ được đối chiếu, nếu đúng cửa sẽ tự động mở ra cùng với âm thanh báo hiệu thành công.
Việc sử dụng khóa thẻ từ thay cho khóa cơ thông thường sẽ giúp khách sạn kiểm soát được lượng khách ra vào cũng như bảo mật cho khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ: 
• Thao tác mở khóa đơn giản, tiện lợi, chuyên nghiệp
• Khách sạn dễ dàng thiết lập hạn sử dụng của thẻ từ theo thời gian khách lưu trú
• Khách sạn có thể tạo thẻ thẻ từ mới để vô hiệu hóa thẻ từ xu khi khách mất thẻ
• Khách sạn có thể tạo nhiều thẻ phòng cho khách 
• Tránh được khả năng bị làm giả chìa khóa cơ
• Bật tắt hệ thống điện trong phòng
• Mở khóa thang máy

Liên kết khóa thẻ từ với phần mềm KiotViet mang lại những tiện ích gì cho chủ khách sạn

Mặc dù, khóa thẻ từ mang lại rất nhiều lợi ích cho chủ khách sạn khi vận hành quản lý, tuy nhiên, để có thể áp dụng hệ thống khóa thẻ từ thành công, chủ khách sạn cần phải sử dụng song song và thao tác nhiều bước trên nhiều phần mềm khác nhau để tạo thẻ phòng cho khách tốn rất nhiều thời gian.
Mặt khác, việc sử dụng khóa thẻ từ không liên kết với phần mềm, chủ khách sạn rất khó quản lý tình trạng nhân viên gian lận bằng cách tạo thẻ từ, tự ý bán phòng cho khách nhưng không nhập thông tin lên phần mềm, chủ khách sạn không hề biết phòng đã bị bán từ đó dẫn đến thất thoát doanh thu. 

Việc liên kết khóa thẻ từ với phần mềm KiotViet mang lại lợi ích cho chủ khách sạn như: 

• Tránh nhân viên gian lận: Chỉ cần theo dõi từ xa trên phần mềm KiotViet là có thể biết giờ khách check-in, check-out, trạng thái nhận phòng của khách, dễ dàng trong việc quản lý và tính tiền. Chủ khách sạn cũng có thể khóa quyền truy cập trên phần mềm quản lý khóa từ, lễ tân muốn thực hiện thao tác tạo thẻ từ bắt buộc phải thao tác nhận phòng trên KiotViet. Hạn chế tối đa việc nhân viên gian lận gây thất thoát doanh thu.

• Giảm bước thao tác cho Lễ tân, tránh nhầm lẫn: Nếu sử dụng song song 2 phần mềm Quản lý khách sạn và Quản lý thẻ từ riêng, lễ tân phải thực hiện 2 lần thao tác trên cả 2 hệ thống. Do vậy, việc tích hợp sẽ giúp giảm 50% thao tác hàng ngày cho Lễ tân: Nhận phòng, Trả phòng, Đổi phòng, Mở thêm thẻ phòng mới, Báo mất thẻ, Thay đổi thời gian lưu trú.

KiotViet - Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp khóa thẻ từ 

Nhằm tăng thêm tiện ích khi sử dụng phần mềm & hiểu được nhu cầu cần quản lý, giám sát của các chủ khách sạn, bạn có thể tích hợp khóa thẻ từ khách sạn với KiotViet để quản lý, giám sát chặt chẽ và tiện lợi hơn. Bạn có thể kiểm soát thời gian chi tiết trên mỗi thẻ, giúp cố định khung giờ ra vào phòng của khách thuê, đảm bảo an ninh và hiệu quả hoạt động của khách sạn. Khách sạn dễ dàng thiết lập hạn sử dụng của thẻ từ theo thời gian khách lưu trú trên KiotViet chỉ với vài thao tác đơn giản. 

Các nghiệp vụ dành cho lễ tân khách sạn trên phần mềm KiotViet 
• Tạo thẻ ngay khi khách check-in, giúp lễ tân thực hiện nhận phòng cho khách nhanh chóng.
• Xóa thẻ tiện lợi khi khách trả phòng và thanh toán.
• Tạo thêm thẻ phòng hoặc đổi thẻ phòng khi khách yêu cầu.
• Xử lý mất thẻ phòng, kích hoạt thẻ mới và vô hiệu hóa thẻ cũ đã mất.
• Gia hạn thời gian mở khóa phòng khi khách nghỉ thêm giờ.
Bạn cũng có thể theo dõi trạng thái nhận phòng của khách lưu trú từ xa qua máy tính hoặc qua app KiotViet trên điện thoại. 

Các bước thiết lập ban đầu tích hợp KiotViet với phần mềm khóa thẻ từ: 

Bước 1: Bật tính năng trong Thiết lập cửa hàng (Tích hợp quản lý thẻ phòng Thẻ từ)

Bước 2: Cài đặt phần mềm kết nối KiotViet Smart Lock Connector

Bước 3: Nhập thông tin Lock Number từ phần mềm quản lý thẻ từ sang phần Mã khóa trong danh sách phòng trên KiotViet 

Chi tiết hướng dẫn sử dụng tính năng chủ khách sạn vui lòng xem ngay dưới đây:

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng quản lý khóa thẻ phòng (Khóa từ)

Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp khóa thẻ từ chính là giải pháp toàn diện giúp chủ khách sạn tiết kiệm thời gian thao tác, nâng cao hiệu quả giám sát. Chủ khách sạn đang sử dụng song song phần mềm khóa thẻ từ hãy tham khảo & tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn để trải nghiệm tiện ích vượt trội ngay nhé.